市场经济条件下企业物资采购管理

浙江商业职业技术学院 楼建设

1 物资采购管理的基本概念

物资采购管理通常指市场经济下企业物资的正常采购及资金分配利用的管理，如各种生产物资的采购及应用等，并对其进行科学的计划和控制，保证产品品质并减少产品的成本而进行的运营管理。物资采购是企业的物资采购人员需按照规定程序、方式去控制资金进行采购，并符合企业的各项管理规定而进行的行为。

2 完善监管机制对于企业物资采购管理工作至关重要

随着市场经济的快速变化，迫切需要降低和完善企业运营所需要的成本，以此提高企业的综合效率。另外，完善企业物资采购管理机制应该向国际化的先进水平看齐。改革开放以来国内经济快速发展，并且中国也于2001年加入WTO组织，标志着我国的经济发展已经踏出国门，走向世界。随着政府与各个国家的接触增多，企业的物资采购管理行为也逐步受到了国际化标准的影响，并且二者有融合的趋势。为了进一步使企业的物资采购管理在国际化的大背景下能够更加顺利，完善原有的企业物资采购管理机制已经成了不可逆转的潮流。

目前，我国现有的企业物资采购管理制度仍然沿用20世纪70年代的模式，随着经济形势日新月异，原来的管理制度已经出现了各种各样的漏洞，不足以再支持企业物资采购管理部门的需要，且在这样的环境下，负责物资采购管理的员工也容易发生腐败行为。因此在这样的前提下，我国应该加快相关管理制度的完善，并且修补现有的漏洞，防止不良行为的发生。

3 物资采购管理过程不透明、监管不到位

3.1 物资采购管理流程不规范

虽然我国已经制定了符合规定的物资采购管理流程，并规定采购单位必须接受财务、检查、审计部门的严格审核和监督。但是在实际操作过程中仍然存在执行层面的困难，没有得到全面地贯彻和落实。例如，采购的前期考察调研以及供应商的选择都是由单独一个部门完成的，这样就存在很大的暗箱操作空间。执行部门很可能为了回扣而不考虑所采购产品的质量。不能够按照公平竞争的原则来进行采购，而且在采购商品以及承接会议的时候也是找有关系的单位或公司，致使产品质量普遍较差且价格又很高。价格和数量都不能很好地控制，造成采购经费偏高。最后在产品使用过程中一旦出现质量问题，由于采购部门收受大量的公司回扣致使其无法找公司进行返修，造成企业的经济损失。

3.2 企业物资采购预算不同步

企业物资采购的预算编制往往在时间上滞后于实际需求。导致资金投入之后收效甚微，效率低下。目前，由于多数企业采购预算并未单独地进行审计和分析，财政预算编制表也通常比较粗糙，支出费用没能够十分详细地记录在案。导致企业物资管理工作很难有一个精准的把握，不能够有预见性地规划下一年的预算工作。物资采购工作永远处在一种被动的状态，因此也体现出了物资采购工作在执行过程中往往存在随意性、临时性、突击性等特点，并且存在年底集中突击进行采购的现象。同时，在部分企业还存在采购资金不足的情况下，工作也仅仅局限在企业的平时收据报销上，这些企业对于市场信息极不敏感，并且由于对采购价格的不敏感，而多花了不少“冤枉钱”。这些现象往往是信息或是预算不同步造成的，这样资源的利用效率就明显下降。

3.3 监管体系“内部循环”

虽然多数企业已经有了较为完备的物资采购管理监督制度，有主管部门、审计部门、监督部门等监管系统，但是大多数的监管部门仅仅是贯穿在企业的内部进行监督，即对物资采购部门监督，并要求采购部门和采购单位互相监督。这样的内部循环监督，虽然具备很强的灵活性但是监督的效果却不尽如人意。往往在采购的中间环节会发生腐败问题。这样就要求监督管理人员应该在监管和效率方面寻找一个管理的平衡。另外，在宏观的实施策略方面，往往难以运行，各个监管系统都相互独对，相互不受制约，监管的信息也就不同步、不透明。内部监管也存在人情监管，对于熟悉的部门或人员容易“睁一只眼闭一只眼”，上述种种都为腐败孳生提供了温床。因此在这样的条件下就应该引入“外部监督”机制，让一个与体制内部没有瓜葛的部门来进行监督，必然能够保证监督的效率和质量。

