外贸企业商务函电的写作技巧

林婉旎

摘    要： 外贸英语函电属于专门用途英语当中的一种，是一门将外贸实务与外贸英语相结合的综合课程。作者结合外贸企业经验和实际教学经验，针对高职高专院校外贸英语函电课程教学中存在的问题，就如何写好商务函电、提高教学质量、强化效果进行了分析。

关键词： 国际贸易    外贸英语函电    写作技巧

外贸函电又称商业书信，包括外贸书信、传真和电子邮件等形式。英语函电的使用贯穿对外贸易交往的各个环节，是互通商业信息、联系商业事务及融洽贸易关系的重要桥梁。随着国际间的商务活动往来更频繁，商务交际进入一个全新的发展阶段。质量上乘的函电能帮助商家达到有效交流的目的，促进贸易双方的相互理解和长期合作，有利于规避风险，取得双赢效果。

一、商务函电写作注意要点

写信时要记住：内容要清晰、有效、完整，采用专业的、对话式的语气;要使用常用的、简单的词语以便读者轻松读完;删除任何与主题无关的信息;确保回答读者的所有问题;语气友好客气，就像你与客户进行面对面交谈一样。要注意避免冗长地说明写信意愿这样的常见错误。很多信函不能直接切入正题，否则既浪费读者的时间，又增加读者遗漏或误解文中要点的可能性。因此，读者应该在开篇两句话汇总就了解到必须阅读这封信的原因。

二、如何写好商务函电

外贸函电的写作具有专业性、结构性和灵活性。针对外贸函电的这些本质，笔者从以下方面谈谈如何写好商务信函。

（一）称呼语。

1.问候语中不要缩写对方的头衔，且全部名称和头衔都要拼写正确。名称后可以加上一个冒号或逗号，但是逗号显得更温和，更友好。如“Dear Senator Collins，/Governor ballam”。

2.“亲爱的先生或女士”和“致有关人员”的表达方式现在已经不使用了。

（二）过渡语。

1.过渡语向读者表明观点之间的相互联系，有助于增强写作连贯性，这样使读者流畅地读完所有信息，如“Furthermore，also，similarly，equally significant”。

2.当过渡词语或词组出现在句首时，其后经常（尽管并非都是如此）要跟随一个逗号。如“In addition to those changes，we also ...”

3.注意选用正确的过渡语。例如“不是所有人都能参加，而且我们总是会见面”表达不恰当，因为该句中“而且”一词表示对两种观点给予同等的重视。“但是”或“然而”用在这里更合适，它们表达转折含义。如果不能确定某个词或词组是过渡性词语还是其他词性，请记住过渡性词语的一个特点，即过渡性词语总是可以放到句子中的另一个位置且不改变句子的含义。

（三）结束语。

结束语应该反映信函的性质、你与读者的关系和你的个性。正式用语有“Cordially，Sincerely，Respectfully”，专业但更友好的表达方式如“Regards，Yours truly，With warm regards，Kind regards”，友好的结语有“Best wishes，All the best，Warmest wishes，Thanks for your help”。“sincerely（真诚地）”和“kind regards（致意）”是最常用的结束语，它们适用于任何情况。

（四）自我介绍。

1.不要试图讨好读者以便给对方留下好印象，这样会违反职业道德。不要写成自传，有关你本人和你的背景方面，只要向读者说明重要、相关的细节即可。

2.快速提出自己的观点。如果想与读者会面，在开篇头两句就应该明确提出。如“I would like to learn more about ...”。

3.如果是双方共同的的熟人把你介绍给读者，应该提及该介绍人的名字。如“Judy Palmer，an acquaintance/colleague，passed along your name”。

（五）介绍他人。

1.你是在请人给自己帮忙，可能会占用对方的时间。所以要礼貌地提出请求。如“I would appreciate it if you would take a few minutes to talk with ...”。

2.对这个人的背景或者他在社会上的杰出地位表示赞扬。这是一种良好的姿态，可以使自己的请求更有说服力。如“Your years of expericence will provide significant insight.”

（六）宣布政策变动。

1.清晰地描述相关政策、解释其必要性。如“The new policy will take effect on ...”或“The reason for the new change is ...”。

2.如果政策有变，就明确指出新旧政策之间的差异。

3.向顾客说明他们如何从中获益。如“The new policy will provide customers with ...”。公司客户的疑问可以在哪里得到解答，如“If you have questions，please call ...”。

（七）宣布价格上涨。

1.价格上涨前写信告知客户是一种礼貌，会让对方感到受到重视。如“We regret that we must ...”。

2.解释涨价的原因。如“Because of rising costs ...”。有可能的话，要乐于帮助因涨价而遇到问题的客户。如“Pls call us or write with questions.”。

3.有时提及涨价的背景可以缓和这一消息的影响。如“We have seen a significant rise in the cost of our key raw materials.”

