高等院校二级学院教学档案归档工作思考

邢莉　刘必荣　周海　凌福林

摘 要： 教学档案是高校档案工作的重要组成部分，教学档案的管理与利用是提高学院管理水平、积极推进素质教育的重要手段和途径，因此要更好地管理及利用它，以提高学院教学管理水平。

关键词： 教学档案 教学管理 信息资源

一、教学档案的定义及来源

二级学院教学档案的形成既有先后次序又有内在联系，一般来说有以下来源。

1.党政类。上级关于党建、纪检监察、统战文件材料中针对本院（系、部）需要长期贯彻执行的办法、规定等；党总支工作计划、总结；党总支、党政联席会议记录、纪要等；党总支向学校党委的请示、批文、报告等；党总支颁发的决定、办法及规章制度等；党总支中心组学习、教职工政治理论学习计划、总结材料；上级关于行政管理的文件材料中针对本院（系、部）需要长期贯彻执行的决定、办法、条例等；本院（系、部）年度、学期工作计划、总结。

2.师资类。教师队伍建设规划，年度计划、总结；教师流动材料；在编教师年龄、学历、学位、职称、教龄、学缘结构统计；教师教学工作量登记表；青年教师教学竞赛材料；教师担任省部级教学指导委员会或其他学术机构（学位）成员情况；教师在职、脱产进修情况；教师教书育人先进事迹材料；教师聘任专业技术职务的文件材料；师年度考核、评选先进等方面的材料。

3.教学类。实验室建设规划及实习基地方面的有关材料；新办专业、特色专业方面的有关材料；各专业主干课程建设方面的有关材料；各专业实践教学体系材料；教学管理队伍与质量控制方面的相关材料；各专业、各年级、班级每学期考试、考查成绩，大学英语四六级考试、计算机等级考试成绩统计等；毕业设计（论文）工作方面的有关材料；其他教学材料，如教学大纲（及专家审阅意见）；考核大纲；教材样本；习题和解答；教师授课情况簿（含课程教学总结）；学生作业；试卷样卷、参考答案、评分标准；教改方案；课程评优获奖情况等。

4.科研类。上级、本校关于科研工作的文件材料；本院（系、部）科研工作规划、年度计划、总结；本院（系、部）科研工作规章制度；本院（系、部）与有关单位、个人签订的科研协（合）作、科技服务合同、协议书；重点实验室建设材料；本院（系、部）科研项目、专利项目统计；科研论文、论著统计；教师参加国内外学术会议统计及有关材料；教师开设学术讲座统计；校外专家开设学术讲座统计；上级、学校关于学科建设的文件材料；本院（系、部）学科建设规划；学科带头人及梯队建设材料；学科建设总结材料等。

5.学生工作类。上级、本校关于学生工作、共青团工作的文件材料；本院（系、部）学生科、共青团工作检查评估材料；在校学生名册、新生入学登记表等学生管理材料；学生工作、共青团工作大事记；学生评奖评优材料；各类大学生实践活动材料；参加校级以上其他各类活动材料；本院（系、部）新生录取材料、新生名单；各专业毕业生考研、考公务员情况统计；学生获得其他职业资格证书情况；学生发表科研论文、科技发明情况；毕业生就业情况等。

由此可见，学院教学档案来源广、数目多、类别杂。作为学院的档案管理人员，不能片面强调某一方面的内容或某个部门的材料而忽视其他材料，需要完成的任务是收集材料、整理材料、鉴定材料、分类保管资料，以便利用好材料，为提高院系教学质量提供有力保障。

二、二级学院教学档案的特点

1.来源分散，收集难度大。教学档案包括范围广泛，很多相关材料没有经过登记收发，散落在各系或各位教师手中，来源的分散加大收集难度。

2.归档时间的特殊性。大多数教学档案材料都需要根据学年进行归档，不能仅考虑自然年度。比如，每年秋学期学生的成绩单，有的课程考试时间为元旦前，成绩单上面的日期就为前一年的时间，但是还有的课程考试时间为元旦后，所以成绩单日期当然就为第二年的时间，在这种情况下，绝对不能按照自然年度归档，不能把同一学期的成绩单分开保存，必须按照学年划分，把同一学期材料放到一起归档，便于查找、便于归类，以保证材料的完整性。

3.教学档案具有循环出现的周期性。高校培养人才的过程是有周期性的。从“新生入学—各学年课程安排—完成教学计划—毕业实习—毕业设计（论文）—毕业答辩—毕业生办理离校手续”不断循环。每个循环周期为四年或五年，几年几十年甚至上百年不变。教学周期时间是由不同层次的教育体制决定的，决定了整个教学档案的周期性。

