试论权变管理理论在医院档案管理中的应用

俞雯

摘 要：医院档案是一种特殊的资源，是医院医疗技术和管理方法的总结和沉淀，对医院的发展起着重要的促进作用。因此，档案管理人员要运用科学的管理理论加强档案的管理，保证档案的完整性，充分发挥档案的作用。本文主要分析了权变管理理论在医院档案管理中运用的必要性，同时阐述了其在医院档案管理中的应用。

关键词：权变管理理论；医院档案管理；应用

1 权变管理理论概述和档案管理理论概述

1.1 权变管理理论概述

权变管理理论以组织的环境变量和管理变量的关系为研究对象，重在强调管理活动应根据环境条件的变化而采取相应的管理方式。一方面，权变管理理论以系统观为基础，即要从开放的系统中认识管理活动；另一方面，由于组织所处环境的复杂性，使得管理原则和方法不是固定的，要从具体的条件出发，选择必要的管理方法；第三，权变管理理论既不是一成不变也不是随机应变，而是要“取其中”，这是该理论的精华所在，但是想达到这种境界也是十分困难的。

1.2 档案管理理论概述

一方面是对档案管理工作的认识，即要把档案管理工作作为一种信息交换系统，要有效地开发和利用；另一方面，要掌握基本的档案管理方法，不仅要注重历史主义方法的运用而且要结合其他方法，满足人们对信息需求的多样性。

2 权变管理理论在医院档案管理中应用的必要性

2.1 医院档案管理的特殊性能够使权变管理理论发挥最大的作用

在医院的管理中，档案管理是重要的组成部分，它客观地记录了各个时期医院的医疗和管理记录，而且形式多样，有文字、音频、视频等，是重要的历史参考文献，有着极高的价值。因此，要充分利用医院的档案，提升医院的医疗和管理水平。而一般来说，医院的档案与外界的信息有着密切的联系，它不仅受制于外界信息的变化，而且与外界不断地交换信息。因此，档案管理工作必然要与医院系统的信息保持一致，这样才能充分发挥档案的功能。这正好符合权变管理中的因地制宜，能够推动权变管理理论发挥较大的作用。

2.2 运用权变管理理论能够较好地解决档案管理中存在的问题

传统的医院以业务中心工作，如何提高医疗和管理水平是医院管理的重点，而作为辅助工作的档案管理一直处于工作的边缘地位，且不在考核评审的范围内。今年来，随着医改的不断深入，档案管理逐渐成为医院管理的重要部分，引起了管理者的重视，但在管理中仍存在着以下问题：一方面，档案管理缺乏系统性。一些医院虽然都制定档案管理制度，并且规定了管理人员的职责，但这些制度和责任制并不完善，档案的集中程度不高，归档的文件也不规范，同时也缺乏必要的考核和监督，阻碍了档案管理工作的发展。另外，档案管理人员的职业素质较低，不能认识到档案在医院发展中的重要作用，单纯地为管理而管理，阻碍了档案的收集整理工作，使得一些重大历史事件的资料未能归档，失去了其参考价值，很可能对医院的发展造成难以估量的影响。另一方面，档案管理水平较低。大多医院没有健全的档案管理制度，档案管理显得无足轻重，发展极为缓慢，没有与医院的医疗事业同步。在医院的规划中，只对医院的规模、设备、人员等作出了详细的规划，而忽视了档案管理的发展，阻碍了其管理水平的提高，不利于医院的长远发展。

2.3 权变管理理论有利于优秀医院文化的建设

医院文化蕴含了医院的办院理念，是医院精神的具体展现。档案是医院文化的载体，是医院几代人努力的成果，对医院文化的传承有着重要的作用。只有做好档案管理工作才能培育出优秀的医院文化，才能保证医院文化的传承。权变管理理论符合了医院文化系统性的要求，在整理和归纳中丰富了文化的种类，有利于医院文化的发展。

3 权变管理理论在医院档案管理中的应用

3.1 在医院档案管理观念中的应用

正确的观念能够指导人们正确的开展行动，如果观念陈旧则阻碍事物的发展。权变管理理论要求档案管理的理念随着外部环境的变化而变化，要适应外部环境的要求，使档案管理与医院的发展趋势一致，这样才能推动医院的发展。受传统观念的影响，医院的管理中存在着重业务轻档案的思想，使得档案的价值无法受到重视。随着医改的深入，档案管理受到了人们的重视，档案管理也逐渐走向现代化，使医院档案更加贴近医院发展的实际。

3.2 在医院档案管理的组织结构中的应用

权变管理理论对档案管理的组织结构的影响较大，既要把档案管理看成是封闭的，又要把其看成是开放的。在长期的发展中，医院的档案部门偏重于资料的收集、整理、保存等工作。随着社会的发展，档案部门不仅要重视档案的建设，还要注重档案的借阅工作，以便档案不会被永久埋没。因此，档案室要重视借阅、咨询等外部工作。医院档案管理的实践证明，权变管理理论在医院档案管理的组织结构中是非常有价值的，它不仅能在整体上促进档案管理组织结构的优化，而且也能针对不对的组织分支采用不同的处理方法。

3.3 在医院档案管理的管理机制中的应用

医院档案管理系统要想正常运行就必须运用权变管理理论，根据档案管理所处的环境采取对应的管理机制，提高管理的活力。管理机制的运用有利于管理目标的实现，对管理中的每个因素都有重要的影响。随着市场经济的影响，医院的档案管理也要选择竞争机制，参与竞争，同时也要运用信仰机制，避免片面追求经济效益。

3.4 在医院档案管理中人员管理中的应用

对档案管理人员的管理是一个过程，要对人们进行选拔、录用、考核等，以充分调动管理人员的积极性。做好人员管理中也要运用权变管理理论，要针对不同的人员采取不同的管理方法。一是要根据权变管理理论制定不同的管理政策；二是要根据管理人员的层次进行管理；三是要运用权变管理理论进行人员的选拔、录用、奖惩工作。总之，在管理人员时要具体问题具体分析。

4 总结

权变管理理论的独特作用有利于医院档案的管理，它能够较为全面地促进医院檔案管理水平的提高，促进档案作用的发挥。因此，在医院的档案管理中，要根据实际情况，纠正传统档案管理的不足，以档案管理的内外部环境为依据，采取不同的管理方法和模式，使档案发挥应有的作用。

参考文献

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