数字化背景下的企业会计档案管理研究

杨明青

摘 要：会计档案管理工作作为企业财务工作中重要的一部分，越来越受到相关管理人员的重视。随着计算机应用技术与多媒体技术等高科技的发展，为企业会计档案管理的数字化资源形成、流传、保存与管理提供了便捷。本文以我国企业会计档案管理的现状及存在的问题为出发点，研究了数字化背景下企业会计档案的现代化管理方式。

关键词：数字化；会计档案；管理

随着社会计算机技术与多媒体网络科技的飞速发展，企业会计档案管理受到了极大的影响。作为企业管理与经营的重要组成部分，理应顺应数字化管理的潮流，实现企业会计档案管理的数字化。随着信息技术的发展，应用数字化技术、数字化制度及数字化管理，实现会计档案的数字化管理，是会计档案自身发展的需要，为解决会计档案部分纸质化的现状提供了捷径，不仅可以有效提高会计档案工作效率，还可以提高工作质量，带动会计行业的发展。

1 我国企业会计档案管理的现状及存在的问题

1.1 我国企业会计档案管理的现状

根据周书群编写的《会计档案学》对会计档案的定义，会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查考的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料，还包括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。

一般企业会计档案管理管理的过程都是遵循获取原始凭据-凭证记账-登记账簿-形成报表-整理归档这样的操作流程，随着计算机网络技术的发展，电算化会计档案管理应运而生，其中记账凭证，账簿和报表的形成都基于财务电算化的运用而实现了数字化，帐证表均可以在财务软件中导出 excel表格，并可以进行不同条件的查询。而原始凭证和档案管理这两部分还未实现电算化，会计原始凭证仍然以纸质化的形式粘附在记账凭证后，会计档案的保管还更多的以纸质文件资料的形式大量的存在于档案资料室中，会计信息资源受制于纸质化的载体而不能完全共享。这些环节的滞后直接影响着会计档案管理工作的信息化进程。

为保障会计原始凭证的合法性、真实性、完整性及准确性，采用纸质的形式是最好的方法，纸质的会计原始凭证具有不易被修改、稳定性高等优点，但纸质化的原始会计凭证给企业会计档案管理带来诸多不便，时间久了，纸质的会计原始凭证易受外界因素的影响损坏，不能与记账凭证的电子化进行结合，为查询带来不便，纸质的原始凭证成本大，形式不规范，纸质原始凭证与信息化不相容，无法满足电子商务的需要。

大多数企业会计档案管理仍采用传统的管理模式，将企业主要的经济活动中的会计凭证、账簿及其他财务信息交给档案管理人员进行档案的信息归档与保存，在日常的管理中，重要采用人工手段进行会计档案资料的借阅、查询、保存和销毁等。没有形成会计档案管理数据库，需要管理人员先进行电脑数据查询后再进行会计原始凭证及相关资料信息的查找，耗时耗力，给会计档案管理工作带来诸多困难。并且，大多数会计档案资料堆积在档案资料室，不仅占用了较大的空间，还增加了企业对会计档案的管理成本，这种传统的会计档案管理方式不能适应时代信息化管理的步伐，为企业会计档案管理带来不便。

会计原始凭证的纸质化管理方式，不能够与会计电算化数据同时实现共享查询，阻碍了会计档案信息共享，依赖于经营实体属地化的财务管理体系限制了会计档案的空间转移，异地调取会计资料很不方便；最后，会计资料的保密性使得电算化会计档案利用制度中或多或

少地存在过分强调保密，会计档案的凭证和参考作用难以得到最大限度的发挥。

1.2 企业会计档案管理中存在的问题

软硬件的欠缺阻碍了企业会计档案数字化管理进程，会计软件的设计参差不齐，大多数缺乏数据库加密措施，为会计档案的安全问题埋下隐患，特别是一些商业软件的存在为用户提供修改以前年度帐目等功能的舞弊行为。另外，目前会计的电算化软件，缺乏记帐凭证附件资料的存储管理功能，使电脑核算数据与原始凭证附件资料是分离的，真正的原始会计附件资料的电子文档不能与记帐凭证一起保存，极易造成原件的丢失、毁坏和求证正本资料的不便。最后，在会计档案管理的硬件方面，会计档案管理数字化需要信息采集设备、信息存储设备、信息利用设备等硬件设备在大部分企业中得不到及时的满足，而且，会计档案管理档案信息系统和网络建设形式缺乏规范性，不能适应档案信息资源共享的要求。

在实现企业会计档案数字化管理的同时，我们不得不考虑其信息的安全问题。用户如果没有选择好适当的防火墙及软硬件，极易导致服务器系统的瘫痪，造成会计档案相关数据的丢失或损坏。另外，档案管理信息系统在实际的应用操作中也容易导致数据混乱与丢失、泄露或被盗窃等现象的发生，保护会计档案的安全是实现企业会计档案数字化管理进程中特别值得关注的一个问题。

目前，在企业会计档案的基础管理上也存在較多问题。由于会计档案信息的冗杂性，导致会计档案在整理时，常常会出现类别不清、更新不及时、数据资料寻找困难、资源利用率低下等问题。建立相关档案管理制度，促使企业会计档案规范化、系统化，是企业在会计档案管理中需要考虑的问题。

