民政档案管理要点和方法分析

卢瑾

摘 要：民政部门的管理工作和该部门的性质有很大的关系，很多管理工作的开展都是为了实现广大人民的利益，随着时间的不断推移，民政部的档案越来越多，这就对其管理工作提出了更高的要求。

关键词：民政档案管理；要点；方法

1.民政档案管理的要点

1.1 有序开展基础性工作

民政档案工作一直伴随着民政部门的发展而发展，从民政部门设立开始，民政档案就记载了很多方面的内容，文书和专业是其中最主要的内容，除此之外，声像、实物和电子都是档案保存的重要形式，这些档案能够为政府部门的工作提供丰富的资料，在这种资料的基础上，民政部门的发展会有更充足的动力。民政部门的工作涉及的范围越来越广，而且工作内容的形式都存在很大的差异，所以档案工作人员在处理信息方面的难度也提高了，完成这种基础性的工作需要在多方面加以注意，比如说资料的真实性，而且工作人员在收集的过程中还要准确地记录，这样才能保证档案的资料能够有很强的还原性，管理档案的基础性工作包括很多环节，其中资料的收集只是初级的步骤，完成资料的收集后还要做好归档工作，这就需要工作人员要仔细研究收集而来的资料，根据一定的标准进行分类，选择有保存价值的资料进行归档，这样才能使档案整理工作能够发挥应有的作用。档案的完整性也需要注意，内容的完整性只是其中一个方面，资料形式的多样性也是保证档案完整性的重要内容，电子声像资料的保存和普通的文档资料的保存有很大的差异，因此在接收的时候要多加注意。

1.2 相关的管理制度要不断完善

档案工作的顺利进行需要相关的制度来保障，民政部门很多方面的工作在不断更新，其中档案管理工作也在不断完善，制度的建设和完善需要加强学习，我国档案部门在具体的规定上有很多值得学习的地方，而且制度的完善离不开上级的监督。在建立档案管理制度时要注意多个角度地规定相关的内容，比如说保密制度和归档制度就要作为不同层次的制度来学习，民政部门的档案管理制度虽然建立已久，但是并没有得到很好地实施，很多档案工作者并没有按照规则来完成工作任务，这种现状影响了档案本身的科学性，因此管理人员可以把绩效考核制纳入到民政考核中去，这样才会使已建立的制度发挥更大的效果。

1.3 提高数字化管理水平

民政部门的工作方式在不断更新，这主要是受到现代化科学技术的影响，档案管理工作作为民政工作中的重要内容也发生了很大的变化，这些变化体现在档案管理工作的很多环节，比如说在收集信息方面，收集的手段更加先进，在保存档案这个环节，也增加了电子版。数字化的档案管理能够将不同地区的民政部门的档案管理工作纳入到一个体系中去，这主要是借助互联网的作用，而且数字化的档案管理将会提高部门的工作效率。虽然数字化的档案管理在很多方面发生了改变，但是这项工作的服务宗旨并没有变，服务大众仍然得到充分的体现，比如说系统化的资料可以方便群众网上查阅，网络技术可以为资料的公开化提供支持。网络上储存资料有很多优势，其中储存量就是一个重要的方面，但是在进行数字化管理的同时也不能完全放弃原有的管理方式，纸质保存对于一些高价值的文献来说是很必要的，因为数字化管理存在很大的风险，一旦在技术上出现问题，文献的安全性就会受到严重的威胁，因此做好电子保存的同时，对于一些重要性更高的资料也要保存一份手工文档，这样才能使现代化的档案管理能够有更好的保障。

1.4 在多方面加大投入

档案管理工作的完善需要适当的投入，传统的人工式管理已经很难满足现代化的需求，档案不同于其他的物质，它的完好无损和长时间的保存都相关的设施提出了更高的要求，档案关系到部门的机密要件，因此防盗工作要做好，民政部门要做好相关的安全工作，档案的安全工作包括很多方面，档案很容易受到火、水和潮气的影响，这就对档案所在的环境要有这方面的功能，保存的设备也要有这方面的性能，这些都对档案管理的硬件设施提出了更高的要求。档案管理工作主要靠相关的工作人员来实施，因此民政部门要选择优秀的人才来胜任这个岗位的工作，同时也要提供更多学习的机会，这样档案的管理工作才会发挥更大的作用。

2.民政档案管理的方法分析

2.1 管理机制的完善需要改变原有观念

转变民政部门档案管理工作的观念是时代的要求，档案管理工作不只是为了方便查阅资料而设立的，它的工作职能会随着民政部门的变化而变化，档案管理工作机制的完善能够使其发挥更大的作用，民政部门的领导在做决策时要充分考虑到本部门的档案工作。在新的形势下，数字化的档案管理使网上查询资料成为可能，因此档案工作人员也要转变借阅式的资料利用模式。民政部门开展的各项工作主要是为了服务广大群众，因此档案管理人员也要树立服务的意识，在工作方法方面做出相应的调整，这样才能使管理的内容更好地为整个民政部门服务。

2.2 提高管理队伍的知识水平

档案管理队伍的整体素质对部门的工作效率有很大的影响，档案工作比较繁琐，需要经过很多环节才能完成，在所有的信息中发现有价值的内容需要工作人员要有较强的专业知识，这样才能使档案资料更好地为领导层的决策服务。保证档案管理人员的整体素质需要在引进人才的环节加以注意，而且在工作中很容易遇到新的问题，这些问题是很难运用已有的知识来解决的，档案工作的不断更新也对管理人员的素质提出了更高的要求，因此民政部门要做好培训工作，在工作期间外出学习可以把先进的管理理念和方式快速地运用到工作实际中去，同时在新型理念的刺激下，管理人员会主动总结自己的工作經验，从而有利于发现管理问题和改善管理现状。

2.3 加强信息化程度

档案工作的完善需要利用信息化的发展趋势，而信息化水平的提高有利于民政部门提高服务质量，档案部门要利用信息技术建立档案信息系统，这对于广大群众和部门工作都有很大的影响，社会群众能够更方便获取相关的信息，而且能够及时了解这些信息，对于档案部门来说也是一个很大的进步，工作人员可以通过系统化的信息提高工作效率。对档案进行数字化管理能够改变文书档案的保存形式，将一些资料录入电子系统可以实现管理的一体化，这为今后资料的查阅提供了很大的便利。

2.4 加强法制建设

档案工作的开展要按照国家规定的法律进行，这就对工作人员的法律意识提出了更高的要求，档案管理工作的重要性也要求这些工作要加强法制建设，比如说档案的相关工作人员对于机密性的文件要做好保密工作，他们要认识到哪些类型的档案是受法律保护的，因此整个档案管理部门要组织所有的工作人员学习相关的法律法规，这样才能使工作人员的行为符合法律的要求，工作人员在做决策的时候不能随意进行，而是要依法进行。法制建设工作需要长期开展，而且还要多部门的配合，这样才能使法制建设工作发挥更大的作用。档案部门在开展相关法制工作的时候要遵循一定的原则，这样才能保证工作人员工作的合法性，同时这也是他们法制素质的重要体现。

3.结语

民政事业的发展离不开档案管理工作，因此在开展档案工作过程中要重视管理方法的作用，在保证资料真实性的前提下还要不断创新，这样才能使档案管理工作能够满足时代发展的要求。

参考文献

[1]刘芳.社会组织档案管理工作存在的问题及对策[J].中国社会组织，2014（12）

[2]李建东.加强社会保障档案管理工作之浅见[J].黑龙江档案，2014（03）