谈如何做好热线客服人员的情绪管理

文慧

情绪，是我们对于各种认知对象的一种内心感受或态度体验，常伴有心理上的变化。热线客服人员每天面对不同的客户，聆听不同的声音，处理客户不同的诉求，相对其他工种更容易产生情绪上的波动。尤其遇上难以应对的客户及面对各种指标考核压力，都可能引发消极情绪。这种消极情绪可能会导致另一个恶性循环，不仅影响与其他用户的沟通，而且可能带来更多不必要的投诉。反之，正面的情绪也会影响工作，积极的心态解决客户问题，更容易化干戈为玉帛，而用户的满意也会强化客服人员自我认同意识，进一步强化积极情绪。

热线客服人员作为企业与客户之间的媒介体，工作情绪直接影响服务水平，决定企业在客户心中的形象。因此，做好热线服务人员的情绪管理至关重要。

一、管理人员做好热线服务人员的情绪管理

管理人员是热线服务人员情绪的直接引导者，建议从以下几点加强员工的情绪引导：

1.实时情绪观察

（1）培养班组内情绪观察辅助人员，该辅助人员在平时热线服务工作中留意班组内人员的情绪实时变化，一旦发现情绪波动大的员工或行为，就需及时向管理人员报备。值得注意的是，这种辅助性的人员除了管理人员知道外，不能向班组内任何其他人员公开，否则，员工易产生抵触情绪，实时情绪监控则会失效。管理人员一旦接到类似的报备，就需要尽快了解清楚情况，并及时介入员工的情绪管理，防止员工负面情绪进一步放大或传染给其他员工。

（2）实时监控热线服务人员的各项服务指标，包括通话时长、客户满意度、投诉指标、首次问题解决率等，其中客户满意度、投诉指标可直接反映当前热线服务人员的服务水平。发现指标波动异常，例如客户满意度下降较快或者投诉指标上升较快，需要立马监听员工的实时录音，确定员工服务水平下降是企业业务还是人员情绪导致的，确定人员情绪问题后应立即开展疏导。

2.强化员工的正向情绪

（1）利用班前班后会时间传递积极情绪。利用班会时间，让员工分享电话接听过程中有趣的事情，一起讨论如何轻松解决情绪激烈的用户反映的业务问题，一起八卦近期的娱乐新闻，分享部门或企业的快乐信息，庆祝员工的生日等。

（2）管理人员在巡场过程中通过一个鼓励的手势、一个赞许的微笑甚至一个简单的问候，激发员工的正向情绪。

（3）收集典型的正面案例开展专题分析，形成积极向上的工作氛围。管理人员收集班组员工中典型的正面案例，例如小王在面对客户的激动情绪的时候，如何安抚用户，如何从用户的角度解决问题，最终化解了用户的不满情绪，并获得了用户的满意度的最高评价。开展角色扮演让员工切身体会用户当时的情绪，利用同理心让员工理解客户情绪激动的原因，让当事人小王自己说出当时的想法，其他人一起讨论如何不被用户的情绪影响并积极解决用户问题。针对专题分析会中的讨论成果，管理人员及时做好收尾和总结，将积极情绪传递最大化。

3.增强团队凝聚力

（1）多组织一些团队活动。让员工在工作之余，快乐地享受团队生活。同时在团队活动中多穿插一些有趣的游戏比赛，例如真心话大冒险、拔河比赛等，加强员工之间的情感交流，让员工在轻松的氛围中畅所欲言，让员工感受集体力量的强大，同时强化员工的意志力和团队意识。

（2）开展互助小组。在班组内开展互助活动，在班组内形成“我进步我光荣”的工作氛围。重点引导需要帮助的人员自主发出求助需求，由班组内其他人员自告奋勇与求助人员形成互助小组，开展服务辅导提升工作。

4.学会倾听员工心声

（1）当员工最忠实的听众。员工产生负面情绪后，很容易堆积在心里引发更大的问题。管理人员首先要做的是，让员工的负面情绪得到有效释放，引导员工把不好的遭遇说出来，并站在员工的角度理解员工，告诉员工如果我是你我也会怎么样。建立员工对管理人员的信任感后，管理人员可以进一步疏导员工的情绪，利用同理心原理让员工理解自己情绪的来源，引导员工从客户的角度理解客户情绪的根源。管理人员尽快找出类似问题的处理比较好的录音让员工重听学习，自主发现解决此类用户问题的办法。通过负面情绪的释放、负面情绪的根源理解，让员工的负面情绪得到及时修正，再通过正向引导，将员工的负面情绪转化为积极情绪。

（2）关心员工的生活。虽然我们常说，工作是工作，生活是生活，但实际上大部分人是很难将工作与生活完全分割开来的。尤其是在热线服务部门，以女性员工居多，女性的心理相对男性更加敏感、细腻、脆弱，可能让管理人员更加棘手，往往在遇到女性员工情绪问题的时候不知道如何处理。此时，管理人员需要放低位置，把员工当成自己的朋友，了解员工的生活状态，一方面帮助员工尽快从生活困境中解脱出来，另一方面引导员工在服务过程中学会调整情绪，如有必要，可让员工進行适当的休息调整。

