新时期干部人事档案管理工作浅析

刘绮平

摘 要：干部人事档案是一种重要的信息资源，是人力资源管理工作中的重要组成部分，随着新时期的发展，对人事档案管理工作提出了新的要求。本文分析了做好新时期干部人事档案管理工作的必要性，提出了当前干部人事档案管理工作中存在的问题，并针对这些问题提出了有效的策略，为做好新时期干部人事档案管理工作提出参考意见。

关键词：新时期；干部；人事档案管理

做好干部人事档案管理工作具有非常重要的意义，但是在实际工作当中，企业普遍对干部人事档案管理工作没有引起足够的重视，管理制度也处在一个比较落后的水平，档案管理工作人员的专业素质普遍偏低，管理水平也比较低下，制约了人事管理工作的进行。

1.做好新时期干部人事档案管理工作的必要性

干部人事档案是一种重要的信息资源，干部人事档案管理是人力资源管理健康发展的需要，是人力资源管理的一部分。科学进行人事档案管理是衡量人力资源管理工作效益和管理能力的标尺。干部人事管理是对一个人的人生轨迹进行记录的一个重要过程，反映了一个人的学习成长经历以及生活工作经历，是一个人成长的历史凭证。干部人事档案管理是对干部的人事材料从收集、整体、保管的过程，一份完整、真实的干部人事档案不仅仅是一个人的生活学习经历的凭证，更是企业招工以及人事管理的重要依据，为了做好人力资源的开发以及管理工作，首先就是是做好干部人事档案管理工作。

2.当前干部人事档案管理工作存在的问题

2.1 对干部人事档案管理工作不够重视

很多单位对干部人事档案管理工作都不够重视，随着市场经济的发展，陈旧的档案管理理念已经不适应现在企业的人事档案管理，然而在实际生活中，很多的事业企业采用的依然是传统的人事档案管理，没有为了适应社会的发展对档案管理进行有力的改革，管理水平相对还是比较落后的。由于传统的档案管理模式的影响，人们并没有对人事档案管理工作引起足够的重视，认为人事档案管理工作就是简单的将档案进行管理，只要保证档案不丢失，不会泄密，能够应付外调以及查档。薄弱的人事档案管理意识很大程度上制约了干部人事档案管理工作的发展。

2.2 干部人事档案管理制度比较落后

人事制度不断改革，大学生越来越浮躁，人才的流动也越来越频繁，所以很多单位在人才招聘的过程中，将招聘手续不断简化，人事档案是具有終身性的，但是很多关键的材料并没有进行及时的补充和修正，给人才的流动造成了一定的阻碍。有很多单位的人才流动的过程中并没有及时将新形成的干部人事档案材料及时的补充到干部人事档案中，使得人事档案的材料散失了其完整性，使得人才流动的时候新的录用单位的档案审批工作非常不便。很多单位在收集人事档案材料的时候都是被动的完成的，很多员工的个人材料都不能及时的上交，一些年度考核表、履历表等的填写工作不到位，很多时候都是为了应付检查临时填的，保存过程也不重视，导致很多重要资料散失[1]。

2.3 干部人事档案管理工作人员的专业水平低

在很多企业当中，并没有设置专门的人事档案管理工作人员，我们不难发现，很多事业企业中，从事人事档案管理的人员并不都是专业的档案管理人员，他们很可能身兼数职，并且档案管理也不是他们的主要工作，因此，在档案管理工作上，管理人员投入的时间以及精力都比较少，严重影响了档案管理水平。由于专业知识的缺乏以及时间精力投入的不足使得他们对于人事档案的管理理念的认识都停留在表层，并没有深刻地认识，在管理的过程当中，大多使用传统的管理理念，将工作的重点都放在一些琐碎的事情上，使用着陈旧的管理手段，采用的都是原始的手工操作方式，使得工作效率低下，档案的完整与安全也得不到保障。人事档案管理人员的专业素质水平普遍偏低严重影响了干部人事档案管理的整体水平。

