查收查引服务优化体系的构建与思考

侯瑞芳 陈嘉勇 周 婕（北京邮电大学图书馆 北京 100876）

查收查引服务优化体系的构建与思考

侯瑞芳 陈嘉勇 周 婕（北京邮电大学图书馆 北京 100876）

图书馆查收查引服务发展迅速，但效率低、重复劳动明显、缺乏深化可持续发展。结合北京邮电大学图书馆实际工作构建的查收查引服务优化体系，包含Web在线服务系统、嵌入各类功能的软件、完善的检索策略、融入机构知识库的生态圈、综合多样化的业务及结合学科服务开展的学科评价。但是同时，该优化体系也有以下三个方面需要注意：优化体系要以人为本；机构知识库支撑查收查引需进一步完善；服务深化是未来发展趋势。

高校图书馆查收查引优化体系学科评价

1　引　言

随着第三方机构的“量化评价”被国内外学术评价普遍采用，越来越多的国内高校将论文被SCI（Science Citation Index，科学引文索引）、EI（Engineering Index，工程索引）、SSCI（Social Sciences Citation Index，社会科学引文索引）、CSSCI（Chinese Social Sciences Citation Index，中文社会科学引文索引）等权威数据库收录或引用情况作为衡量相关人员科研成果的一项重要评价指标。查收查引又名引证检索，即图书馆根据委托人提供的文章名、作者、机构、来源出版物、会议名称等字段在SCI、SSCI、EI、CSSCI等索引文摘数据库中检索文章收录引用情况，并出具检索报告。据笔者统计，118所211工程大学［1］图书馆中，有96所开展了这项业务，查收查引已经成为高校图书馆一项基础信息服务。

近年来，高校图书馆查收查引业务增长迅速，无法回避的是工作中存在两个问题，即工作效率较低，缺乏深化、可持续化发展。业界对此也开展了一些研究，清华大学图书馆自主研发代检代查系统［2］；中国科技大学图书馆利用文档合并和Excel高级筛选功能结合的方法解决引用期刊种数和引用作者人数的统计问题［3］；哈尔滨工业大学图书馆将专家学者Web of Science和EI等检索系统收录和引用的文献保存在数据库平台［4］上来避免重复劳动；周美华等提出一种采用二次指数平滑法来进行单位集体成果预测［5］；马海收等设计了基于ISI Web of Knowledge引证检索服务统计软件［6］，等等，这些研究大多侧重于技术手段优化工作效率，不成体系，并且对查收查引进一步深化拓展研究较少。

本文将从查收查引发展现状及存在的问题出发，探讨优化查收查引服务的必要性，结合北京邮电大学（以下简称北邮）图书馆实际工作，提出查收查引全方位优化体系构建方案，旨在更好地为高校科研教学提供有力支撑。

2　优化的必要性

高校查收查引工作发展迅速，北邮图书馆2007年接受检索报告仅224份，2013年达1 220份，增幅421%①。查收查引复杂度也在增加，一些985高校单篇他引动辄上千次，一个报告费用上万亦不奇怪。图1为北邮图书馆近两年查收查引类型趋势，虽然SCI和EI的收录仍为查收查引工作量的主要来源，然而仔细分析其类型分布，已涉及更为复杂的被引、刊源、影响因子、分区甚至转载。查收查引需求逐步多样化、个性化。