（八）邀请出席。

1.并非所有活动都需要正式的要求。在比较随意的活动中，用便笺卡或者信纸手写一份邀请函即可。

2.提供活动的具体细节，包括时间、日期、地点和得体的着装。要知道出席人数的话，就附上回执函和一个贴好邮票并写好地址的信封。

3.在写信封或信里的称谓时，可以不按传统的“福兰克·史密斯先生和夫人”格式。可选的方式有：“福兰克和朱迪·史密斯”、“朱迪和福兰克·史密斯”，以及“朱迪·约翰逊和福兰克史密斯”。

（九）询问价格信息。

1.提供任何必要的细节以使读者清楚地了解你的需求。

2.告诉读者你需要相关信息的原因。如“We are in the market for ... And would appreciate a catalog and price list.”

3.仔细编辑信件，确保其中包含所有你需要的信息。

（十）回应要求。

1.开篇明确表达您做出的回应和能提供的服务。如“Last week，you wrote asking for ...”或“Here is the information you asked for.”

2.提供任何必要解释以确保对方能清楚地理解。如“Let me clarify the enclosed information”。

3.回复信件是一个展示优质客户服务的机会。由此可以塑造良好的形象。采用礼貌、专业、对话式的语气，如：“Please let me know if I can help in some other wey.”

（十一）感谢信。

1.感谢信的基本内容要提及对方的礼物或表态，可以讲述一些细节。要说明你对礼物用途的打算，对方的表态带来的帮助，或者你从会面中得到的收获。如“Thank you for your gift （name it）/help/contribution/participation/strong effort.”

2.商务上的感谢函往往有助于建立忠诚，做出承诺，表达热情。如”My deepest thanks for ...”。

3.感谢函通常仅限于表示谢意及与此相关的情况。其他信息和你的近况不在此列。

三、外贸函电写作技巧

（一）表达清晰。

商务信函最重要的质量要求就是表达清晰。文章缺乏调理、句子结构混乱、用词不准确、拖沓冗长等各种写作问题纠结在一起，浪费公司大量的时间和财力。为了帮助读者顺畅地读完你的文章，可尝试采用以下技巧。

1.选择合适的格式。大多数内容应该按重要性从大到小叙述，以一个概括性的段落开篇，其中包含读者必须了解的基本内容，随后叙述相关细节。

2.控制段落的篇幅以适于阅读。每段只专注一个主题，句子之间使用连接词以便观点之间的过渡。多数段落都应控制在2到4句话之内，或者是5行文字之内。冗长的段落对于读者来说难以对付。可以考虑在段首使用主题句概括本段的主旨，便于读者阅读。

3.打造清晰、直接的句子。句子结构和长度各不相同，但是绝大多数句子都要围绕以下关键点构造：主语、谓语和宾语（如果谓语动词有宾语的话）。如果读者不明白主语和谓语，就无法理解整个句子。如果你把主语和谓语放在句子前部，读者就能很快理解句子。多数句子长度都应该在12个到20个词，但是有的会长一些，有的会短一些。

4.恰当使用被动语态。虽然主动结构更加直接简短，但有时被动结构更适宜。如：We have a new benefits policy.It was approved yesterday by the CEO.“It”（它）是个代词，指代“policy”（政策）。将“It”放在第二句的句首，可以保持意义的连续，使读者把第二句和第一句联系起来。如果将第二句改为主动语态，主语是“首席执行官”，这样就没有连贯性。这种句子之间的逻辑连贯比主动结构更重要。

5.言简意赅。删除那些无助于表达思想的词语。

错误用语：on a monthly basis（按月），various kinds of projects（各种类型的方案），in the near future（在不久的将来）

正确用语：monthly（每月），projects（方案），soon（不久）

6.注意形容词和副词。要特别注意以“ly”结尾的词。删除修饰词或者表现力更强的词取而代之。

错误用语：really upset（相当烦恼），highly unusual（非常不同寻常），ultimate goal（最终目标）

正确用语：angry（恼火），rare（罕见），goal（目标）

7.使用具体的词汇。使用流行术语是懒惰的表现。不要使用陈词滥调，而要选择那些更熟悉、更具体的词汇，有助于读者“一目了然”。

错误用语：initiative（措施）、functionality（功能性）

正确用语：program（计划）、plan（规划）、project（项目）、goal（目标）、tactice（战术）、campaign（活动）、capability or features（能力或特点）

