浅谈信息技术在办公自动化中的应用

丁丹丹

摘要：随着社会经济不断发展，信息技术快速提高，人们的日常生活工作以及学习环境发生了翻天覆地的变化，现阶段办公自动化已经成为我国各企业发展的主要趋势。在信息技术不断发展的大背景之下，自动化办公更加完善，通过信息技术图像数据整合，音频视频等技术优势，使企业办公效率得到显著提升。以下本文从办公自动化中信息技术的应用现状出发，对新形势下信息技术在办公自动化中的应用趋势进行了探讨。

关键词：信息技术；办公自动化；现状；趋势

数字时代的来临使得信息技术的应用领域更加广泛，尤其是在企业办公过程中，信息技术的应用获得了飞速发展。当前，我国企业办公中，办公自动化技术快速更新，绝大多数企业实现了以信息技术为核心的办公模式，企业工作系统更加完善，人们工作效率得到提升。因此，针对信息技术在办公自动化中的应用探讨是十分有必要的。

一、办公自动化中信息技术的应用现状

（一）有效提高工作效率

信息技术在办公自动化中的应用有效简化了工作程序，提升办公效率。传统办公模式下，上下级以及同级之间的信息交流沟通存在速度慢，信息不准确的问题，而运用信息技术进行企业内部局域网的建设，在企业内部安全的网络环境下，企业成员可以就工作事项进行及时安排与交接，对各类办公文件以及数据通过信息网络方式进行编写与归档，在企业内部形成一个完整的数据库。在促使企业成员之间信息交流更加及时准确，在提高工作效率同时，有效降低了工作失误发生的概率。除此之外，信息技术在办公自动化中的应用，可以对企业员工的工作状态进行实时监督与检查，提高企业员工的工作紧迫感，一些功能软件的应用将使各类信息数据的处理速度以及准确性大大提高，为工作效率提升以及企业发展作出了积极的贡献。

（二）提高信息检索效果

在企业办公过程中将不可避免会产生大量的信息以及数据资料，在进行资料的整理以及归档保存中，如果仅依靠人工进行材料的筛选与整理，其工作量十分巨大，需要耗费大量的人力资源。而信息技术在办公自动化中的应用，可以有效提高信息检索的准确性与时效性，为企业领导决策提供更加真实有效的判断依据。除此之外，信息技术的应用可以对企业数据档案的安全性提供一定的保障。

（三）加强文档管理

在传统企业文档管理过程中，极易受到自然因素以及人为因素造成的文档破坏丢失问题，通过信息技术对不同文档进行处理将使文档有效性获得提高，节约文档管理与储存空间设备，同时避免文档内容受到损害。通过运用信息技术灵活的文件存储方式与存储设备，可以对企业不同类型文档进行科学保存，通过对文件进行下载与修改权限设定，将有效避免企业重要信息的泄露。

二、信息技术在办公自动化中的应用趋势

（一）打造无线办公环境

信息技术的飞速发展带动了wifi等无线技术的快速崛起，当前，在企业办公自动化中，各类通信设备得到广泛应用，这种基于无线网络应用的通信设备持续兴起，使人们的办公环境更加灵活，办公效率显著提高。例如，企业工作人员可以通过手机，笔记本等通信设备与企业人员开展网络视频语音会议，实现电子邮件发送，快速进行信息的交流与沟通。在企业办公自动化中，通过优化无线办公场所，将使企业办公环境更加优越，办公效率更加显著。值得注意的是，在无线网络办公逐渐兴起的同时，为了确保企业信息传递的真实性以及安全性，信息技术人员要对无线网络安全问题进行及时防护，修补安全漏洞，避免由于不法分子运用无线网络攻击服务器而导致的信息泄露问题。

（二）办公智能化不断提高

现阶段，智能化发展已经成为计算机信息处理技术的重要发展方向，随着我国社会经济不断发展，传统行业逐渐创新，新兴行业不断增多，各种办公自动化业务也越来越复杂。在这一发展形势下，信息技术在办公自动化中的应用，要关注办公过程的简化，最大限度提高办公智能化，通过构建智能化的办公平台，使办公效率得到显著提高，促进各行各业快速发展。技术人员在办公智能化平台建设过程中要针对不同企业单位，不同行业类别进行合理的办公软件选择，通过符合企业自身办公实际情况的办公智能化平台建设，更好保证企业办公质量。

（三）工作更加灵活

与网络传输相比，传统的纸质文件存在传送效率低，易丢失，安全性不高等问题，信息技术在办公自动化中的应用，使纸质传输方式逐渐被网络传输所取代。在企业经营活动中，文件的传递与流动称之为工作流，是企业商务活动，经营管理中必不可少的重要组成内容。通过运用网络传输进行图像文字以及动画等信息的传输，将使信息的传递与流通更加丰富与灵活，由此为能够正常工作提供有效的保证。

（四）实现无纸化办公

通过运用现代化计算机技术以及网络技术进行办公可以实现不用纸张以及笔进行的各项业务交流与事务处理活动，通过计算机通信网络以及应用软件的有效利用，为企业打造无纸化的办公环境。对于一些行政机关以及事业单位的新闻公告通知，可以运用计算机网络等进行信息的传递，改变了传统的打印张贴流程，同时也使发布内容的影响面以及受众面得到扩大。企业办公自动化中，无纸化办公的发展不仅可以有效减少能源消耗，节省企业行政开支，同时也是提高企业单位公信力，加强廉政建设的重要途径。

（五）网络视频会议发展

在网络技术不断发展的大环境下，视频会议在各行各业之中得到了广泛应用，针對不同用户需求，视频会议可以分为网络视频会议，软件视频会议以及硬件视频会议三种类型的系统。网络视频会议系统是借助互联网进行视频通话的过程，其使用成本较低，不需要运用专门的软件以及设备进行支撑，但是其视频通话质量容易受到影响。软件视频会议系统主要是通过相关软件应用来进行通话的，视频系统硬件视频会议系统对于计算机性能提出了较高的要求，并且需要借助专门的设备确保视频通话沟通效果，其通话成本相对较高。在企业办公自动化中，根据不同的企业规模以及办公需求，可以选择不同的视频会议系统，而网络视频会议在未来企业发展中必然是重要的研究方向。

结语：

总而言之，企业要在激烈的市场竞争环境中占据优势竞争地位，除了要不断优化经营管理，提高产品质量以外，也要顺应时代发展需求，加大信息传递与处理效率，提高办公质量。因此，企业要合理运用信息技术，加强办公自动化效率，提高企业信息传递与处理效率，为办公自动化的提高以及企业持续发展不懈努力。

参考文献：

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