图1 北邮图书馆查收查引类型趋势（2013—2014年）②

但与此同时，查收查引工作效率没有相应的增速，也缺乏深化、可持续发展规划。可见，查收查引服务优化非常有必要。

2.1工作效率有待提高

查收查引工作缺乏效率主要表现在4个方面：①简单劳动密集。目前很多图书馆查收查引工作依然存在大量简单手工劳动。例如，出具检索报告时需手工输入读者信息；收费及统计工作量采用人工或Excel进行计算。②重复、无效申请过多。委托人常常会重复提交委托申请，上次报奖，这次成果鉴定，下次职称评定，并且会有不同的需求，如“他引”定义、检索时间、目标文献不同，就需要重新做检索报告。无效申请也很多，馆员需要和委托人反复沟通核实，如委托人申请时不提交文献列表，或者提供的列表题名、来源有误等。③检索策略不当，导致出现检错、漏检，或者检索过程过长。例如，选择卷、期、页、年组合来检索文献被引情况，检准率低于用“被引标题”进行的检索。④数据库功能不健全。有些数据库将作者、单位或者题名、参考文献标引错误；不能自由选择字段，不能按钩选顺序打印，如果委托人要求第一作者排前面就比较麻烦；重复收录，同一篇论文被收两次甚至三次。

2.2缺乏深化、持续化发展

无论是论文的收录、引用或影响因子等查询大多属于一次性工作，报告完成，工作也就基本结束，缺乏进一步深化、持续发展规划。论文收录引用主要服务对象是个人，侧重于收录，对个人学术影响力、团体的集体成果学术考评预测做得较少。馆员们大多精通信息检索，具备较高的信息素养，擅长对学术成果进行各种计量和分析，如果查收查引仅仅停留在“一锤子买卖”、浅层简单劳动上，在某种程度上就是人力资源的浪费。出具检索报告证明学术成果是一项具有中国特色的工作，就目前而言，查收查引是国内高校科研成果评价最有效的一种方式，但图书馆不能局限于收费出报告、读者上门等被动服务，而应该主动、大力发掘用户潜在需求，为读者提供深层次、个性化服务。

查收查引工作多由咨询部承担，馆员们还兼职查新、培训、学科服务、数据库维护、承担科研课题等多重业务。只有大幅提高工作效率，将其从简单重复劳动中解放出来，馆员们才能更好地根据读者需求开拓更深层次、更复杂的学术评价工作，更好地开展学科知识服务。总之，查收查引服务的优化工作势在必行，构建一个全面、生态的优化体系非常有必要，既能更好地满足读者日益增长的需求，又能促进馆员自身发展，同时也符合图书馆知识化、学科化服务的长期发展规划。

3　优化体系的构建

北邮图书馆咨询部结合实际构建了一个六维度高效节能的查收查引服务优化体系，这6个方面的优化是一个环环相扣的有机整体。完善的检索策略是前提，Web系统、各种简化、去重、排他引等功能软件是技术支持，业务综合多样化是图书馆提高学术评价参与度、发言权的必要条件，引入机构知识库是查收查引服务的有效扩展，而学科评价则是这项工作的发展目标。

3.1检索策略优化

检索策略的完善是整个优化体系的基本前提。首先，工作队伍要“专业”，应精通信息检索文献计量学基本知识，深入了解各数据库习性，诸如CSSCI的检索号下载后才能获取，未被SCI收录的文献也可被SCI引用等数据库特点。其次，检索式构造要兼顾检全率与检准率。一个合理的检索式会大幅度提高工作效率，如何在尽可能检全的基础上，利用组合检索、二次检索、限定范围来精炼结果是需着重考量的。要检全，就要注意检索字段（作者、地址）的多种写法。例如，在检索北邮温巧燕教授SCI成果时，使用“Author=wen qy OR wen qiao*yan OR qiao*yan wen”的检索式必然会比使用“Author = wen qiaoyan”检出的结果全面。检索结果如出现同名同姓作者，就需要进行“作者 AND 地址”、“作者 AND 合作者”、“作者 AND（机构 SAME 院系）”组合检索来提高检准率。地址也要遵循尽量全原则，包括机构的全称、简称和邮政编码多种写法。另外，检索策略要根据检索结果灵活调整，如果用“题名 AND 作者”查不出来，那么可以换用“来源AND作者”组合检索。

3.2系统优化

Web在线系统让查收查引工作流程变得规范、高效。高校图书馆查收查引系统主要有两类，一类是清华同方、万方数据研发的平台，另一类是高校图书馆自主研发的系统。目前，118所211高校中，据笔者统计，使用查收查引系统的有20所左右，并大多和科技查新业务系统捆绑在一起。

