档案信息资源综合开发探讨

吴清波

摘 要：近年来档案信息资源开发一直备受关注，在内容、层次及模式上都有所扩展，但仍受到来自服务理念、人力资源、资金及机制等因素的制约。本文从档案信息管理资源综合开发过程的现状以及存在的问题进行了多角度分析，结合当前档案信息管理发展特点，针对性提出了档案信息资源综合开发诸多对策和措施。

关键词：档案信息资源；综合开发；现状；对策与措施

档案信息资源综合开发利用的程度是衡量档案信息化水平的重要标志。测度档案信息资源开发利用对经济社会发展的影响力，对提高档案信息化水平，促进我国档案事业可持续发展有着重要的现实意义。提高信息资源开发利用水平，是落实科学发展观、推动经济社会全面发展的重要途径，是增强我国综合国力和国际竞争力的必然选择。

1 档案信息资源化问题分析

档案信息化建设自上世纪70年代就已经开始，自90年代起引起了人们的广泛关注。在《全国档案信息化建设实施纲要》的指导下，经过不懈的努力，计算机档案管理系统从微机单机版的辅助目录管理发展到海量光盘存储系统版、网络版管理以及公文、档案一体化管理，经历了计算机辅助档案管理、档案信息数字化和数字档案信息资源上网等渐进发展的过程。档案信息化建设的不断推进，使档案信息资源共享初具规模。但也存在诸多问题：

（1）责任主体缺失、缺乏统一规划

目前，国家尚没有权威性的机构出面协调档案信息资源共享建设，缺少能独立行使职权，跨行业、跨系统的一体化常设管理机构，从而使档案部门的共享建设缺乏全局性的统筹规划和整体化管理，其战略性约束相对不足。由此造成系统间难以相互合作，资源布局不合理，难以共享。突出地表现在档案信息化建设各自为政，各个档案馆之间不能进行充分的交流和协调，重复浪费现象严重。从某一地区、某一系统来看，档案馆之间虽然进行了一定程度的协作，但由于缺乏系统间的横向联合，致使档案信息资源共享进展甚为缓慢。

（2）信息内容匮乏、信息资源陈旧

这一问题是多数网站（页）普遍存在的问题，甚至档案信息资源的遗漏和失真都是常有的事。有些网站除了馆藏的简介和目录，几乎没有别的信息；提供的相关链接经常是无法连接到相应的目的地；各类档案信息资源自上网后几乎没有或者很少更新，虽然最近几年档案信息资源网站（页）比以前有大幅度增加，但是它们中包含的有价值的信息量的增加幅度远不及网站（页）数量的增加幅度；即使有档案信息资源数据库也属于二次文献，用户只能检索到档案的题录和文献摘要信息，没有档案全文数据库，想要具体的档案卷宗内容还需要到档案馆亲自查阅。

（3）技术支持薄弱、服务形式单一

各档案信息资源网站很少涉及高级网络技术，一般只提供信息浏览服务（WWW）、电子邮件服务（E-mail）和少量的信息咨询和接待服务。电子邮件服务又不及大型网站的稳定性、全面性和及时性；少量信息咨询和接待服务大都是“走马观花”，很多流于形式而已。而且很少有网站提供远程登陆（Telnet）、文件传输（FTP）、电子公告牌（BBS）等服务。档案信息网站的技术支持和服务特点是相互制约的。服务以技术为基础条件，技术以服务为根本目的；没有过硬的技术做后盾，高质量的服务是不可能实现的；而只有通过给利用者以各种形式的服务，并通过利用者的信息反馈及时调整服务策略，才能够促进技术的改进和革新。

（4）共享工具落后、检索途径促狭

由于客观上档案信息的存在和分布是多行业、多部门、多地域的，档案信息资源的采集、加工和存储也就是分布式的，所以形成资源分散、搜寻不易的问题。而目前各档案信息资源网站缺少工具对档案信息资源进行整合、导航、检索和定位，即缺少先进的信息分类检索与导航系统及信息传播与利用的平台。检索软件落后，档案信息分类较粗，缺乏多角度反映档案卷宗内容和多种逻辑组合信息检索方式，影响用户查阅效率，档案信息资源共享困难。

