“互联网+”握手“活档案”

文/乔静文

“互联网+”握手“活档案”

文/乔静文

2016年1月1日，《社会保险业务档案管理规范》将开始实施，伴随着业务档案规范化、标准化管理的不断推进，吉林省借助经办系统改造升级的契机，打造业务与档案一体化的信息管理系统。在实践中，笔者了解到，业务档案的收集和利用这两个环节是档案管理中的第一个和最后一个环节，也是最主要和最关键的环节。

新模式收集：孕育档案的“灵”与“肉”

传统意义上的档案收集是档案载体的归集整理、档案内容的鉴定、档案内在排列关系的确定。“互联网+”背景下，信息化、电子化档案管理的收集工作则需要我们从收集的内容、形式、途径等各方面去准确把握，重新认知和定义，通过及时、完整、系统的收集，孕育出有血有肉、有生命力的业务档案。

目前大部分档案信息化、数字化管理的收集仍然走业务经办之后“收集材料——整理材料——组卷立卷——移交归档——著录扫描”的老路子，把经办的档案资料变成了新的“历史”档案，这种做法周期长、效率低、著录质量难以控制，显然已经“OUT”了。解决问题的最好办法就是让业务经办与档案收集融合，把档案数字化信息收集的关口前移，实现信息系统“业务与档案一体化”管理。因此，可以借助业务经办系统升级改造，在“边经办、边收集、边影像化”的原则指导下，打造“业务受理资料审核——录入业务信息办理业务——录入主、附件页数——保存经办结果打印主表——自动生成上传著录信息——高拍上传影像资料”的流程，实现“同步收集、同步整理、同步立卷、同步归档”的新型业务档案收集归档模式。

新模式，凸显数字化效率和质量优势。新型业务档案收集归档模式采取业务信息采集与著录信息收集同步进行、档案资料整理与档案数字化影像收集同步进行，完成了档案纸质资料、著录信息、档案数字化影像的同时收集。这种著录信息和数字影像收集的前移从根本上颠覆了传统档案收集的理念和内涵。

新型业务档案收集归档模式的优势在于：一是解决了档案影像加工人员少的突出问题，在收集整理环节，人人都是档案员，人人都有一份责任；二是缩短了经办资料转化为档案影像的周期，在纸质资料移交归档的同时就形成了对应的数字化影像档案，实现档案全生命周期信息化管理；三是确保了业务档案收集的安全、完整，通过留痕确保凡经办形成的、需要留存的档案资料一个都不能少；四是著录中少之又少的人工干预，简化了著录过程，大幅提高了著录挂接的工作效率，减少了著录差错，提升了著录质量；五是规范了经办行为，通过固化经办凭证资料、即时扫描，使经办凭证资料受理审核更加规范、更加严谨。

多方式，前台高拍后台批扫各得其所。针对“即时高拍”，业务经办部门担心降低经办服务时效的问题，我们做过测试和分析，根据前述业务流程，档案收集工作有三个步骤，即录入资料页数、生成著录信息、高拍资料影像，对于即时办结业务，在资料页数不多的情况下，著录信息自动生成，录入资料页数用时很少，高拍及上传资料影像如果操作熟练，按平均4—5页计算用时在45秒以内，合计每笔业务增加时长在1分钟左右，应该说对经办效率影响不大。但在应对政策性、季节性、大企业等大批量资料的集中收集时，在应对非即时办结业务需要延迟审核业务凭证时，要开发能够应对这些经办特例的“集中批量扫描”功能，采取“即时高拍”与事后“集中批扫”及事后“补拍补扫”相结合，坚持日常的前台同步收集，灵活应用后台集中批扫收集作为补充，只有这样才能够适应不同经办机构、不同经办业务的情况，更好地推动落实影像收集工作前移，实现“边经办、边收集、边影像化”的一体化管理目标。

多关口，确保档案影像质优可用。档案影像收集中应该注意的首要问题就是著录的对应关系和影像质量问题，我们生产的数字影像档案是为将来的利用提供源头之水，这不仅关乎其是否能够提供更方便、更广泛的利用，甚至关乎其是否能够以具有同等法律效力的身份，为社会服务。怎样确保数字化档案质量，要从全程质量管理下功夫。对于数字化影像收集入口，首先要设置即时影像回溯检查环节，为业务人员提供影像和对应关系检查、影像质量编辑调整等功能，为保证质量把好头道关；其次在业务人员向兼职档案人员移交、兼职档案人员向档案管理部门移交等环节，设置质检功能，对质量进行管控，为保证质量层层把关，同时设置补拍补扫功能，对发现问题进行补救处理；再次在选择设备、控件，设置参数等方面，从技术上提供支持，为保证质量把好技术关。只有把好了这些关口，实现档案收集全程质量监控，才能生产出优质的数字档案。

多维度利用：展现档案生命价值

档案利用是档案工作的归宿与落脚点，“档案不用废物一堆、档案利用宝藏无尽。”传统意义上的档案利用局限于借阅复制、摘抄摘录、人工编研等个体的、小信息量的档案利用上。电子化、信息化管理为档案展现其生命价值提供了更广阔的舞台，为主动发挥档案潜在的、更大的价值提供了可能。怎样利用好挖掘出档案内在价值是新时期“互联网+”下档案人应该研究的重要课题。

