关于医疗卫生事业单位干部人事档案建设的建议

石慧　石宇

摘要：从医疗卫生事业单位干部人事档案整理过程中存在的部分介质材料及存储、查阅方式方法等方面提出的部分意见和建议。

关键词：人事档案；存储介质；解决思路；建议

干部人事档案是组织、人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用等工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文字材料，并按照有关规定进行整理后组合起来的个人档案，是历史地、全面地考察理解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

2014年我单位人事科接到主管单位通知需按照中央组织部印发的《干部人事档案材料收集归档》（中组发（2009）12号）文件要求进行干部人事档案集中整理工作。

现有人事档案自上次整理已近5年之久，部分医卫人员职称材料、年度考核、学历材料、工资材料等均已更新，此次整理本着“真实、完整、条理、精炼、实用”原则在原档案基础上对档案内容进行补充整理。此次整理的目的是为了进一步提高干部人事档案的质量，保证干部信息真实准确，充分发挥干部人事档案对领导班子和干部队伍建设的基础保障作用，为后继干部选举营造风清气正的选人用人环境。

1 在干部人事档案整理的过程中主要存在以下问题

1.1档案材料用纸规格参差不齐 1991年，我国《干部档案工作条例》出台，其中第26条规定“干部档案材料，须统一使用16开规格的办公用纸”。据此，同年出台的《干部档案整理工作细则》对干部人事档案“技术加工”及装具在目标、要求、方法等方面做了相应阐述，此后出台的各级各类干部人事档案的文件，开展的达标、审核活动等，凡涉及用纸规格及案卷整理，都严格遵从这一主旨要求，并一直延续至今。

1999年底，国家质量技术监督局下发《国家行政机关公文格式》，要求国家行政机关公文自2001年1月1日开始实用国际通用型A4纸，其他机关公文参照执行。《国家行政机关公文处理办法》也要求“公文用纸幅面规格可采用16开型（长260毫米（mm），宽184毫米（mm）），也可采用国际标准A4型（长297mm，宽210mm）。

由此，干部人事档案用纸规格规定与国家公文用纸标准及人们的用纸习惯之间的冲突不可避免，导致档案材料在装订和查阅上具有一定影响。

1.2医疗卫生事业单位干部人事档案材料的补充更新有时滞 医疗卫生事业单位由于其特殊性，在档案管理的过程中缺乏有效的监督更新管理，导致干部档案材料的内容补充不及时，不完整。干部人事档案材料的搜集整理，依据一定的原则和方法，将收集起来的档案材料以个人为单位，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订，使之形成系统化和条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充，主要方法包括：①集中时间、集中人力、集中地点的整理；②日常工作整理。

因此，在领导的重视程度及缺乏相关档案管理专职人员的情况下，相关材料的更新速率、效果等方面具有一定的时滞性。

1.3卷宗内笔迹、墨迹受存卷环境影响有不同程度的损坏 干部人事档案存档环境如：温度、湿度、光照和有害气体等条件因素会使纸张发生氧化反应，降低纸张强度，缩短纸张寿命，同时字迹会发生扩散，洇化等现象。同时，灰尘和外力会使纸张发生粘结，给纸张带来霉菌等。因此，干部人事档案对存档环境要求较高。

1.4集中整理过程消耗的人力、物力较大 以我单位为例，我单位存档主管单位在职人员干部档案共935份（不含处级及以上干部），离退休人员档案共564份。从前期的一审对短缺材料的认定，到中期二审的材料搜集、鉴定、整理分类，到后期编目、排序、装订、上架，共计耗时近一年左右时间，集中动用人力约30人次，加班加点。在整理过程中耗用编目、装裱A4纸约3箱（10本/箱、500张/本）。部分干部、群众对档案整理工作不了解、不支持，需要提供的相关材料补充不够及时，给档案完整性整理造成严重时滞，部分人员在档案目录已打印装订的情况下再补充材料，需要重新组织人力、物力进行排版、修改目录、重新装订，不仅拖沓时间而且还造成很大的资源浪费。所以，整个整理过程在人员统筹和材料使用上消耗资源较大。

2 解决思路

2.1规范干部人事档案用纸标准 目前，原有档案内形成的部分1988年、1999年干部履历表、《招工审批表》、年度考核材料、工资材料及学历材料等为16开型规格，其他材料如：2000年后形成的干履表、学历材料等为A4标准纸。建议相关部门应制定干部档案用纸标准规定，统一规格，方便更好的保存利用。

2.2建议专人专管，及时收集和补充档案材料 除人事部门设置专职档案管理人员外，各级科室也应在人员配置上设置临时档案管理员参与本科室人员档案材料的管理，与主管单位档案员对接，做到专人专管。要求干部人事档案工作人员应熟悉党和国家的干部人事制度，熟悉干部人事管理工作的方针、政策。如调配、任免、录用聘用、考核考察、政策、奖惩、工资、教育培训等工作情况，了解有关方针政策，并能用以指导工作，保证干部人事档案管理工作有明确的指导思想和正确的方向。积极改进材料搜集方法，主动与被动相结合，确保材料内容搜集的及时性、准确性。

2.3遵守新《干部档案工作条例》第27条规定：“根据安全保密、便于查找的原则要求，对干部人事档案应严密、科学地保管”。干部人事档案的存储保管应具备必须的物质条件，①坚固、可靠，符合标准的库房；②铁质档案柜（架）；③符合规定要求的档案卷皮（夹）；④应当具备的保护性措施，如，空调、去湿机、温度记录仪、湿度记录仪、吸尘器、报警装置、防火装置、排风扇、钢窗等。要经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施。（要求：温度14℃～24℃，相对湿度45～65%）。

2.4提高干部群众对人事档案重要性的认识 干部人事档案是按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容，是一种专门档案。是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

因此，加快干部档案信息化建设，逐步实现干部档案电子化管理，是干部档案整体工作走向制度化、规范化、科学化的必然途径。但目前在医疗系统内部要实现干部档案信息电子化管理还存在一定难度。如何实现干部人事档案电子化信息管理，使之更好地为干部选拔任用工作服务，已成为当前干部档案管理的一个新的课题。

参考文献：

[1]汪小琴.削足适履，本末倒置-干部人事档案用纸规格、案卷整理“一刀切”弊端之分析[J].山东档案，2010，15（4）. 编辑/冯焱