建立信息化系统，完善事业单位档案管理

胡晓蕾

一、事业单位档案管理信息化系统存在的问题

（一）信息化平台的使用效率偏低

事业单位的宗旨是为人民服务，因此，建立档案管理信息化系统的主要目的就是更好地为人们查询档案资料服务，由于档案信息资料的不断增多，档案管理工作的难度也越来越大，建立信息化管理平台的首要目标是实现档案资料的完整化、准确化、分类化管理，让人们能快速查询到自己需要的信息，其次，信息化档案管理系统的建立还应当达到节约事业单位行政成本的目标，简化传统档案管理方法的诸多繁复环节。然而，从当下的现状来看，我国绝大部分事业单位的档案管理信息化系统都没有实现以上目标，信息化平台的使用效率仍然有待提高。

（二）信息化平台的更新速度较慢

随着信息量和信息种类的不断扩充，事业单位的档案资料也需要及时更新，相关人员必须定期对老旧的档案资料内容进行删改，并添加进新的内容，这样才能保证档案资料的准确性、完整新和实效性，但是，目前许多事业单位都存在档案管理信息化平台更新速度缓慢的问题，导致档案资料中存在一些错误和无效信息，这对事业单位的长久发展来说是不利的。

（三）事业单位档案管理信息化系统缺乏专业的人才队伍

据调查，我国一半以上的事业单位档案管理人员都是年龄较大的居多，这些年龄大的工作人员虽然具有多年的从业经验，但是在专业知识方面比较匮乏，绝大部分都没有档案管理的专业技能，而且，他们对新技术的接受程度也不高，有的甚至排斥信息化管理方法，再加上事业单位管理者不重视对新人才的选拔，导致档案管理信息化系统缺乏专业的人才队伍，严重阻碍了事业单位档案管理工作的顺利开展。

二、建立信息化系统，完善事业单位档案管理的对策

（一）建立健全档案管理制度

档案管理信息化系统的建立需要健全的档案管理制度作为支撑。不同事业单位的实际情况有所差异，因此，事业单位必须根据自身的实际情况制定科学的档案管理制度，这样才能让档案管理信息化系统的建立有所依据，相关人员应当将信息化管理工作质量作为事业单位考核的一个重要指标，例如，将档案信息化管理工作纳入表彰奖励、评职称以及年度考评内容之中，这样既能加快档案管理信息化建设的步伐，同时也能促进工作人员积极性的提高。

（二）将档案管理的传统方法和信息化手段相结合

与国外相比，我国的信息技术发展起步较晚，信息化手段也比较单一，因此，大部分事业单位都长期处于传统档案管理的阶段，管理档案的工作人员也习惯采用传统方法，在档案资料逐渐庞大的今天，这种旧方法显然是不合时宜的，要改变这种现状，必须建立档案管理信息化系统，将信息化管理手段与传统管理方法相结合，加强对现有档案管理人员的技术培训，增加他们对信息管理系统的了解，并在日常的档案管理工作中尽量采用信息化管理的方法。

同时，要保护硬件设施性能的稳定，并且保证硬件设施不被外界所破坏，不断重视档案管理工作所需要的硬件建设，还要加大对档案管理工作所需要的软件设备的投入，不断完善软件的升级换代工作，做好硬件和软件的配合工作，只有这样，才能不断提高事业单位档案工作的管理水平，才能科学有效的保存事业单位的档案资料。

（三）提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质对事业单位档案管理信息化建设具有重要影响。因此，要保证档案管理信息化建设工作的顺利开展，首先必须提高工作人员的综合素质，一般来说，档案管理人员的综合素质主要包括专业素质和职业道德素质，对于专业素质来说，工作人员应积极主动地参加培训，努力学习新技术和新知识，改变传统管理观念，不断充实信息平台的内容。事业单位的领导者也应当重视档案管理人才队伍的建设，及时纳新，选择专业对口的人才，为档案管理工作注入新的活力。对于职业道德素质来说，应着重培养工作人员角色意识，让他们对自身工作具有明确的定位，并热爱档案管理工作，树立为人民服务的意识，在实际工作中不断充实自己，最终提高事业单位档案管理工作的质量。

三、结语

综上所述，在社会竞争不断激烈的时代，传统的档案管理方法已经不能满足市场的需求了，因此，事业单位必须建立档案管理信息化系统，摒弃传统管理观念、创新管理体制和手段，同时还要重视专业人才的选拔和培养，改变陈旧的档案管理服务模式，顺应当今时代发展的要求，不断完善档案管理信息化系统的建设，为实现事业单位的可持续发展打下坚实的基础。

[1]温丽丽.论新时期事业单位电子档案的管理与利用[J].现代经济信息,2014,(23):72~72.

[2]侯然然.强化事业单位档案管理信息化建设的几点思考[J].黑龙江科学,2014,5(7):196.