换思路，档案利用实现新转变。在新时期做好档案利用工作要实现三个转变，即传统利用向互联网、大数据利用转变；被动利用向主动利用转变；单一利用向多维度全生命周期利用转变。这些转变主要体现在档案利用多样化功能上，结合数据集中的管理模式，从服务业务经办、服务参保对象、服务社会民生、保障参保对象社会保险权益入手，结合经办大厅、街道社区多场合，互联网、微终端、自助机等多媒体特点，开发内网自助机查询、自助终端查询，外网网上经办查询、网上自助查询等多维度的档案利用渠道和利用方式；开发经办资料影像辅助内控、辅助办公审核的功能，通过统计分析对大数据量下电子档案编研分析利用，发挥业务档案更大价值。

扩用途，资料影像利用有新天地。辅助内控、辅助办公的利用是衍生出来的利用，但也是业务管理人员最关注、最感兴趣的利用，做好这两项辅助利用工作，也是发挥电子影像档案的价值所在。在辅助内控方面，将每笔办结业务的档案影像作为经办的结果凭据，通过背对背的方式，按照内控规则，对经办工作进行合法依规情况的审查，实现事后及时监督，档案影像资料发挥了不可替代的作用；在辅助办公方面，将经办中需要综合柜员、主管领导审核审批的业务通过辅助审核审批系统，将在途凭证资料影像绑定在途业务，通过内网或内网延伸推送，实现异地、即时的在线审核审批，提高了办公效率和经办服务水平。

合规矩，确保档案利用安全有序。发挥档案价值与档案保密、保护是一对矛盾，那种为了保密限制查询和为了利用无视保密要求的做法都是错误的。如何按照相关法律法规，做到既符合保护要求，又能充分发挥档案使用价值，需要建立一套完整的档案密级分级及开放利用办法，通过技术实现和流程规程固化，强化过程管理实现业务档案有序利用。

大部分业务档案虽然不能上升为国家秘密，但其所具有的不宜公开的基础数据、统计数据、重大政策等，其所承载的政府决策信息，单位、个人隐私等是需要我们重视和保护的。《社会保险业务档案管理规范》在利用范围上做了一些利用规则的界定，包括“参保单位可查阅本单位的业务档案，参保人可查阅本人的业务档案”等，为业务档案的利用开辟了新途径。

我们尝试在新系统档案密级的分级上，将业务档案文件分为机密、秘密、内部、外部四个级别，档案密级可以根据档案形成期的长短进行相对调整，通过确定档案的密级，为将来档案开放利用扫清障碍。在用户档案查询资格审核上，科学划分查询人群、界定查询权限，确定查询资格审核规则，将业务档案应用的人群分为3类，即经办机构业务人员、已参保对象（参保单位、参保个人）、社会公众，实行有针对性开放利用，在确保档案安全前提下，最大限度发挥档案利用价值。

作者单位： 吉林省社会保险局计算机和档案管理中心

北京通州拓展业务档案信息系统功能

为进一步提高社保业务档案系统的利用效率，北京市通州区社保中心按需拓展系统功能，建立健全统计、查询、调阅功能，并加强与内控系统的对接。一是新增系统导出功能。在系统模块中增加科室字段和导出功能，可实现按科室进行档案查询、分时段导出所有档案数据的功能。业务科室可通过导出数据与业务操作系统进行核对操作，实现档案管理与业务办理的相互监督；二是实现数据综合比对。在档案加工过程中，将从业务系统提取的数据与实际录入数据进行比对，如有偏差后台自动标记。

（张亚男）

陕西省宝鸡市大力推进城乡居民养老保险参保登记、保费征缴、待遇领取、权益查询、生存认证“五个不出村”及保费代扣代缴工作。同时，确定在眉县、麟游县、千阳县、金台区全面开展试点工作，其余各县确定2个镇（街）同步开展试点。老年人在村委会或者家门口的商店、卫生室就可以方便地领取到养老金，缴费人员也可用社保卡或银行卡在家门口方便地预存保费。该市将力争2016年7月底前全面完成“五个不出村”及保费代扣代缴工作任务。（赵文贵 林小鹏）

上海崇明多项医保政策关爱老年人

日前，上海市崇明县规定凡是年满70周岁以上参加该市城镇职工基本医疗保险的参保老人，门诊慢性病或住院的起付线可降低50%；住院或按住院进行结算的医疗费用，取消乙类药品、特殊检查和特殊诊疗项目的个人先自付比例；符合基本医疗保险基金支付范围的住院费用报销比例达到80%，达不到的，由医疗保险统筹基金补足差额部份。同时，该县还将当地的老年病医院纳入医保定点，扩大了该县老年参保人员就医选择范围。（杨亚坤）

