高校院系信息化管理系统的实现及应用

摘 要 分析院系信息化管理的意义和需求，归结出院系信息化系统在功能设计、快速信息传递、信息资源共享、平台安全等方面的要求，提出设计构想。并通过某二级学院信息化平台建设的实例，阐述信息技术功能实现的方法和意义，探讨模块设置、操作界面和安全功能如何实现问题。

关键词 高校院系；信息化管理；信息化平台

中图分类号：TP315 文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2015）15-0019-03

伴随着大数据和互联网+时代的来临，信息化管理成为势在必行的一场管理手段的革命，并迅速渗入了社会的各个领域和阶层[1-2]。中国高校正处于信息化建设过程中，各个学校都在引进或开发满足单一功能或者多项功能的信息系统，但总体而言还没有形成非常成熟的体系，均有或多或少的瑕疵，信息化建设的投入没有达到预期效果。高校在日常办公、科研、教学、学生管理、后勤管理等板块均有各自独立的信息化管理系统，但目前这些系统多表现为多样化、系统不兼容、操作复杂等形态，对信息化支持高校办学的职能发挥不够，不能有效地、全面地为师生提供服务，为领导提供决策依据。而高校院系在推行信息化管理进程中，在认识、措施和保障方面更为滞后，几乎没有专门的信息管理系统进行工作支撑。

1 高校院系信息化管理的意义

伴随我国高等教育改革的推进，高校合并之后，学院规模体量逐渐扩展，学院内部的交流、学院之间的沟通、学院与外界的沟通愈加频繁。如果学院的信息传递仍然停留在原有的书面传送的层面上，必然带来低效运行，影响信息交互流通。因此有必要建立安全、高效的信息化办公系统。通过对信息化办公系统的研究，把握其发展方向和趋势，构建高效的办公环境。

二级学院信息化管理的主要实际意义和应用价值表现如下。

1）优化整体资源：运用信息技术手段，建立一个综合性的信息平台，将学院的劳资、科研、通告、日常办公等工作进行整合，改变相对分离的状态，提高运行效率。

2）加速信息流通：实现网络交流的多元优势，满足通

知、文件、任务等实现“零环节传达”。对学院各项事宜及时传达，反映学院的动态发展，即便是身在外地的师生也可以通过网络及时关注，并处理相关事务。

3）规范管理流程：营造一个轻松、简便、顺畅的沟通管理模式，规范学院的办公流程，工作更加有序，从而提高执行力；根据各种模块和权限分配，管理者明确责权，便于督查督办，责任到人；使用者可根据设定流程办事，提高办事规范程度。

4）提高办事效率：二级学院信息系统的建设目标是各项工作的有效衔接、高效协作办公、降低时间成本，提高师生的应急能力。

5）节约办公资源：完全实现无纸化办公，可以最大限度发挥现有设备资源的使用、共享，同时从物质上节约了办事成本和资金，杜绝浪费。

2 高校院系信息化管理需求分析

院系区别于校级信息系统的广覆盖、分级管理，它强调更多的是精细化和系统性。该系统要求涵盖院系的各项具体工作，包括行政、党务、科研、教学、学工、财务、人事、后勤等方方面面。其设计要求具有全面、系统、可操作性强、数据交换传递提取简单易得、保密性能强等特点。

简捷易操作的登录和工作流程 根据使用和服务对象，院系信息化系统一般分为教师和学生两个群组，在进行登陆设计时考虑其具体服务内容，进行服务板块的限定，保证服务的重点和高效化，简化操作步骤，见图1。

工作流程的设计相对复杂，它依赖于院系部门的制度化建设。院系首先要对各项工作有明确的制度规定，并且要有责权利的明确界定，有严密的操作流程和审批制度，这是工作流程设计得以进行的基础条件。信息系统设计者根据工作流程建构操作系统，除了体现各项制度规定，还要考虑到使用者的使用习惯，做到简单易操作，尽量简化和合并操作步骤，为使用者提供便捷服务。