北邮图书馆查收查引系统是基于本馆信息化管理的顶层设计开发的，表单模型和业务流程如图2所示。自2013 年1月启用以来取得了不错的用户体验。用户方面，可随时随地在线提交表单，收到提醒进度的邮件，查询处理进度、收费明细，进行满意度评价。馆员后台系统接受表单后，分配任务，自动计算费用、生成报告，统计工作量。将简单的手工劳动交给系统做，不仅提高了工作效率，而且规范了工作流程。

图2　查收查引系统表单模型和业务流程

3.3功能软件优化

（1）简化工具。数据库不能自由选择字段或者输出无用字段过多时，馆员需要使用相应简化工具。以EI为例，检索结果有三种格式：Citation、Abstract、Detailed record。前两种简洁但没有“Accession number”，而各种基金申请检索号是必填项。Detailed record格式又过于浪费。北邮图书馆使用“EI简化程序”使字段挑选变得简单，随时呈现文章检索号、题名、作者、单位、来源、文献类型等必备字段。

（2）排重工具。论文被SCI、EI双收时，有的委托人只要SCI收录的结果，有些则要重复记入SCI和EI，人工排重很麻烦，此时需要排重工具。北邮图书馆采取了以下做法：将SCI、EI全格式纯文本分别导出保存，然后将SCI、EI文件导入“EI 排除 SCI程序”，就会出现排掉SCI的EI记录，自动计算SCI、EI重复值。

（3）入藏号（检索号）获取。当委托人成果过多时，要保持记录号的连贯性，一次检完最好，但实际常常是多次才能检完。并且实验室、院系加急检索任务会需要馆员合作处理，然后将各检索结果合并。北邮图书馆的入藏号获取程序能轻松合并多个检索结果，减少重复工作。检索结果纯文本全格式保存，在需要重新检索时馆员将其导入“入藏号检索式”程序，就会得到由入藏号和OR组成的检索式，用此检索式到Web of Science或EI重新检索，可准确、快速获得相应的文献记录。馆员利用该工具，无论工作打断多少次，都可以将结果合并统一。

（4）排自引工具。他引定义一般有三种，即文献被除作者本人、第一作者、作者及合作者以外其他人的引用。以第三种最严格的他引为例，人工核对他引数目费时费力。有的图书馆利用Web of Science被引参考文献检索中“分析检索结果”的作者分析，排掉本人及合作者获得他引文献列表，也有图书馆在Web of Science基础上开发程序，自动对被引文献的所有施引文献排除自引统计他引［6］。

3.4机构知识库支撑

图书馆在机构知识库的建设中有着非常重要的作用，很多高校的机构知识库就是由图书馆主要承担的，图书馆利用机构知识库建设拓宽查收查引工作非常可行。

首先，查收查引工作为机构知识库构建积累了经验。机构知识库需要在建设初期获得历年来学术成果的元数据，国内大部分高校倾向于从其他专业平台批量导入数据，Web of Science、EI等数据库中收录的期刊、会议论文则是这些数据的主要来源。机构知识库中可能上百条类似但不同格式的作者与机构的组合实际上是同一个作者。查收查引人员熟悉这些数据库，在数据选择、关联、认领方面可以发挥较大作用。

其次，机构知识库具备数据导出功能，查收查引面对的科研成果其实是机构知识库的一个子集，图书馆可将机构知识库引入查收查引工作流程。根据申请人检索需求，查收查引人员按时间、单位、来源等条件快速筛选出其收录文献列表，勾选后按照相应的格式打印即可完成检索任务。机构知识库在一定程度上解决了本机构作者尤其是高频作者多次重复检索的弊端。