宁夏五险统一经办

近日，宁夏回族自治区人民政府印发《自治区社会保险“五险合一”经办体制改革方案》。决定整合市、县社会保险事业管理局、医疗保险事务管理中心，成立新的市、县社会保险事业管理局，统一经办养老、医疗、工伤、生育、失业五项社会保险业务，从而实现全区“五险合一”经办服务，提升社保公共服务水平。这项改革从2015年下半年开始在全区实施，力争2016年底完成。这意味着宁夏的市、县养老、医疗工伤生育保险经办机构在分设14年后，将重新归于统一。（李景夫）

昌吉重点企业试行工伤预防宣传培训

新疆昌吉州人社局根据本地区经济发展和企业用工的实际情况，选择确立了若干家规模较大或事故较多的用人单位，以“百家企业、十家重点”为主要对象，准备开展系列工伤预防宣传培训工作，目的是使单位和职工更多地了解工伤保险和工伤预防知识，提高安全生产意识，降低工伤事故发生率。企业可以选择培训授课、文体活动、文艺演出活动、流动影院映前广告、建立宣传栏和张贴宣传海报等工伤预防活动方案，也可根据本企业的实际情况，对活动的形式进行适当的调整，使宣传培训工作能够更贴近企业的特点，达到最好的预防效果。（李仰东）

抚州“三道关口”确保养老金发放安全

江西省抚州市各级社保经办机构不断调整完善安全防控措施，筑牢“三道关口”确保养老金发放安全。一是把住信息比对关口，建立完善城乡居保和职工养老保险参保人员信息比对制度， 防范重复领取；二是把住生存认证关口，通过健全异地认证信息系统、夯实社区平台，确保参保人在当地可以不出社区完成认证，在异地居住可以就地完成认证；三是把住监督协查关口，防范欺诈。各级社保部门还强化对参保人员资格的审查制度，建立和公安等部门密切联通的身份核查制度。（张彤）

江山借助商保优势开展政保合作

为进一步做好城乡居民基本医疗保险工作，浙江省江山市人社局创新服务方式，开展政保合作。江山市人社局与两家商业保险公司签订合作协议，在未成年人保险和大病保险等城乡居民医保经办服务方面开展政保合作，形成保费总额控制、风险分担的创新经办模式，让参保群众得到更大的保障；同时通过发挥商业保险公司精算、健康医疗管理、理赔服务等领域的专业化优势，实现资源整合、优势互补，减轻了政府的负担，有利于实现社保机构从经办到监管的职能转变，从而更好地保障社保基金的安全。（姜谧）

黄梅城乡居保“稽核亮剑”

湖北省黄梅县城乡居保稽核亮剑，保障每一位参保人员的利益。一是建立死亡注销登记报表制度。根据殡仪馆的火化信息，乡镇人社中心与各村协办员实地查看，审核了解领取对象的生存状况。二是开展领取人员生存状况调查。三是强化对重复参保人员的审核。针对每月新增发放人员，通过社保、机保数据库的逐一比对，筛选出重复参保、领取遗属补助人员，从而保证每一位符合参保条件的人员，只能参加一种国家规定的社会养老保险。四是加强基层协办员交流沟通。五是加大政策宣传力度。截至8月底，该县共停发了586名死亡人员的城乡居保养老金，查出71人重复领取养老保险，已追回重复领取养老金7.9万元。（陈赞军 吴昊）

临漳“五项措施”便民利民

河北省临漳县人社局社会保障中心五项措施方便参保单位和参保人员。一是取消社保证年度检验及民营企业参保人数限制；二是简化个体工商户参保、养老保险个人账户查询、退休档案查阅、待遇查询等业务办理程序；三是对企业参保、灵活就业人员参保、养老保险关系转移、工伤认定、大学生失业补助申领、退休审批、遗属办理等7项主要业务的办理，专门印制了一次性告知明白卡并放置在各个经办窗口；四是凡涉及社保内部业务传递办理的，一律由受理窗口委托办理；五是在县行政服务中心大厅安装社保业务办理自助一体机，参保人员可随时自助查询办理相关业务。

（张种田）

温县集中宣传社保法律法规

近日，河南省温县人社局组织社会保险各行政科室、经办机构等部门集中开展了包含社保法律法规在内的人社法律法规集中宣传咨询活动。宣传内容重点包括社保法、失业保险条例、工伤保险条例、社保费征缴暂行条例、城乡居民养老保险办法等法律法规。宣传共分三个阶段：一是在城区设点集中宣传；二是依托各乡镇人社服务所，在辖区设立宣传点，向居民群众发放宣传资料，现场解答群众问题；三是巡回宣传，成立宣传咨询队，各相关科室组织人员开展“三进”即进企业、进乡村、进社区宣传并开展咨询服务。（任应齐 李新）

9月18日，罕见病发展中心（CORD）主办的“2015第四届中国罕见病高峰论坛”在北京开幕。论坛为期两天，共设置罕见病诊断、孤儿药及市场准入、罕见病研究和治疗、罕见病政策倡导与进展、如何加强罕见病利益相关方合作五个分论坛。其中“罕见病政策倡导与进展”分论坛上，与会嘉宾就“中国罕见病医保政策的路径是什么”进行了热烈讨论。（张苗）