浅析高校秘书队伍存在的问题及对策

谢 诚

（广东外语外贸大学南国商学院中文系，广东 广州 510545）

对高校来说，教学质量就是生存和发展的根本，教学工作在高教建设当中占居核心位置。教学秘书是教务管理工作中重要角色，是教学管理中的不可缺少的一部分，抓好高校秘书队伍建设工作，对有效调动教学秘书的工作积极性，促进教学管理事业的发展有重要意义。

1 高校教学秘书的主要工作

1.1 服务保障工作

学校一般实施两级管理，院（系）级单位对本院（系）的专业设置、教学计划、教学管理、学生管理等方面有一定的独立自主权，因此教学秘书在其中的作用非常重要。院（系）教学秘书是教学单位院（系）领导的助手，协助搞好教学组织和教学管理工作。

1.2 组织协调工作

教学秘书需要处理的事务不仅涉及到教学管理工作的各个内容，如协助系主任编排课程总表、负责课程的临时调整与统计、负责统计教师的教学工作量和科研成果，而且还需要处理一些突发情况，协助任课教师申报科研项目、做好学生学籍管理方面的有关工作、负责学生教材的发放等等。由于教学管理的许多活动涉及到多个部门，教学秘书还必须协调多方关系，工作性质多样化，工作内容多样化，事务繁琐量大，这对教学秘书的专业水准和心理素质有一定的要求，只要达到相应的标准，才能确保教学管理工作的顺利运行。

1.3 材料上报

教务工作一件连接一件，安排非常紧密。教学秘书的工作时效性很强，往往同时进行着好几项工作，让人感到分身乏术。在这种时候，根据院系的各项工作情况，做好教学文件、教学档案的发放、搜集、整理、保管等工作不仅要求秘书能够细致、准确，还要及时。可以说，日积月累，教学秘书长期处于紧张的情绪和高强度的心理压力。

1.4 信息传递

教学无小事，及时的进行信息传递也是一个重要的工作内容。例如一些科研项目的申报，教师调、停课安排，期末考试级监考的通知，会议通知，或者是一些教学任务等具体事务的安排上，都在时间上有明确的限制，稍稍不甚，就有可能造成教学事故，影响整个教学管理的运行。

1.5 综合管理

教学秘书的工作不仅在于日常的教务管理，还要根据协助主管领导定期进行教学检查和督导，对在教学检查中发现的问题归纳汇总后，提出相应的整改措施，撰写检查报告，报领导审核后交教务处或教学督导办，并对教师的整改情况进行跟踪督导；根据各专业教学执行计划和教务处分课情况，组织教师进行选课并按照要求排课；进行考务及成绩管理，按照教务处要求和安排组织院属各教学系秘书做好每学期期末考试、补考和缓考，如制作试卷、安排考场、安排监考、汇总试卷等。

2 高校教学秘书工作存在的问题

2.1 学校对教学秘书队伍建设重视程度不够

对高校而言，教学、科研是重中之重，人们往往只会通过关注教学和科研两方面的成果来衡量一个高校的水平。因此，在高校，“教学”、“科研”是高校工作的两个大板块，而教学秘书工作从事的是辅助性质的工作，绝对的执行者、协助者，一般不被人看重。高校“重教学、轻管理”的思想严重。

对教学秘书的使用上还存在“重使用、轻培养”的思想。不少学校管理层并不十分了解教学秘书的工作，单纯地认为教学秘书工作都是一些简单的、事务性工作，就是按照教学计划安排每学期的课表、安排期末考试考场、征订教材、组织四六级报名等。其实教学秘书工作并不是简单机械的重复，这还是需要一定的专业知识和工作能力的。

2.2 责任重，工作压力大，缺少进修与科研机会

教学秘书的工作涉及到日常教学活动的各方各面，内容范围广、环节多，既有常规性的日常管理工作要做，又有很多突发事件需要及时处理，繁琐复杂，难免容易产生烦躁的情绪，因此也出现了少部门教学秘书将消极情绪带到工作中来，容易引发教学秘书与老师或学生之间不必要的误会。

教学秘书的工作渗透在教学活动中的每一件事情，几乎一刻都不能离开办公室，需要随时关注着教学运行情况，不定时接到需要紧急处理的各自问题。任课教师不定期会有机会出去访学、参观各种教学活动交流等，而教学秘书由于每天都埋头在大量的琐事中，根本抽不出时间和精力再去创新研究工作。在某种程度上来看，教学秘书工作强度大，但是给到教学秘书自我提升的时间、空间很少，影响教学秘书的整体素质。

