信息化环境下招投标档案数字化管理的创新

王 颖

(齐齐哈尔市建设工程招投标管理办公室 黑龙江 齐齐哈尔 161000)

在建设工程实施过程中，需要对利用招投标来选择高质量及高信誉度的承包商，而且招投标全过程中所形成的原始资料即是招投标档案，由于这些资料具有较高的价值，所以需要进行妥善保管和管理，从而确保招投标档案的完整性，以便于更好的确保招标投档案作用的发挥，更好的为社会发展及经济建设服务。长期以来我国档案都是以纸质档案为主，招投标档案也不例外，但随着信息化技术的发展，目前招投标档案都是利用计算机形成电子文档，而纸质资料为辅。招投标档案的数字化，就为其管理工作增加了难度，需要在管理中进行不断的创新，以更于更好的适应招投标档案的数字化管理的需要。

一、信息化环境对招投标档案数字化管理的挑战

在当前信息化环境下，招投标档案数字化后，有效的提高了档案管理的效率，在对档案利用时有了更大的便利条件。但招投标档案数字化过程中，也面临着较大的压力和挑战。

首先，长期以来档案管理人员因循守旧的思想很难改变。由于信息化环境下，招投标档案的数字化其先进性和科学性是传统档案所无法比拟的，其无论是收集方式、管理方式还是利用方式都发生了较大的变化，但长期以来在传统档案管理工作中，档案管理人员谨小慎微及因循守旧的思想和观念在受到来自于档案数字化变革的冲击下，本能的会产生抗拒，在工作中就会有消极的情绪存在，不利于档案数字化管理工作的正常开展;

其次，在配套设施上，包括档案数字化后所需要的信息生产设备、信息存储设备和信息管理设备，同时还需要软件、网络和信息安全保障，但在目前很多招投标机构中这些系统配套都存在着严重的不足，从而无法更好的满足招投标档案数字化的要求。由于当前软件开发时往往只是面对单一的档案管理部门，这就导致档案信息系统缺乏统一性和规范性，不能更好的满足档案信息共享性的要求，制约了档案数字化的进程。特别是在当前信息化环境下，网络和信息安全问题尤为突出，这对于招投标档案数字化管理带来较大的较大的安全隐患。

最后是档案管理工作中缺乏统一的规范和标准。这就在很大程度上导致档案数字化水平处于较低的水平，更是不能与当前信息化环境下对档案管理的新要求相适应。另外当前招投标机构中信息处理复合型人才较少，由于人员信息化水平较低，不能更好的对数字化设备进行操作，从而无法将数字化的优势更好的体现出来。

二、信息化环境下招投标档案数字化管理的创新

(一)管理与理念创新

随着科技的快速发展，人类社会的不断进步，人民群众对档案信息的利用要求越来越高。就拿招投标档案而言，很多企业都有诉求反映到招标单位，如果能方便的浏览过去在该单位的投标记录和投标文件，企业愿意为此支付费用。所以在管理上，要考虑满足个人和企业法人的需求，在理念上，档案不再是“包袱”，它也可以创收。之前凭介绍信到窗口查阅的非保密档案，完全可以利用信息网络平台，电子商务交易办法处理，辅以个人、法人身份验证，届时，用户浏览授权内的网站就如同网购一样方便。

(二)技术与架构创新

应充分利用云计算技术、物联网技术、大数据技术及移动互联网技术对档案数字化进行技术升级与架构创新。基于云计算的数字档案管理系统主要由云计算数字档案管理应用程序，数字化档案管理节点，计算机专用网络、信息安全设备等构成。利用物联网的RFID 技术可将电子档案与纸质档案完美结合，一一对应。基于大数据的数据挖掘与数据分析技术，则为档案信息化增值服务提供了想象空间。招投标双方能够从历史文件库中找到与当期项目相似的案例，对于招投标文件的理解，对于招投标工作的组织，都是非常有利的。

(三)规范与流程创新

真正把招投标工作和档案管理工作以及数字化技术结合起来，需要更新标准、再造流程。《电子招标投标办法》虽然对电子招投标的归档也进行了约束，但还是从大框架上给的要求。实际操作上，很多档案工作都是事后再次归口相关人员整理。如能够更新一下流程，把招投标工作的任何一项活动记录文件都作为档案组成因子，自动操作、随时归档，那么当一次招投标实例完成时，全部归档工作就自动完成。一切都可以靠程序完成，不再依赖人工，即提高效率又降低了人为错误。除了在招标机构内部考虑电子招投标与归档的实时结合，还可以由专业档案部门考虑各部门各机构档案数据的统一入库整合，这都是标准流程适应招投标档案数字化管理发展需求的体现。

三、结束语

在当前信息化环境下，信息网络给我们带来了全新体验，其可以将不同操作系统和不同类型的终端连接在一起。在这种环境下，招投标档案管理也运用了信息管理系统，这有效的提高了招投标档案管理的效率，同时利用现代化的数据库技术，将招投标数据集中在一起，为管理工作带来较大便利。并通过将招投标数据进行备份、多份布放等有效的确保了数据的安全性。这为招投标档案更好的为社会经济发展服务提供了充足的保障。

［1］刘娟.浅议实现招投标档案优化管理的目标.城建档案.2013 －02 －15.

［2］张音.浅谈档案数字化管理的优势与弊端.黑龙江科技信息.2009 －02 －05.