3.4 企业物资采购管理监督机制的构建

3.4.1 加强采购流程的管理

(1)市场经济环境下，加强采购流程的管理是企业物资采购管理的重要手段，首先需要细化采购流程。一方面，要做好每一个环节的衔接和细节处理，对于采购的每一个环节都要指定专人负责。另一方面，要在符合法律法规的前提下，尽量地简化工作流程，提高整体效率，防止有人利用烦琐的规则来操纵采购结果。这样也方便后期的审计以及财务管理工作。这样的企业物资采购管理才更加的具有可操作性。同时，也应该注意各个环节的不断细化，在采购文件的编制环节加强管理，对采购信息等一定要详细审核，让信息最开始就是真实透明的，然后在后期加强监督管理，让整个流程的信息都畅通无阻，保证整个流程的公平、公正、公开，杜绝暗箱操作的可能性。

(2)采购环节以及其他方面实施全方位的数字化管控。为了保证企业物资采购及相关环节的公开透明，可以引入数字化的监控系统，这样能够最大限度地增加企业采购以及其他环节的透明度，另外，从实践的角度出发，数字化管控系统应该由企业进行社会统一公开招标，并指定相关的管理方案，对设备供应商也要实施会员制管理，这样才有资格将数字化监控系统的供应商纳入到工程投标环节。监控系统的建设一旦建成，就将整个企业的物资采购管理环节纳入到监控之下，让各方人员都在公开透明的环境下进行管理操作，杜绝不良现象的发生。

3.4.2 加强审计部门的监管力度

市场经济条件下，企业应加强监管机构对物资采购工作的监督，坚决杜绝采购过程中徇私舞弊的现象。企业物资采购管理部门也要配合当地审计部门进行费用审计，并向企业领导人员及时反映采购进展情况。审计监督管理的内容通常包括如下三个方面：一是采购预算的审计，包括按照采购预算进行的编制管理工作，在执行过程中是否符合规定程序，是否严格执行审计预算，在整个采购过程中是否能够按照规定进行等。二是采购管理需要进行定期审计。包括预算单位能否对采购的物品进行详尽的登记工作，会计记录是否疏漏，预算单位对于采购的物品数量、质量是否完全知晓等。三是注重财产物资的保障工作，确保货币价值的最大化，对必要的财产物资保障进行必要的改善。企业要进行适当的效果性审计，保证物资部门的采购资金落到实处，量化非集中性的物资采购管理工作，同时，将大量的小额以及非流通性商品纳入到采购审计范围内。

3.4.3 完善相关的配套机制

(1)做好采购报告和检查制度报告的定期汇总工作，做好定期的工作汇报。采购是一种花费资金的行为，因此，必须进行严格的监督管理，不仅要进行采购过程中的监督，还要进行事前的规划监督、事后的汇报监督，在采购结束后必须要对采购内容进行一个详尽的工作总结。保证采购产品有第一手原始资料可以查询，并且对于采购的每一个环节都要有据可查。要想做好上述内容，就必须要注意如下两点：首先，企业相关部门应该设计一套符合本企业采购环境的管理制度。并且记录好企业物资的采购账单，用以辅助记账工作，逐笔记录采购过程中发生的每一件事，做好原始数据的记录工作。其次，要定期上交汇总的采购记录数据，方便监管部门及时了解采购活动的进展情况，其中包括采购的具体单位、项目进展、采购形式、实际成交金额、中标投标时间以及各个供货商的名称等，为上级监管部门提供必要的第一手检查资料。

(2)不规范的监督必然导致采购流程的不规范，招标文件在采纳过程中，存在大量的不具体、不规范的操作，这些过程往往就是腐败的高发区。企业大型采购活动必须要有合法的招标文件、采购信息报告、评估标准、采购分析报告、合同、验收报告等，并且上述文件需要提前报备，企业物资采购部门也要按时定期地向上级财政部门汇报年度预算完成比率，确定物资采购的实际花费金额。而有关的财政审计部门应该根据定期汇总的报告进行针对性的检查，确保重点项目的实际执行情况良好。下级财政部门也应该根据当地的实际情况对采购内容的变动情况及时向上汇报，防止检查过程中出现与实际情况不符。对于在检查过程中发现问题的采购部门负责人要进行严肃处理，必要时移送司法机关。

4 结语

综上所述，由于现阶段企业物资管理的不规范，造成了企业物资采购过程中出现了一系列不应该出现的浪费现象。出现的问题也严重影响了企业的工作效率以及正常运行，导致现如今的物资采购管理工作呈现一种病态的模式。因此，在市场经济的条件下，应该针对国内现行的企业监督体制进行一次全面的梳理工作，深入研究分析，发现问题所在，补足企业监管制度管理上的不足和缺陷，加强监督部门对于物资采购管理工作的监督管理，为企业创造最大化的经济利益。

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