4.可参考性。在教学过程中形成大量材料，对于这些材料不可能也完全没有必要全部作为档案保存。只有那些对以后教学活动有参考利用价值的材料，才有必要归入教学档案。确定某个文件、材料是否需要归档，唯一依据是看其对今后教学工作和教学研究有无凭证作用和参考价值。因此，文件、材料是形成教学档案的基础，教学档案是文件、材料的精华，是文件、材料收集的基本要求。

三、教学档案的作用

1.教学档案是一种重要的信息资源。教育要现代化、正规化，关键之一是教学管理的现代化和正规化。因此，必须建立一个可靠的教学档案信息管理网络，充分发挥教学档案信息资源在教学管理中的作用。通过对教学档案的使用，完整连贯地理解上级的指示精神、办学指导思想，了解教学改革的最新动态和发展趋势，全面准确地掌握教学管理现状，从而为教学、教改、科研提供决策的依据。

2.教学档案为日常教学管理提供事实依据，可以监督日常工作完成情况。教学档案记录和反映学院的全部教育训练活动和教学研究活动，客观而真实地反映学院的教学历程。教学档案是教学工作人员查证、研究处理问题的原始凭证，是对过去教学实践活动的总结，通过它可以清晰地了解过去的教学实践活动的经验和教训，更是新时期开展教学实践活动的起点，可以利用教学档案改进教学工作，发挥其对教学的参考作用。

3.教学档案为教学评估、专业认证提供基础材料。教学评估及专业认证工作需要对办学指导思想、师资队伍建设、教学条件、教学管理、教学改革、教学效果等进行定量分析；对办学条件、课程设置、教学计划、教学大纲、学生成绩及获奖情况等进行查看、考证，各类教学档案能为教学评估及专业认证工作提供最有说服力的证据，全面准确反映出实际办学实力。因此，齐全完备的教学档案可以真实有效地反映出教学管理水平和教师业务素质，可以全面展现人才培养工作的历史与现状。

四、当前二级学院教学档案管理中存在的问题

1.教学档案管理混乱，经常更换工作负责人。根据高校实体分类法对教学档案的分类，二级学院的教学档案主要包括党政类、师资类、教学类、科研类、学生工作类等材料，而实际工作中，这些档案材料的整理往往得不到分管领导的重视，经常被其他教学或科研任务所取代，容易被广大教师忽视。另外，由于经常需要更换档案员，而且每个人的工作思路不同，经验认识不同，档案收集整理放置的方法不一样，因此档案存档出现混乱，后面的档案员找不到前面所存的相关材料，档案管理经常处于不规范的无序状态。

2.有些教学档案记录缺项，或者记录不规范。档案记录不完整或者不规范。比如每学期课程结束都会安排很多场考试，但是考场记录表不全，有的记录表丢失，有的老师忘记把记录表送到档案员手中，也有的考场根本没有进行记录。因为考试不是集中进行的，前后持续的时间有两个月左右，交到档案室的记录表没有统一存放，结果导致部分丢失，诸如此类的现象会经常出现。目前很多工作人员有拖延的坏习惯，或者各种日常工作繁重，不注重平时对文件材料进行收集，等到通知递交材料的时候，由于时间紧促而匆匆忙忙、东拼西凑一些充数，这样的话肯定影响第一手材料的真实性和正确性。

3.对教学档案缺乏管理意识，经常变迁档案存放位置。部分教学单位不重视教学档案的积累和管理，有些重要的文件和材料因自身利用方便而不转交至档案室，而由各位工作人员自行保管，时间久了材料丢失过多而无法查找，即使到档案室搜索时也没有找到相关记录。另外每个年度的教学档案整理完毕，全部归入档案室予以保存，以后需要参考使用的时候，通过搜索档案目录找到相应的文件材料，但是文件使用完毕后忘记送到档案员手中，不能及时放回原位而导致文件丢失的现象时有发生，再次需要的时候无法找到，原本完整的材料遭到破坏。

五、改进的措施

1.要强化对高校教学档案的认识，动员全院教职工参与收集教学资料，指定专业人员负责档案文件的整理工作。加强档案人员的业务培训，提高教学档案管理人员的素质，实行档案管理人员岗位责任制，加强组织领导，建立各级责任制管理工作。

2.对要文件材料进行规范记录，注重格式和内容方面的要求，态度认真，一丝不苟。档案工作为教学、科研及各项管理工作服务，是工作分工的需要，也是档案工作人员的光荣职责和艰巨任务。

3.要本着“便于管理，方便利用”的原则，按照教学档案材料的自然形成规律，保持其材料之间的历史联系，进行系统整理。相关领导要重视档案文件的整理工作，提供固定场所存放的历年的文件材料，按照文件的重要性、时效性、实用性分别存放，便于查找。

参考文献：

[1]赵爱学.也谈档案学科、学者与学术[J].档案学通讯，2014.1.

[2]张亚伦.信息化高校档案工作者角色定位[J].中国档案，2013.3.