浅谈如何做好海外项目合同管理工作

曹维佳

摘 要：高效的合同管理是出口项目执行的重要手段，要想实现这一目标就要探究管高效管理合同的方法，本文在此基础上分析了目前存在的问题，并探讨了解决问题的办法和策略。

关键词：海外项目；合同管理；队伍建设

自上世纪70年代以来公司通过自身的不断发展，海外出口业务不断扩张，产品现已出口30多个国家和地区。出口产品几乎所有轨道车辆产品。作为对项目支持的重要部分，公司对每个项目都配备了相应的合同管理团队。这些团队的建立，为做好现有项目和市场、以及不断拓展海外的业务都发挥着重要的作用。

作为公司海外业务团队中的一员，我已经从事海外业务工作6年并先后参与过多个项目投标、项目执行等工作。本文拟就如何做好海外项目合同管理的工作，发挥海外项目合同管理的职能与作用，目前海外项目合同管理上存在的问题以及改进的建议，谈谈个人的看法。

一、如何做好海外项目合同管理工作

海外项目合同管理团队是公司直接面对业主的第一阵营，其职能和作用发挥的好坏，直接影响着公司的信誉和市场。做好合同的管理工作，也为公司项目的顺利执行提供有力的支持和保障。如何做好海外项目的合同管理工作，发挥其职能与作用，本人认为重点要做好以下几个方面的工作。

1.做好合同分解、风险识别工作。合同分解、风险识别是合同管理主要的工作之一。合同管理要站在一定的高度上从项目的整体计划等方面进行理解。只有这样才不会忽视项目的整体进展和最终目标。

然后要根据所生产的合同分解文件逐一识别每项工作的潜在风险。每项工作的风险都包括技术上的风险以及商务上的风险。技术和商务不是独立的而是相互影响相互依赖的。因此，合同风险识别的工作应该由合同管理团队的组织下各相关团队共同协作完成。

2.做好日常监控、关键里程碑控制的工作。项目执行是整个项目的核心部分。对于项目监控。第一个是日常监控工作要求在发现某一项工作发生偏离时，应及时主动的和相应专业团队沟通对偏离工作进行纠正。第二个是关键里程碑控制，关键里程碑的运用已经成为了一种趋势。越来越多的用户在要求投标者必须根据里程碑的节点来安排执行项目计划。所以必须要做好对关键里程碑的管控，如果发现工作无法按照里程碑时间要求按时完成，那么将立即作为紧急情况汇报给项目管理层面，作为紧急任务立即解决。

3.做好联系业主、服务业主的工作。在项目合同管理过程中也肩负着联系业主、服务业主的工作。要做好这项工作，要求合同经理不仅具有良好的沟通协调能力，对项目合同掌握和熟悉，还要掌握业主对合同的理解和要求。

总的来说，做好联系业主、服务业主的工作，需要把握以下原则，既要满足业主的要求，也要维护公司的利益；既要维护合同的严肃性，也要灵活处理好合同及合同以外业主提出的要求。

二、目前海外项目合同管理中存在的问题

虽然现在各海外项目合同管理人员基本能够完成各自的职能工作，但也存在薄弱环节和问题，制约和影响着海外合同管理团队更好地履行职能、发挥作用。

1.海外项目合同管理团队建设还不能满足做好海外业务工作的需要。近些年来，公司在国际市场上不断取得突破获得了大量的海外订单。这造成了对海外项目合同管理人才需求的急剧增加，加强合同管理队伍建设，提高合同管理队伍的素质和能力就显得尤为重要。

目前公司海外项目管理团队建设还不能满足做好相关工作的需要，主要表现为，一是团队的素质和能力还不能满足需要；二是队伍相对较为年轻，在海外项目上的工作经验较少。

2.合同管理团队的作用的发挥还有待加强。一是与合同管理相关的各项管理制度和工作流程还需要进一步完善和理顺；二是对于合同管理团队的工作职责不够明确，授权不够充分，很多时候为一些琐碎的事情影响工作效率和其他工作。

3.对合同管理团队的激励和约束机制还不够健全和有效。团队成员经常因为工作需要不得不在用户现场长期工作。由于公司现在的待遇和制度还不能有效激励，让在现场负责合同管理的人员安心的长期在海外做好工作，故此，就需要定期对现场人员进行轮换，导致新的现场人员要重新了解和熟悉该区域所有的一切。

三、海外项目管理的工作改进建议

针对上述问题，我个人通过在负责海外项目合同的管理和与其他海外项目合同管理团队进行沟通，有如下建议。

1.加强海外项目合同管理队伍建设。一是要加强合同管理人员的素质和能力的培训，针对每一位合同管理人员的素质和能力，制定培训计划，尽快提高其自身的素质和能力，适应海外项目工作的需要。二是要增加海外项目合同管理人员的数量，这样不会因为某个人的临时原因需要其他人接管时，接替的人再短时间内无法上手。所以，保持团队一定的人数是十分必要的。

2.健全完善海外项目合同管理制度。合同管理团队在海外项目团队中的角色和定位应该更加明确。明确和细化合同管理团队的工作职责和范围，有利于合同管理团队更加高效的运作。

同时应该不断完善在海外项目合同执行中的各种流程，包括合同变更的审批流程，补充协议的审批流程。这些事项对合同是否能顺利执行都是至关重要的。

3.建立健全有效的激励和约束机制。如何激发合同管理团队工作的积极性，那么就需要公司在待遇上，给以制度的支持。在这方面可以参照的做法很多，如其它中资企业的做法。

综上所述，随着公司打造世界一流企业的目标一步步实现，公司在海外的市场必定会不断扩展。那么就需要公司所有合同管理人员发挥各自的职能，更好的完成各项工作。为公司开拓海外市场，顺利完成海外项目发挥好它的职能和作用。

参考文献：

[1]梁永宽.项目管理中的合同治理与关系治理[D].中山大学，2008.

[2]任明.企业合同风险管理研究[D].天津大学，2006.