引入机构知识库后，查收查引服务不再是一次性的重复劳动，而是机构知识库生态圈中的一环，与机构知识库的建设相互促进，如图3所示。

图3　机构知识库和查收查引服务相互促进的流程图

3.5业务综合多样化

高校学术评价已从简单评价发展到综合评价甚至是复杂评价阶段［7］，查收查引是高校图书馆参与学术评价的最前沿阵地，图书馆要与时俱进，进一步提高学术评价参与度、发言权。学术评价对象一般为作者、期刊及论文，常用的指标为收录、引用及影响因子。查收查引的评价量化指标要综合多维化，如对个人学术评价，收录引用是基本，尤其是引用次数、他引次数，同时也要开展作者h指数及周边大批衍生性指标测评，如g指数、A指数、R指数、AR指数等。对于期刊评价，既要注重影响因子，也要开展核心期刊、数据库刊源、学科大类小类分区及Top期刊检索。对于单篇论文的影响力测评，可能需要证明发表期刊档次、SCI还是EI、h指数为多少，或者是否是高被引论文、高热点论文。

学术评价的工具选择上也要综合多样化。以引文检索为例，馆员们一般选择Web of Science平台，但有时也需要Scopus平台（查论文被EI引用），还有时用Google Scholar引文链接可以发现由于参考文献标引错误等原因导致的Web of Science、Scopus平台缺失的引文。

3.6结合学科服务，开展学科评价。

高校图书馆融入科研过程的学科化、知识化的服务，极大地丰富了图书馆的信息服务内涵［8］，学科服务是高校图书馆发展的主要方向，图书馆要将学术评价延伸到学科规划的前瞻性服务，查收查引工作可进化为深层次、持续性强的学科评价服务。

首先，图书馆要积极与相关科研部门合作，选择先进的文献计量评价系统和工具，通过制定合理的量化指标进行数据提取、分析，对学科发展进行评估、规划［9］。例如，本校各学科在世界范围内的影响与竞争力如何？各学科目前的研究前沿，同一学科不同学校发展水平比较，哪些是其优势学科需要加大建设力度？哪些学科在全球处于上升趋势而本身非常薄弱？北邮图书馆已开始学科评价尝试，利用Web of Science、ESI、Incites、Scopus、EI、JCR（Journal Citation Reports，《期刊引用报告》）这些数据源，借助图表、CiteSpace等可视化工具，分析挖掘各学科发展状况、学科队伍建设、学科投入产出性价比，取得了不错的效果。

其次，查收查引工作可进一步扩展深化到各院系、重点实验室及重大科研项目课题组。一般来讲，Web of Science、EI、Scopus等数据库收录的机构科研成果趋向二八定律，即80%的文献来自于20%的高频作者，高频作者多为本机构的学科带头人、专家学者或者重点团队。这些专家学者是图书馆应该重点关注服务的对象。北邮图书馆会定期收集、推送学科带头人的SCI、EI最新成果，优先支持重大基金申报需要的量化评价，测评重点院系、实验室团队、重要学术期刊在其学科领域的发展绩效，获取相应的论文数、论文被引次数、论文平均被引次数、高被引文章的相关指标，也帮助其发掘团队具有学术影响力和发展潜力的研究人员。

再次，图书馆要加大用户教育。积极利用主页、微博、微信、BBS等全方位宣传查收查引工作流程、申请网址、来源期刊列表及相关数据库PPT、投稿指南等资料；主动开展SCI、SSCI、EI、JCR、EndNote、ResearcherID等科学评价类数据库和文献管理工具的讲座培训，或者将其嵌入到学科服务对象的教学课堂，使读者对其成果有清晰认知，更重要的是通过培训使读者捕获学科前沿信息，找出研究方向，提高信息素养；不定期地邀请专家、学术达人分享投稿经验、写作乐趣。此外，图书馆要重视与科技处、学院、重点实验室科研管理人员的沟通，主动普及常用的文献计量学、学术评价指标，帮助科研管理部门制定合理的评价指标，使各科研管理人员全面、及时了解其院系科研成果。

