关于实现档案信息资源共享相关问题的探讨

鲍庆芳

摘 要：在当前信息化环境下，为了能够更好的加强档案信息的交流和沟通，进一步提高档案信息的处理能力和效率，提高档案信息数据的利用率和准确性，则需要加快推动档案信息资源共享的实现。通过档案资源信息的共享，可以有效的提高档案信息资源开发和利用，确保档案利用率的提升。文中从档案信息资源共享的必要性入手，对档案信息资源共享的实现条件进行了分析，并进一步对档案信息资源共享的实现途径进行了具体的阐述。

关键词：档案信息资源；资源共享；必要性；实现条件；途径

在社会实践活动过程中，人们对其进行真实的记录，而这些记录的材料在流传和发展过程中，并经过后期人们的挑选、归纳和总结，从而形成一部历史性的材料，即是我们通常所说的档案。档案信息涉及方方面面，其属性也较多，不仅有信息属性，政治性属性，历史再现性属于，还包括社会性属性，而在这些属性中，历史再现性作为其本质属性，即档案可以对历史原貌进行恢复。在当前信息化环境下，在计算机技术和网络技术快速发展的新形势下，档案资源在使用上更具有娄灵活性和便利性，能够准确、快速的进行档案信息的检索，为档案信息资源共享模式的实现奠定了良好的基础。

1 档案信息资源共享的必要性

（一）提高档案的规范化管理

通过将档案信息资源管理系统与办公自动化系统进行联网，可以确保档案分类标准的一致性，而且能够有效的帮助立卷人员准确对档案进行分类，可以随时在数据库内对案卷进行调整，避免了退卷返工问题的发生，有效的保证了案卷的整理质量，提高了档案管理的规范化水平。

（二）提高档案利用率

档案管理工作包括的内容较多，涉及诸多个固定的工作环节，而档案信息资源共享实现后，可以利用现代化的办公设备及计算机来实现对档案进行准确的管理，提高管理的现代化和自动化水平，有效的提高档案的利用率，为档案使用者提供诸多的便利条件。

2 档案信息资源共享的实现条件

（一）客观条件

（1）档案信息资源的共享的实现，需要确保具有充足的档案信息量，所以需要加快推进档案馆及档案室建设，这样可以有效的增加档案的数量，而且大量有价值的档案也能够有效的保存下来，更好的社会和经济的发展提供优质、高效的服务。

（2）档案信息资源共享的实现，还需要依赖于先进的技术设备，这样不仅能够有效的提高档案信息的保管水平，而且能够为人们的查阅带来较大的便利性。在当前新形势下，国家需要加大对数字化档案馆的投入力度，充分利用先进的网络技术来加快推动信息资源共享的实现。数字化档案馆具有虚拟网络的特点，属于一个大型的管理系统，利用先进的技术实现对档案信息资源的储存和传递，确保人们能够及时、准确的实现对档案信息资源的查阅，对档案管理现代化及档案信息资源共享的实现奠定了良好的基础。

（二）主观需要

在当前信息化环境下，人们对信息的需求量不断增加，对档案信息资源的重要性也有了深入的认识，而且在实际生活中，人们已经济将档案信息资源开始在工作和学习中进行广泛的应用，并将其作为一种重要的凭证和参考依据，而且现代化技术、信息化技术和数字化技术也不断的在档案管理中进行应用，这使档案使用者在利用档案时不再受制于时间和空间的人民性事情，加快推进档案信息资源管理现代化的发展步伐。

3 档案信息资源共享实现的途径

（一）加快档案信息资源共享的法规建设

档案信息资源共享是一项庞大的社会系统工程，对这类牵涉面广、影响因素众多的系统工程，法制先行是十分重要的前提条件。创造一个良好的法制环境，是实现资源共享的重要保障。修订、完善现有的《档案法》的相关条款；制订档案信息资源共享法规。档案信息资源共享法规内容应包括以下几个部分：一是关于档案信息资源共享的方针、任务、标准、经费渠道与保障措施；二是关于国家档案信息资源整体布局，包括目标、总体要求、原则、组织方式、协调工作领导机构的性质、职能、组织形式、经费等；三是关于全国计算机档案检索系统的建设，包括各类档案数据库建设的布局与管理、服务与利用、联机检索网络布局与原则等。

（二）大力加强档案资源建设

档案资源建设是档案资源实现社会共享的基础。加快档案资源建设，首先要“广开货源”，即加大档案收集工作的力度，扩大征集档案的范围，既要内容全面，又要注意特色，既要注意当前需要，又要兼顾长远利用，保证档案资源充足、有效、高质。其次，必须根据社会信息化的发展趋向及其要求，加强档案资源建设宏观规划与协调；同时，还应加强档案资源建设的理论研究，确立馆藏档案资源的结构原则与模式，不断丰富馆藏，提高文化品位，使馆藏档案资源具有浓郁的文化气息。

（三）建立与各信息系统互联的综合档案信息系统

在现有的档案管理系统上完善其功能，建立与其他各部门之间互联的档案信息网络，逐步实现档案管理系统与其它应用系统的集成应用和数据交换，与各信息系统电子文件的一体化控制、管理，實现文件、档案全过程的动态管理。通过档案信息与产品设计、生产、管理等各种知识、信息的网络连接，使档案信息管理参与到电子文件的全程管理，做到信息的动态交流、沟通，成为企业各种信息的集成。同时，档案室与各专业部门建立合作、沟通的网络渠道，也可以使专业技术人员参与到档案信息的管理、利用中，增强档案信息开发利用的技术含量。既保证档案信息收集全面、及时，又使档案信息的提供利用有针对性、时效性，便于档案信息的网络管理、提供利用。

（四）建立健全产品档案信息数据库

依托PDS而建立的档案信息资源管理系统，应不断丰富健全完整、准确、系统和可扩展的档案信息资源数据库。从用户需求出发，以优质服务为宗旨，建立各种级别的档案资源数据库：建立全面的各类产品档案信息的目录级数据库：通过与各信息系统的数据转换逐步建立产品数据齐全、规范的全文档案信息数据库；根据科研生产设计发展的需要，建立多媒体数据库，提供照片、声像等多种形式的丰富的档案信息服务；重点是产品专题数据库的建设，结合用户对信息的要求，利用网络平台进行信息的采集、鉴别、研究和编纂等。

（五）建立智能化个性化检索系统

为了能够更好的档案使用者提供便利条件，则可以根据用户的需求来建立导航系统和信息交流平台，确保网上信息能够与用户的需求实现智能化的匹配，开展具有个性化的主动推送服务。而且为了能够实现超大规模的数据资源的共享，则需要提供异构数据跨库检索的搜索引擎。实现多元化和多检索点的组配检索，不仅实现超文本检索，而且所提供的信息也更具多样化。

4 结束语

在档案信息资源共享实现的过程中，还要做好档案监控权的行使，在行使档案监控权过程中，需要把握好一个度，避免档案监控权太弱而导致的档案信息资源的流失，使国家、企业和个人利益受到不必要的损害，而档案监控权太强时，还会对档案的利用带来不利的影响，不利于国家、集体和个人各项活动的顺利进行，会对社会的正常发展带来较大的影响。所以在档案共享过程中需要处理好监控问题，最大限度的实现对档案信息资源的有效整合，确保档案信息资源能够实现有效的利用，使档案信息资源能够更好的为社会和经济提供优质、高效的服务。

参考文献

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