功能模块设计全面、系统 信息系统的设计应力避工作模块杂糅、烦琐、不清晰或者服务不全面，使用者无法进行简单操作。这就要求工作模块的设计秉承系统、全面、简约的理念，进行功能模块的架构。一般包含用户信息、个人桌面、消息通知、科研、教学、学生管理各模块，各模块里又涵盖相应的工作内容。

信息传递及时迅速 信息传递是信息系统中一项重要、基本的服务功能。设计中要进行消息提醒功能的设置，师生外出，可以通过网络及时收到信息并处理日常事务，保障工作顺畅进行。

信息高度共享 信息系统在使用过程中会产生大量的数据和各类资源，定期进行数据的整理融合，有利于促进资源和信息共享。系统管理者要将数据和信息管理纳入工作议程，从而为使用者和管理者提供决策依据。

信息平台的安全管理 二级学院OA平台信息系统安全管理是整个系统运作过程中一项重要工作，重点是用户身份认证、用户访问权限控制和网络安全通信。安全性的完整实现又赖于制定和执行严格的规章制度与管理制度。通常可以从法律措施、行政管理、安全教育和技术措施等几个方面去考虑。二级学院的办公平台虽然不及学校办公平台的信息资源量大，但是其内部资料的保密性更为突出，系统的安全维护工作更应予以高度重视。

3 高校院系信息化管理设计及实现——以江苏科技大学计算机学院自动化办公系统为例

开发环境介绍 本系统基于C/S模式，使用VS2008集成开发环境中的Visual C#为开发语言，SQL Server为后台数据库，采用数据库的动态连接，可根据需要连接至SQL Server2000或者SQL Server2005。C/S模式主要由客户应用程序、服务器管理程序和中间件三个部分组成。该开发模式具有交互性强、存取模式安全、数据处理便利等特点。

功能模块建立 如图2所示，设计者根据学院用户的使用需求和管理者要求，结合各种规章制度，在进行充分调研、论证的基础上进行设计架构，基本满足各类型使用者的要求。

操作界面 使用者可以通过有效信息进行客户端登录，登录之后进行密码修改个个人资料完善。根据模块功能的定位，设计简单明了的操作界面设计。

安全设置

1）不同用户类别的使用范围：在本系统中，考虑到维护及安全等因素，对系统使用者进行了不同的身份界定，并根据不同的用户类别，预先在系统中设定好其查看和更改的范围。

普通用户，此类用户只能对信息进行查看和个人信息的修改，对其他用户的信息不可访问和修改；二级管理员，被系统根据子系统的分类共设定了四个二级管理员，分别对信息、人事、科研、财务工作进行管理和相关信息的审批确认发布；一级管理员可以对整个办公系统进行控制和修订，其主要由学院主管领导和系统管理员担当，如图3所示。

2）密钥管理：除了用户登录身份和用户访问权限的管理设置，在本系统中还运用到了电子签章等密钥功能。具体如在财务审核过程中，财务主管通过密码设定进行电子签章，这样也能有效地进行财务审批的加密管理。

该系统经过一段时间的运行，经使用者和管理者的评价打分情况来看，系统设计相对合理，基本解决了OA平台的工作需求。系统灵活、方便，安全性能强，开发、运行、维护费用较低。通过本系统的实施，学院提高了办公效率，统一信息的获取途径；推动了财务的预算决算，避免了财务管理不良行为；加强了科研事务管理和建设。其中不足之处是功能的完整性还有待提高，希望通过后期的不断完善以及学生管理和教务管理内容的新增，对学院的信息化办公起到更大的促进作用。

参考文献

[1]李彦婷.MIS支持企事业单位持续发展的动态过程研究[D].吉林大学，2009.

[2]胡佳辰.可配置办公自动化系统的设计与实现[D].上海交通大学软件学院，2009.

基金项目：2013江苏省教育科学“十二五”规划立项课题（113040820）。

作者：吴健康，江苏科技大学计算机科学与工程学院助理研究员，研究方向高等教育改革（212003）。