浅析学生资助管理中心档案的利用服务体系建设

徐春侠

(泰来县学生资助管理中心 黑龙江 齐齐哈尔 162400)

从学生资助管理中心的档案利用情况上看，资助内容的完善以及服务体系的建立是相对比较重要的工作内容。相关的档案信息可以有效的反映出贫困学生的实际情况具有一定的真实性和准确性。而且，档案资助管理中心档案的利用和服务体系经得起实践的检验，不仅为学校的档案管理工作带来了一定的便利，同时也能够促进我国的教学工作顺利进行。

一、困难学生资助档案的主要内容分析

(一)困难学生的个人情况

在建立健全学生资助管理中心的档案体系时，需要对学生的基本情况进行深入了解，其中包括学生的身体状况，家庭情况，家庭收入以及经济来源渠道等等。学生们首先应该提交准确的证明材料，校方经过核实之后，最终确立资助档案。

(二)申请审批材料

审批材料的内容包含的非常广，除了家庭经济状况之外，还包括相应的公示情况，学校以及教育部门的审批认定书等等。可见，审批材料具有预定的权威性。

(三)困难学生资助情况

学生资助档案管理中心的工作人员需要在第一时间内对学生的自主材料以及上交的其他书面形式的材料进行收集和整理，同时保证材料的完整性，还应该对其准确性进行核实。只有这样才能够及时地了解学生的资助情况。这种做法也是为了对资助体系进行完善，同时还能够有效的减少资助工作中的遗漏问题。

(四)困难学生个人的成长经历

在学生资助管理中心的档案管理工作中，最重要的工作依据就是被资助学生每个学期的总体成绩，在社会实践中所获得的参赛证书以及社会实践情况。

二、困难学生资助档案建立与完善策略

(一)明确学生资助档案材料，保证其真实性和应用价值

在具体的实践中，对于困难学生进行适当的补助是必要的，不仅可以让学生们感受到教育的公平和平等，还能够为学生自身减少负担，使其能够积极投身到学习和实践中去。但是，资助档案管理中心工作人员的工作内容就是对学生所提交的信息进行核实，在保证材料的真实性以及时效性的基础上，对其采取补助措施。如果材料存在着一定的失真现象，档案管理的工作力度就会受到严重的损害，而且也会威胁到其他学生的自身利益。所以说，档案管理工作人员需要对这些档案信息进行整理和更新，时刻掌握学生的动态信息，提升档案管理工作和服务的高效性。进而提升档案资料的整体作用。

(二)及时整理和分析困难学生资助档案信息

为了对学生资助管理中心的档案信息进行完善，同时将工作进一步贯彻和落实，需要将这些贫困学生的档案进行分析和整理。由于学生的家庭情况不同，所以，资助的力度也存在着明显的差异，所以，在具体的工作中，应该在建立健全完善的资助档案管理体系的前提下，将学生的基本信息进行分类管理，其中包括孤儿家庭、单亲家庭以及患重病家庭等等。同时，还应该根据家庭收入的实际情况来采取科学合理的资助行为。可见，学生资助管理中心档案信息的利用和服务体系的建立为具体的工作打下坚实的基础，逐渐实现了资助工作高效性和多样化的工作目标。

(三)遵循信息化原则，实现文本档案与电子档案同步

电子档案作为一种新的载体便于使用和管理，并且最大的特点是能够考虑到学生档案信息变动处理的特殊性对学生信息的更改变动处理灵活方便对学生各种情况调用简单快捷，所以经济困难学生档案管理应利用现代信息技术建立网络登记、实时更改、信息发布等功能集于一体的信息网络系统实现文本档案与电子档案的同步发展。

(四)遵循保障性原则，提高管理人员素质

目前由于经济困难学生资助覆盖面的不断加大，从事资助工作的人员一般都身兼多职，而对经济困难学生档案的收集和管理往往有所忽视并且缺乏系统的档案理论培训和业务能力训练。这就使很多档案材料无法得到及时更新，只是束之高阁不再二次利用和研究。学生资助档案工作者要加强理论学习，努力提高自身的业务水平将家庭经济困难学生档案做到系统、规范。使家庭经济困难学生档案为开展好学生资助工作提供捷径管理者根据学生的家庭经济困难学生档案，可以对学生的家庭经济困难情况有一个全方面、相对真实的了解和认识，针对性地管理好、用好各级各类学生资助资金使，把有限资助资金真正用在最需要获助的学生身上。这不仅对学生、资助中心的管理和发展具有重要作用。

(五)完善资助档案

设计制作申请表、资金汇总表、资金发放表，采集学生信息数据，建立家庭经济困难学生档案，使家庭经济困难学生审批、资助资金发放程序更加完善、公开、透明。同时，也为审计和监督提供了翔实可靠的依据，进一步规范了资助档案管理。一方面应配备具有档案管理知识及认真负责态度的专门人员进行档案收集和整理，而另一方面应形成良好的制度环境保证相应的设备和资金，促进经济困难学生档案管理工作有序而良性发展。

三、结语

总而言之，困难学生档案工作是资助中心档案工作中的一个重要组成部分，而家庭经济困难学生档案又是资助中心开展家庭经济困难学生资助工作的重要依据。基于此做好资助中心困难学生资助档案管理工作是关系到国家资助政策是否能有效贯彻落实的头等重要工作同时也是关系着国家、社会和谐与安定的大事。

［1］李筱，张咏梅，任远．高校家庭经济困难学生档案工作现状分析及对策［J］．办公室业务．2012(07)

［2］黄秀玲，朱文良，刘景军．论普通高校困难生档案袋的有效设计［J］．现代交际．2011(10)