另外，高校中关于教学管理方面的研究课题相对较少，申请课题较难；且因教学秘书在学校中的地位较低、人员分散且没有形成科研团队或组织，在研究课题安排上不受重视，一般教学秘书个人很少有机会参与到课题当中。

2.3 绩效考核体系不完善

教学管理工作具有服务对象的特殊性、角色的多样性、事务的繁杂性和超负荷性等。例如学生文化基础薄弱但特长多、教学硬件与教学资源不匹配等，导致教学管理工作变得更加繁杂琐碎。教学秘书的考核难度大，没有统一标准。一般以他人是否满意为标准，但是每个人的要求是不一样的。教学秘书不能为了达到考核标准，一味的迎合他人，原则性问题必须要坚守。在高校，对于科任教师的可是统计及计酬有明确的规定，超过额定工作量的部分另外计算，“多劳多得”，这意味着付出与收获成正比，是激励科任教师的方式之一，而教学秘书不管工作任务多少，工作质量高低，薪资都是一样固定不变，付出与收获不成正比，根本不符合社会主义的分配原则。

3 如何做好高校教学秘书工作

3.1 领导重视，建立合理的绩效考核机制，有利于提高教学秘书的工作热情和信心

注重教学秘书的选拔和培养，灵活运用激励机制，积极为教学秘书正常晋级晋升创造条件，用优惠的政策吸引教育管理专业人才和本科优秀的人才充实教学秘书队伍，提高教学秘书队伍档次。

3.2 提高自身素质，加强业务知识

虽然教学秘书岗位从事的是辅助性教学的管理工作，在学历、职称和专业知识等条件上不象专职教师那么高，但在管理素质和相关专业知识方面也还是得加强学习。在不断提高思想政治素质的同时，要多学习秘书学、行政管理学、教育学、公文写作等知识。只有将理论知识与教学实践相结合，才能更好的做好教务管理的综合工作。此外，现代社会提倡“无纸办公”，教学秘书还必须要学会熟练运用计算机进行辅助管理，加强现代化办公技巧的学习是非常必要的。

3.3 注重“四大能力”

（1）“统筹管理能力”。运用矩阵分析法——分清事情的轻重缓急。任何工作都有主次之分，如果不分主次地平均使力，在时间上就是一种浪费。在主要工作上，必须用全部精力和黄金时间，将其做到最好。不管做什么，都要从全局的角度来进行规划，将事情分出轻重缓急，将大目标分成若干个小目标，并坚持“要事第一”的做事原则，久而久之就会培养起自己“先做最重要的事”的工作能力。

（2）“沟通协调能力”。教学秘书经常与教务处、院系领导、教师和学生打交道，很多工作的顺利完成都需要几方面人员的共同努力。因此教学秘书要注意提高自己的纵向沟通能力 （向教师或学生发布文件、传达指示，向领导汇报工作）、横向沟通能力（平行沟通）。强化沟通能力的关键点在于：一是传达有效信息；二是上下言行一致；三是提高组织信任度。

（3）“写作能力”。无论是草拟文件、讲话报告、汇报材料，还是通讯报道、信息稿件，每一项内容都在告诉我们自身的写作能力是非常必要的。

（4）“表达能力”。在沟通过程中应尽量使用通俗易懂的语言，使用接收者最易理解的语言。在不断的实践中提高语言及文字表达能力，多锻炼，平时多向别人学习，体会别人得体、风趣的谈话中的高明之处，提高自己的表达能力。

3.4 提高档案意识，实现“精细化”档案管理

掌握不同类别档案的收集、整理、鉴定、销毁、统计、保管、检索和编研的方法，将教学档案做好完整、精细可以大大的提高工作效率。例如，将学生异动、缓（补）考、重修等信息按学年信息归类分档，便于随时查找，大大提高了工作效率。

［1］白林.对高校教学秘书队伍建设的思考[J].佳木斯大学社会科学学报,2004(3).

［2］薛宝颖.对高校教学秘书工作的认识与思考[J].河北农业大学学报：农林教育版,2009(9).

［3］张海燕,周涵.浅谈高校教学秘书工作[J].中国电力教育,2008(8).

［4］李争.重视教学秘书培养提高教学管理[J].教学理论与实践,2005(12).

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