2 数字化背景下企业会计档案的现代化管理方式

2.1 完善数字化背景下会计档案管理制度

数字化背景下，企业会计档案管理面对的都是计算机技术、存储技术及扫描技术等形成的数字化的档案信息，这些信息以数字、文字、图像等不同形式的资料被企业所保存，要顺利解决好它们的收集、保存、检索、阅读、共享利用等，必须完善数字化背景下的企业会计档案管理制度，使企业会计档案的各方面工作有条不紊的进行。企业领导加大会计档案管理投资，建立独立的、安全的、完整的企业会计档案管理体系，对不同的会计档案资料进行信息化分类管理，节约相关工作人员查询历史文件的时间，减少会计档案工作人员的工作量。

数字化背景下，企业会计档案存档的文件有很多类型，加强会计档案管理的安全性是企业相关负责人必须考虑的一大问题。完善会计档案管理制度，要求相关工作人员在进行会计档案文件存档时明确存档的范围，使文件在存档时的目的性更强，更好地指导文档的分类，避免由于工作人员的原因造成会计档案文件的丢失。另外，严格控制计算机背景下的会计档案管理环境，为保证会计档案管理资料的安全性，必须对储存介质做好相关的保护工作。最好派专人对相关文档进行管理，责任到人，有效防止文档的丢失与破坏。还需要定期对计算机网络进行维护，防止病毒及黑客的侵害。对于保密性高的会计档案相关数据可以通过生成加密数据光盘的形式保障会计档案资料的保密性、安全性以及独立性，降低数据管理成本；通过灵活多样的数据查询，不仅提供常用的核算数据查询，还同时提供案卷信息与电子核算数据间的关联穿透查询，从而保障财务系统中的各种信息都能在档案。

2.2 完善数字化背景下企业会计档案管理的软硬件设施

软硬件设施水平是制约企业会计档案数字化管理的客观因素，在思想上，企业相关领导人应增强企业会计档案数字化管理意识，在会计档案管理的软硬件设施上加大投资，培养企业会计档案管理的数字化人才，大幅提高会计档案管理的工作效率，为企业会计档案管理的数字化打下良好基础。

数字化背景下，智能化财务管理软件的出现大大提高了会计从业人员的工作效率，使会计从業人员由以往的核算人员转向管理人员，实现了纸质原始数据的数字化处理与流转，进一步形成数字化的存储文件，相比以往，更加便于管理。基于财务管理软件形成的会计档案管理模块功能，如同总账管理、报表管理、资产管理等模块一样的数据库系统，给工作人员信息录入、历史数据查阅等日常工作带来便捷。作为财务管理软件的载体，必须加强企业硬件设施建设，引进高质量的计算机，提高会计档案工作人员的工作效率。培养适应现代计算机软件及网络发展的财务管理人员是实现企业会计档案数字化管理的必要条件。企业财务部门应注意引进具有数字化学历背景的专业人员，改变财务部门工作人员专业结构单一的现状；加强企业会计档案管理人员的培训工作，加强其在计算机技术、网络技术、数字化技术及新设备方面的继续教育工作，提高会计档案管理人员运用信息技术的技能。还可以通过建立相关的会计档案管理人员评价制度，鼓励大家对新技术新设备的学习，进而提高整个财务部门的工作效率与工作质量。

2.3 应用现代管理各种途径，实现会计档案管理中原始凭证的数字化

对会计原始凭证进行数字化收集与处理，以便让整个会计档案管理工作处以一种数字化的管理之下。可以通过会计信息系统内外部集成途径、会计原始单据网上报销系统、开发和利用网络财务软件等实现会计原始凭证的数字化收集与处理。另外，还可以通过打造企业、个体、银行和国家结算中心一体化的网络环境，并使其达成一致意见，统一采用银行卡、电子支票，等电子货币凭证，所有交易都以此凭证进行，所获的证明也是以银行出具的电子流为准，从而彻底告别纸质资金交易的时代。

2.4 数字化背景下，实现会计档案的共享管理

随着数字化技术在企业会计档案管理中的应用与财务共享模式的建立，会计档案数字化管理也应顺应数字化共享模式的潮流，实现会计档案信息资源的共享。企业想要实现会计档案管理资源的共享，不仅要借助于网络化的平台，还需要引进先进的资源共享技术和加强企业内部各方面工作的管理。

实行会计档案管理制度的标准化是会计档案资源共享服务模式建立的基础。建立集中管理模式，将服务端与客户端分离，通过服务端向客户端提供服务，达到资源共享的目的。注重会计档案形成过程的风险控制与流程管理，对会计档案管理进行实时跟踪，关注会计档案在形成中的风险控制和共享服务的外部风险控制。通过建立IT 平台，将制度固化在统一的数据库中，包括流程等方面的制度都在信息系统中进行统一规定，不能随意修改，从而保障共享的有效贯彻与落实，将会计档案共享服务中心的整体能力和效率进一步提升。

参考文献

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