如何做好高校档案材料的收集

(潍坊学院体育学院 山东潍坊 261061)

《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部第27号令）的公布实施，让高校档案工作在高校的发展中越来越受到重视，高校档案的管理工作逐渐趋于规范化，但细化起来，高校档案管理还存在着一些问题，尤其是整个档案工作的收集环节，还是一个薄弱环节，它是高校档案工作的源头，是最基础的工作起点，因此，高校档案材料的收集受到档案工作者的高度重视。

一、高校档案收集工作存在的一些普遍问题

当前高校在档案材料的收集过程中，没有实行动态的追踪收集，高校内部很多部门常态的和最新的一些活动内容，没有及时准确无误的收集整理，必然会造成一些应入档的档案材料缺失。收集中主要存在的问题有：

1.档案工作者没有很好的贯彻执行本部门的档案管理制度

随着高校的现代化发展，各高校普遍制定了相对比较完善的档案管理制度，但由于重视程度还不够高，没有形成自己的实施细则，收集归档要求不明确，操作不规范，档案工作者执行不力。高校各部门收集归档的材料许多收集不齐，有些新活动产生的材料上交不及时，或者不上交任何材料，一些有价值的档案材料长时间保留在自己手上，直接影响整个高校的文件材料的收集和归档。其根本的原因还是档案工作者的职业道德与责任的问题。

2.独特档案持有者不能全部上交档案管理部门

高校内一些独有的职能部门单独形成的文件材料，视为各部门独有，其它人没有权力查阅与使用，造成档案管理部门也无法收集归档的局面；还有一些特殊人才，在进行各种高层次教研、访学、深造、留学等到过程中的发生的档案材料，不能及时上交，时间长了，势必造成这部分急缺材料的缺失。

3.重要活动事件中发生的材料上交责任不清淅

高校内的许多的活动是需要不同的部门共同去完成的，材料的收集必须保持连贯性，并保持各文件之间的有机联系，这是形成有效档案的必须要求。而目前高校档案的收集缺少统一的要求，形成的材料不系统，无法客观地反映该主要活动事件发生真实情况，对将来档案的利用价值也会大打折扣。

4.实际档案材料的收集方式不规范

许多高校内部存在文件材料归档立卷不规范的现象，现有的各部门立卷归档制度，不可能避免档案的重复性，还不能形成一个完整的大档案材料，因为各自为政，不交流，就会发生收集工作重叠，还会形成无头无尾。所形成的档案都是割裂形式的，真正需要档案时，又不能发挥出档案真正的作用，这种现象也是急需解决的一个重要的问题。

二、高校档案材料收集的覆盖面

高校档案材料记录着高校发展的全部历史，是高校信息的储存库，概括地反映高校成长的全貌，凡是记录和反映高校经历、重大事件、业务能力、学识水平、学术交流、成绩贡献、工作情况、人事材料、重大工程等内容的有关文件材料，都属于收集的范围。

三、解决高校内部档案收集的一些措施

1.加强宣传，强化高校内各部门对档案收集的认知度 提高收集效率

高校档案工作者要加强宣传档案管理的法律法规，利用专题会议、校报、校园广播、校园网、交流会等方式宣传档案知识，工作中用规范的档案工作成果向上级汇报，得到学校领导的支持，用出色业绩取得学校每个职工的信赖。档案管理工作者要深入到全校各职能部门的第一线，了解各职能部门的工作性质，在此基础上，确定各部门形成文件材料的数量、类别及涉及到的范围。要对各重要的职能部门，进行动态式档案收集模式，争取从每一个项目的计划开始，预测到该职能部门可能要产生的文件材料。及时发放档案收集报档表格，分时段收集，最后汇总检查有无遗漏。在做好收集档案的同时，宣传档案材料的收集、归档、利用的好处，逐步形成一个全校职工爱护文件材料、收集文件材料及时入档保管材料的良好风气，促进高校档案工作的规范化发展。

2.严格遵守档案管理制度与规定，发挥档案工作者的责任心

在高校档案管理的工作中，结合本单位实际情况，建立和健全档案材料收集归档制度，细分实施长效细则，做到收集工作有章可循。档案工作者执行政策的工作责任心，会直接影响到高校内档案收集的质量与数量，应强化档案工作者的责任心。档案工作者在争取到高校领导和职工理解支持的情况下，从自身做起，严格执行各项规章制度，发挥出个人的主观能动性，确保档案文件材料的及时准确收集。档案管理部门对收集的材料还要认真核对，在确认应交材料完整准确的基础上，登记好交接手续。另外，还应对档案工作收集工作的表现区别对待，收集归档好的，给予表彰奖励，收集归档不好的给予惩处，进一步推动档案的收集归档工作走向制度化、规范化。

3.配备高素质的档案收集工作者，让档案信息收集工作逐步现代化

随着高校的快速发展，现代化设备在高校正常业务中的应用普及化，档案材料的形成方式与传统的档案材料发生了根本上的变化，现代的档案管理系统由人员、设施、目标、利用组成，需要用现代化的设施去进行收集，甚至远程进行收集，这些都需要一支业务精良的档案工作队伍，彻底改变许多高校原先的档案人员的文化程度、专业程度、利用能力低等因素影响。有了人才，才会有真正意义上的档案收集管理的现代化。 通过定期学习培训，档案工作人员再次更新知识，掌握现代信息、计算机、网络等领域的技术和知识，运用现代化的手段收集管理档案，以适应档案工作的发展与需要。另外还提高收集鉴别档案材料的能力，主动、及时向各部门收集应归档的材料，提高整个档案收集质量，维护好整个高校档案材料的完整与准确。

4.档案收集采取多样化方式，建立档案材料收集网络

档案工作者平常要深入调查，多种渠道收集档案材料，逐步摸清高校各时段形成档案的规律，先分散后集中，先抓重点后全面补充，搞好收集归档工作；对一些独特性的档案材料要主动介入，从一开始就抓住档案形成的主线，防止遗漏；对一些特殊人才特殊事件形成的材料，及时做好与当事人的沟通，争取主动上交材料，完善档案的收集；多样化的收集方法，档案材料才能全面、高效地集中到档案管理部门，为做好档案管理工作打下坚实的基础。高校档案管理部门的领导应当将校内各职能部门的档案专职人员联系起来，做到每个职能部门都有专人负责收集，形成高校内上下贯通的档案收集网络，各职能部门真实、完整、准确的档案收集才会发挥出应有的作用。

5.提升档案利用服务的价值，促进档案材料的收集

高校档案工作的管理，要适应高校快速发展的需要，高校档案管理工作者，转变观念，创新思路，深化高校档案开发利用价值，首先健全完备的高校档案信息库，建立方便好用的检索工具，利用计算机、信息网络提升档案管理服务水平，让高校完备的档案信息资源更好地服务于学校发展，服务于教职工的信息需求。其次强化服务意识，优质服务，高校档案信息收集的完整性与信息的快速交流，能为高校档案信息的利用者提供准确及时、方便灵活、热情周到、安全有效的优质服务，让每一位调阅高校档案信息的利用者深刻感受到现代的档案管理模式给他们的信息利用带来了确实的便利与安全，就会进一步增强利用者在日常工作中收集档案材料的热情，从而转化为档案材料收集归档的自觉性和主动性，为高校档案收集工作打下一个良好的基础。

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