5.有效鼓励员工

（1）鼓励具体的进步点。鼓励比打击更容易调动一个人的积极性，但是如何做有效鼓励是管理人员的一门必修课程。有效鼓励是指针对特定对象进行某一个点的表扬鼓励，这个点越具体越好，让员工能切实感受到被关注，更加倾向进步。特定对象可以是服务水平较好的员工，也可以是服务水平暂时落后的员工，但通常情况下不是经常受表扬的员工。具体的点可以是服务过程中跟情绪相关的进步点，例如语气更加平和，跟客户打招呼更加热情，在遇到某个情绪较大的用户时安抚用的话术很到位等。同时，这种有效鼓励出其不意在公众场合由管理人员说出来，效果更好。

（2）鼓励优秀的工作习惯。优秀的工作习惯会改变一个人的情绪，例如同事之间的问好，虽然只是简单地打招呼，但能引导正面情绪的迸发。

（3）鼓励员工将情绪表现明朗化。这里并不是鼓励员工乱发脾气，而是通过小黑板、晴雨表将自己的情绪展示出来，不仅可以起到提醒自己调控情绪的作用，而且可以让管理人员清晰了解员工当前的情绪，以便实现正面情绪诱导。

二、热线服务人员学会自我情绪管理

1.调整好自己的心态

作为一个热线服务人员，其工作职责是要代表公司接受客户的建议和批评，要清晰认识，用户一些过激的话语并不是针对服务人员，而是对企业提出要求或希望。难缠的电话会在热线服务中碰到很多，无论怎么处理这类电话，都是心态的问题，要学会用平和的心态面对用户的质疑和投诉，处理完后如情绪受到影响要及时调整心态，心态放正了，任何困难都能迎刃而解。把每一次处理都当做一次历练和成长的难得机会，在处理中多多积累经验，自然就能做到处变不惊。

2.学会换位思考

在接线过程中，难免会碰到各种各样的用户，不是每个用户都能平和地阐述业务问题，用户很容易把对业务的不满转嫁到对服务人员的不满，偶尔被情绪激动的用户谩骂也有可能碰到，热线服务人员首先要理解身为热线服务人员可能会碰到的累死事情并做好心理准备。在这类问题中，首先换位思考，站在用户的角度理解用户的情绪根源，可以用“我能理解您的想法”、“如果我是您，我也会很生气”，然后引导用户就事论事阐述业务问题，可以用“现在麻烦您说一下碰到的问题以便我更好地为您解决”之类的引导语，在为用户解决业务问题后，可以在结尾上加上一句祝福语把正面情绪传递给用户，例如“感谢您的反馈，祝您一切顺利”等。在这类问题的处理过程中，换位思考是关键，换位思考后一方面可以防止自己被客户的情绪所影响导致负面情绪扩散，另一方面换位思考可以有效平复客户的情绪问题，对于解决客户的问题又近了一步。

3.寻找适合自己情绪释放的有效途径

（1）求助别人。热线服务人员要了解自己情绪释放的有效途径。在产生负面情绪后，不要堆积在心中，要想办法将负面情绪释放出来。可以求助班组长或身边的同事朋友，听听他们的看法，当局者迷旁观者清，有时候多听听别人的想法对于自己看问题的角度有所启发。很多热线服务人员不愿意把自己的问题或烦恼告诉给身边的人，此时可以求助企业内部的EAP专线，这种EAP专线一般由比较专业的心理辅导老师承接，且心理辅导过程中对于辅导人员的情况一律实行保密。

（2）多读利于身心健康的书籍。想成为一名合格的优秀员工，首先要学会管理自己的情绪，让自己能够保持愉悦平和的心态。如何保持愉悦平和的心态，有效途径是多读书少抱怨，“书中自有颜如玉，书中自有黄金屋”，读书的好处不言而喻，有些人很反感读心灵鸡汤，这里可选择能让自己心情愉悦的书籍即可。

4.充分利用工作以外的时间转移注意力

这和情绪转移疗法的理论相接近。首先明白，工作只是生活中的一部分，不要把工作中的情绪带到生活中，相反，要利用工作以外的時间充分释放压力，转移注意力。例如有的人喜欢运动，大汗淋漓后烦恼随之而去;有的人喜欢旅游，看看外面的风景，工作的压力逐步淡化;有的人喜欢购物，逛街逛到腿软，烦恼慢慢忘记。当负面情绪难以排出时，充分利用工作以外的时间，找一种让自己放松的方式，全身心投入到这种喜欢的事情中，尽情享受这种放松。

5.养成自我总结、自我学习的习惯

每天应该有几分钟总结今天的表现，并把今天一天与昨天进行比较，看看自己在服务水平上是否有进步，还有哪些欠缺点，可以将班组内某个优秀人员作为自己的标杆，可以主动请教优秀人员的做法，看看他在面对难缠用户时如何处理，如何调整自己的情绪。参考别人的做法，制订适合自己的进步计划。

满意的员工才能给用户提供满意的服务，管理人员不仅要事前、事中、事后多方位地激发和引导员工的正向情绪，而且要进一步完善正向激励制度，培养对公司管理制度满意的员工，最大限度地调动员工的工作热情。例如健全优秀员工评价体系、星级员工评价体系、优秀员工奖励机制等，通过精神上的激励，改善员工心理状态，加强职业认同感、企业文化认同感，营造积极向上、乐于服务、争当服务明星的氛围。热线服务人员要学会调整自己的情绪，养成在接完每通电话时迅速调整状态的习惯。要让自己的神经对于投诉的感知变弱，对于问题的反应能力变得更快，做到情绪收放自如，控制得当，真正自我掌控及调节情绪。