8.把修饰性短语改为单各的修饰词。提高效率的方法之一是将前置性短语缩减为单一的形容词。

错误用法：We have a directive form management to consider the opinions of employees.我们得到管理方面的指示，要求考虑员工的意见。

正确用法：We have a management directive to consider employees’ opinions.我们有考虑员工意见的管理指示。

9.避免在其他词语前面堆积过多的修饰词，这样显得句子笨拙。

错误用语：The Defense document security service marking guide国防文件保密服务标记指南。

正确用语：A guide to marking classified Defense documents标记指南—用于国防文件分类。

提示：避免这种结构的方法是找出访在句尾的名称（“指南”），将其移至句首，把修饰词放在它的后面。

10.避免在主语和谓语前放置冗长的介绍性的词语。读者读到主语和谓语的时间越晚，越可能跳过开头部分而急于寻找主题。

错误用法：Recognized worldwide by the advertising industry for his creative influence on the Chrysler Corporation’s successful brand advertising，and for his vision behind the most creative commercials in the world，Gary Topolewski earned the award.由于加里·托普莱温斯基在克莱斯勒公司成功的品牌广告上发挥的创造性影响及其对世界上最具创造力的广告的远见卓识，他获得了全球广告界的认可，赢得了这一奖项。

正确用法：Gary Topolewski earned the award.He has been recognized worldwide by the advertising industry ...加里·拖普莱温斯基赢得了这一奖项。他获得了全球广告界的认可……

提示：此句的主要意思包含在主句“加里·托普莱温斯基赢得了这一奖项”。将其移到段首成为独立的句子，这是一种重塑句子结构的方法。

11.主语和谓语之间不要放置过多词语。

错误用法：The report about the company study that was done to determine the relationship of dollars spent on employee education to improved performance is summarized below.这份报告将公司所做的用于确定员工培训的成本与业绩改进之间关系的研究总结如下。

正确用法：The report summarizes the study that was done to determine ...本报告总结了一项研究，是为了确定……

提示：读者需要确定主语和谓语，以理解句子含义。原句中，读者看到“报告”之后要在主谓之间的大量信息中跋涉，急于找到报告的具体内容，然后不得不回头重新阅读本句。

（二）注意语气。

1.要婉转、坦率。要理解读者，不要进行尖刻的批评或讥讽。人们喜欢诚实和真挚，尤其是对于管理者来说，要勇于道歉。

2.正确使用代词。常规的或正面的信函中可以采用“您”和“您的”，但是涉及纪律或分歧的信函中一定要尽量使用“我”或“我们”。

3.要有建设性。你的态度越积极，就越有可能得到想要的结果。对方阅读你的信件，就是在字里行间观察并倾听你的人格。你想要给读者留下什么样的印象？

4.措辞恰当。词语的解读因人而异。你认为无害的词或词组，读者可能对此会有完全不同的联想。诸如“失败”、“疏忽”、“邋遢”、“粗心”、“你怎么能……”等措辞都可能引起对方的愤怒。

（三）确定恰当的文体。

1.对话式的写作显得更自然。你所写的句子应该就像你在大厅里或是在电话里和对方谈话时所用的句子一样。如果你在写作中使用呆板的措辞，就会显得乏味和做作。

2.注意不要急于“留下好印象”。通常读者的印象来自作者付出额外的努力而使得信件令人难忘，而非逢迎讨好所能做到。

3.避免使用呆板的陈词滥调。这些词语会疏远你和读者的关系，此类句子“谨此逢高会议延期”可改为“会议延期”即可，你并不是在提供建议。“请在附件中看到”可以转换为“内附”、“以下有”、“附件是”，词组“应您的要求”在你谈话时绝对不会使用，在书面信息中不必以此开头。

4.礼貌而简短地结尾。不要在结尾部分包含无用的信息，结尾处只需要简单的话语，诸如“您如果有疑问，请随时来电或致函”即可，不必写“在您方便时”。

四、结语

目前外贸英语函电教学还处于发展和完善阶段，需要各高校英语教师不断探索和实践。因此，必须根据本课程的特点，不断完善课程体系设置，促进函电理论教学和实践教学的协调，努力改进教学方法，精选教材，提高师资水平，使外贸英语函电教学趋于完善。

参考文献：

[1]林春华.外贸函电的语言特点及其写作的若干原则[J].中国科教创新导刊，2008：06.

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[3]肯·欧奎恩.商务信函写作一本通[M].人民邮电出版社，2013，5.

[4]汤红枚，张雅琼.高职高专外贸英语函电教学存在的问题及对策[J].桂林航天工业高等专科学校学报，2008（2）.