4　思考与展望

北邮图书馆查收查引服务多维优化体系应用以来成效显著：①工作效率提升。2012年，北邮图书馆共受理检索报告877份，其中收录8 703篇，引用650篇（3 946次），刊源、影响因子、分区共189次①。优化后，2014年相应数据（截至11月30日）为1 363份、11 123篇、1 576 （12 169次）、1 019次②，咨询馆员减少1人，人均工作量至少提高56%。②用户满意度增加。优化后，用户减少到馆次数，不受时空限制，量化评价指标多样化，之前不受理的CNKI影响因子、转载、高被引论文等都可处理，用户的个性化需求满足率得到了提高。③集体成果、学术影响力测评、学科评价增多。2012年主要集中在泛网无线通信教育部重点实验室，随着学科服务的推进，2013年后扩大到网络与交换技术国家重点实验室、信息光子学与光通信国家重点实验室及杨放春、张平、温巧燕等学术带头人团队学术影响力评估及优势学科分析，增加了用户黏度。

同时优化体系也有些问题值得我们思考与展望。

第一，优化体系要以人为本。查收查引繁杂，在线系统、各类软件工具这些技术手段必不可少，但是人的因素是最重要的。检索策略设置、在线申请单审核、检出文献相关性判断、是否有漏检等还是需要人工干预。馆员信息素养要过硬并且需要不断学习提升服务能力。此外，馆员们需常与用户沟通，了解用户需求，系统设计要尽量符合用户使用习惯。

第二，机构知识库支撑查收查引需进一步完善。机构知识库处理论文收录非常方便，减少了重复劳动，但处理论文引用比较吃力，需要更深入的完善、探讨解决。目前我们主要保障本单位专家学者的成果跟踪入库，未来会进一步扩大范围。

第三，服务深化是未来发展趋势。学科服务环境下如何将查收查引深化是每个图书馆的课题。量化评价在科研中很重要，这项工作停留在检索出报告是远远不够的，图书馆要“授之以渔”。馆员在满足用户复杂、多样化量化评价需求的同时要协助用户将这些运用到课题选择、研究、跟踪方面。学科化、知识化是图书馆发展方向，学科评价需要积极开展。查收查引服务必须深化，才能融入整个图书馆学科服务体系。

总之，高校图书馆拥有大量的权威数据库资源和优秀的信息检索咨询馆员，应充分发挥图书馆的优势，将查收查引单一的、不连续行为重装优化为整体的可持续发展的服务。构建查收查引服务优化体系，图书馆的学术量化工作才能走得更远。

注 释：

①资料来源于北京邮电大学图书馆信息咨询部2007—2013年度工作总结。

②资料来源于北京邮电大学图书馆查收查收系统后台统计数据。

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［3］樊亚芳， 陈锴. 利用Excel和EndNote Web提高论文查收查引工作效率［J］. 图书馆杂志， 2013（1）：32-34.

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Construction and Consideration of the Optimization System of the Paper Index and Citation

The paper index and citation service of the library grows fast， but has some problems， such as the low efficiention， the obvious repeated work， and lacking the deepening and sustainable development. The optimization system of the paper index and citation service which is combined with the practice of Beijing University of Posts and Telecommunications Library， includes the Web on-line service system， the software embedded in all kinds of functions， the prefect retrieval strategy， the ecosphere merged into the institutional repository， the comprehensive and diversified business， and the discipline evaluation combined with the discipline service development. However， at the same time， the optimization system should pay attention to three aspects： the optimization system should be people-oriented， the paper index and citation which is supported by the institutional repository needs to be further perfected ， and the deepening service is the future development trend.

University library； Paper index and citation； Optimization system； Disciplinary evaluation

G252.7

B

侯瑞芳 女，1979年生，硕士，现工作于北京邮电大学图书馆，馆员。

陈嘉勇 男，1987年生，硕士，现工作于北京邮电大学图书馆，馆员。

周 婕 女，1974年生，北京邮电大学图书馆信息咨询部主任，副研究馆员。

2014-12-01 ］