3.做好新时期干部人事档案管理工作的策略

3.1 提高对档案管理工作的重视度

档案管理工作是一项非常重要的工作，企业也应该让全体工作人员了解到这是一项重要的工作，提高员工对档案工作认识的重要性。为了提高员工对人事档案管理工作的重视度，可以成立专门的干部人事档案管理小组或者部门，由专门的工作人员对档案进行管理，并且要定期或者不定期对干部人事档案管理工作进行监督检查，将其提到工作日程中来，制定详细有效的档案管理工作计划，并且进行责任制工作，明确每一项工作的负责人，发现了问题要及时解决，使得档案管理工作可以顺利进行。

3.2 建立健全的干部人事档案管理制度

为了使干部人事档案管理工作可以顺利进行，并且保证较高呃档案管理水平，建立健全的干部人事档案管理制度是非常有必要的。对与档案材料要从收集、归档以及保存等进行统一的管理[2]。对于材料的收集工作要足够重视，由于干部制度的改革，员工入档的材料越来越多，收集材料的范围也在不断扩大，所以在收集材料的时候应该要认真整理，仔细的进行鉴别，对于需要归档的材料一定要收集齐全，不需要归档的材料要进行及时正确的处理，材料必须具有完整性，要有完整的手续，保证档案的权威性和真实性。对于档案的日常保管、利用等要制定严格的制度，要进行严格的登记，避免档案的丢失，杜绝档案的非法改动。

3.3 提高档案管理工作人员的管理水平

对员工的培训的提高人事档案管理水平的有效途径，也是事业企业长期发展的重要保证。所以公用事业企业必须加强对人事档案管理培训。对于刚招聘进来的档案管理员工要进行上岗前培训工作，在新员工的脑海里要注入档案管理工作的重要性，对档案材料的收集、鉴别以及整理、装订等技术都要进行仔细严格的培训，让所有员工都指导如何对档案进行管理。对于老员工也同样要进行培训，培训的内容可以是一些社会上档案管理新形势和新理念以及新技术，使企业的整体思想可以跟上时代的脚步。同时，对于培训的结果也要引起足够的重视，要对培训的内容对员工定期进行考核评价，让员工充分重视培训过程，不要把培训当作一个走形式的表现，才能真正促进员工管理水平和思想的进步，进而为企业的人事档案管理工作做出贡献。

3.4 推进管理工作的现代化进程

随着现代化进程的不断发展，信息化技术运用越来越广泛，信息化的档案管理方式，改变了以往档案存储的繁杂性，在计算机技术的支持下，能够快速对档案信息进行保存和分类，也能提高档案管理者的工作效益。干部人事档案管理是人力资源管理的重要的部分，与员工的生活经历以及工作经历等都息息相关，它将单位的相关人员的活动精确的记载下来，确保了档案的安全性及有效性[3]。由于纸制的档案经历长时间容易发生氧化，纸张容易变黄，字迹不清晰，而信息化的管理方式能够利用电子信息将档案永久保存，大大节约了保存档案的空间。实施信息化管理方式是干部人事档案管理必要的途径，也是做好人事档案管理工作的有效措施。

4.结语

为了做好新时期的干部人事档案管理工作首先要提高对档案管理工作的重视度，同时建立健全的干部人事档案管理制度，对档案管理人员进行培训，提高档案管理工作人员的管理水平，充分利用信息化技术，对干部人事档案管理做好信息化管理，提高人事档案管理的整体水平。

参考文献

[1]彭芬辉.关于干部人事档案材料整理工作的思考[J].湖南社会科学.2013，56（03）：103-105.

[2]邢金荣.王国华.李娜等.高校干部人事档案达标考核中的问题与策略[J].兰台世界，2014，25（02）：54-56.

[3]蔡琳.对强化高校干部人事档案管理工作的几点思考[J].赣南师范学院学报，2014，63（25）：85-87.