分析档案信息资源共享的发展现状，以便从中发现问题，从而有针对性地提出档案信息资源共享的具体实施策略。

2 对策与措施研究

（1）按照文档一体化、管理集约化和大部制的思路，重建适应现代发展趋势的档案管理机制和体制。全国一些城市如上海浦东新区、深圳市、广东顺德市、浙江金华市等已经进行了一些探索和创新。主要的做法是，实行部门档案馆、专业档案馆与地方国家综合档案馆合并，从横向上探索解决档案资源集约化管理的问题。同时，要适度扩展档案行政管理部门的职能，在现有档案局的基础上设立档案文件局，统一行使本级机关档案与文件的管理职能。要通过机制和体制的调整和创新，实现对本级机关档案资源的集约管理。

（2）适应分散管理转变为集中管理的趋势，把国家综合档案馆建设成为区域各种类型、各种载体档案比较集中的保管利用基地。现在全国各地档案馆的建设，尤其是库房容量一般都是按照传统档案管理模式设计和建设的，因而实施集约化管理，都会受到库房容量的制约。因此，推动和深化机关档案管理模式改革，必须突破传统档案馆建设的思路，要根据“文件中心”的文件存储和档案馆的档案存储要求，逐步扩大档案库房的容量。比如，美国联邦档案文件署就有1个国家档案馆和11个分馆，14个联邦文件中心，8个总统图书馆。其中华盛顿国家文件中心占地面积约为789，000平方英尺（相当于73298平方米，或110亩）。

（3）正确认识电子政务与电子文件管理的关系，明确档案部门在电子文件管理中的主体地位和作用。电子文件既是电子政务运行的一个重要手段，也是文件档案的一种新型载体。电子文件管理系统既是电子政务系统一个重要组成部分，也是一个相对独立的、“电子的文件管理系统”，能够综合管理各种载体、各种类型的文件和档案，而不仅仅是“电子文件的管理系统”。根据世界上发达国家的经验，一般都是以国家档案馆为中心，形成电子文件管理和服务网络。但是，在我国现在很多地方的电子政务建设，忽视档案部门在电子文件管理方面的地位和作用，把档案部门拒之于电子政务建设的大门之外。这显然是对这个问题认识上的误区。因此，明确档案部门对电子文件管理的主体地位和作用，关系到在新的信息技术环境下能否真正实现对机关文件档案的集中统一管理。

（4）提高档案人员的综合素质是开发利用档案信息资源的重要条件档案信息资源的开发利用是一项涉及面广、综合性较强的工作。在档案信息资源开发利用工作中，档案人员是档案信息资源开发利用的主体，他们的素质直接影响开发利用的成效。因此，只有不断提高档案人员的综合素质，才能使档案信息资源开发利用工作更优质、高效地开展。1985年3月，邓小平同志在全国科技工作会议上指出：改革经济体制，最重要的我最关心的是人刁，改革科技体制，我最关心的还是人才。现代高新科学技术的引进和现代化设备的应用，是档案部门大力加强档案信息资源开发利用的重要环节，它要求档案人员应是一种基础理论扎实，知识面宽，适应性和创造强的新型人和多元化的人才。服务理念要由过去一单纯的管好档案不泄密向全面开发利用档案信息资源转变档案人员队伍必须具备合理的知识结构和素养，以适应档案信息资源开发利用对档案人员素质的要求。

3 结语

现阶段我国档案信息资源开发正向高级阶段过渡，在公共参与、资源类别、服务群体及贡献力等方面已经体现出一些特征。那么，从可持续发展角度去思考影响档案信息资源开发的深层因素就有着不可替代的现实意义，将公共性、资源建设及管理绩效这三种驱动力增添到档案信息资源开发的对策研究之中，对构建与完善档案信息资源开发体系、提升档案信息资源在整个社会公共服务体系中的竞争力也有着可供参考的理论价值。虽然本研究未涵盖全面，构建的档案信息资源开发可持续发展模型仍处于一种理想状态，但它来源于开发实践，随着时间推移也必能应用和检验开发实践，对现存问题的修正及开发前景的规划有着一定的借鉴意义。endprint