电子档案与传统档案管理的差异性分析

殷程赓

摘要：电子档案需要利用计算机和网络对档案进行管理，其中还包括图文扫描和信息存储等技术。利用计算机网络可将一个单位的电子文件信息进行集中管理，减少了存储的现实空间，调档也比较方便。机关、企事业单位内可建立一个局域网并与互联网连接，以方便随时随地调取档案，当然还要设立一定的安全系统，以避免档案被私自调动、纂改或丢失。

关键词：电子档案；传统档案；差异；分析

随着社会的发展，档案的内容也变得越来越多，分类也更加丰富，传统的档案管理方式已经不能够跟上飞速发展的社会步伐，加上计算机网络的普及，电子档案作为全新的档案管理方式显得更适用于现代社会。电子档案需要利用计算机和网络对档案进行管理，其中还包括图文扫描和信息存储等技术。利用计算机网络可将一个单位的电子文件信息进行集中管理，减少了存储的现实空间，调档也比较方便。机关、企事业单位内可建立一个局域网并与互联网连接，以方便随时随地调取档案，当然还要设立一定的安全系统，以避免档案被私自调动、纂改或丢失。另外，还需要设立多个备份，以防止因自然或非自然因素导致档案的不完整。

一、电子档案与传统档案管理的差异

1.归档时限的不同。电子档案可在文件生成后即时归档，也可以在一定的周期内进行统一的归档。将档案交由电子档案生成部门进行生成，然后利用局域网络传输给档案管理部门进行归类和存储，这是较之传统的档案管理方式多出的较复杂的一部，但是，这种方式可以避免档案的漏归，确保档案的完整性。另外的一点就是其方便快捷，但是要避免病毒的侵袭。

2.管理方式的不同。电子档案具有一定的特殊性，这种管理方式可以做到档案的一级管理，即档案管理部门可以在接收到文件的第一时间里给每一份档案编制一个唯一的档案号，标注出相应的分类号，并在归档时对不同档案进行不同的主题词标注。而传统的档案管理方式则需填上不同类型、日期，然后再放在相应的存储位置，工作量就自然多了许多。

3.归档方式和内容的保护措施的不同。电子档案具有特殊的重复性和可逆性，在修改时也不会留下任何痕迹。其好处在于在档案的最初归类和录入时不怕出错，确定时发现错误可以及时改正。但是其弊端就在于很难辩证档案内容的真实性，需要辨别的档案其辨别的过程也是相当的复杂和困难。而传统的档案管理方式则可以弥补这一不足，更能确保档案的原始性、准确性以及真实性。

4.保管方式的不同。电子档案存储的载体在历经多年后必然会老化，更何况现代科学技术的发展，计算机的更新速度如此之快，在更换新的载体的时候也容易出现差错，影响档案的完整性。传统的档案管理方式就可以避免这个问题，有了纸制品的备份，即使出现需要重新录入的现象也不会因档案丢失而无法完成。另外，如果出现病毒入侵等不安全现象时也不用担忧档案的流失问题。

5.查询利用方式的不同。电子档案与传统档案管理的最明显差异在于它需要录入，即通过较为复杂的编码和解码才能呈现并使用。它的方便之处在于实现录入后与其载体没什么联系，可以在允许的情况下随时复制于不同地方，方便调档。传统的档案管理方式需要依据记录查询位置然后再进行查找，非常费力费时甚至可能影响其他工作的进行。而电子档案则可以快速调出档案，只需要在允许的情况下登录管理页面，经过身份确认并给予查阅权限就可以随时随地查阅档案信息了。

6.对管理人员要求的不同。事实上，电子档案管理是一項较之传统管理方式更为专业化的工作，它对管理人员有着更为高的素质要求。档案管理工作人员不仅要能灵活熟练地掌握计算机操作技能，还要掌握电子档案的生成以及录入工作。对与之相关的软件也要能熟练的应用，能利用图像处理系列的软件。另外，还需要会窗口操作和系统的调置。

档案管理部门需要积极参与到电子化档案管理当中，并及时认真地与技术部门、法律部门等给行各类专业人士进行密切配合，推进电子档案的应用普及，确保电子档案管理工作的顺利开展。

电子化的档案管理方式对各行各类的档案部门都具有十分实际的意义。通过这种档案管理方式的普及可以促进档案的社会化、自动化以及标准化，充分发挥档案的作用，档案管理工作的地位也会随之利用率的提高而升高，一举多得。

二、电子档案与传统档案管理方式的共性

表面上看电子档案与传统的档案管理方式完全不同，但事实上，这两种档案的管理方式是存在一定的共性的。电子档案与传统都具有原生性。而且，电子档案与传统档案具有一样的价值形态，甚至变化的规律都极其的相似。电子档案的信息同传统档案的信息一样不可与其载体分离。事实上，电子档案的形成也是源自于原始的纸质档案，它们都是真实的历史记录。

它们最大的共性莫过于都是档案，必然都会拥有档案的一般性和特性，其不同之处简单来讲就是载体的不同。电子档案是将信息数字化，它有着对设备的依赖性，必须满足其运行的条件。而且，它并非是直读的，信息也有其共享性。这些因素都直接或间接地导致了电子档案的收集、整理和录入变得复杂，其保存的时限也受到了限制。电子档案在开发使用的初期，由于此类技术还不够纯熟，所以必然会存在一些不安全的因素，这就更加大了电子档案工作开展的难度。

档案管理的基本原理是相通的。电子档案管理方式在充分继承了传统档案管理的基础上，再利用技术条件进行了一系列的整合与改进而形成的，可以说它是档案管理工作的一个新的里程。电子档案在服务的方式和质量方面都较之原始的方式有所提升，是这个电子的时代对档案管理工作的全新诠释和体现。

电子档案较之传统的档案管理方式更扩大了信息的资源。由于电子档案的信息环境的容量与现实相比也要大很多，所以更容易将各地各类可收集档案都纳入其中，以方便随时使用。利用资源的共享还可以达到互助互利的效果，极为方便利用。档案需求者还可以利用电子档案调出现实档案的所在地所处位置然后直接获取，也较之原始的找寻方式更为快捷便利，这也是电子档案与传统档案管理工作的完美结合。

参考文献：

[1]方芳.李书锦.浅论电子档案与传统档案管理的差异和共性.科技情报开发与经济，2011.2

[2]岳锐.电子档案管理与传统档案管理的区别.黑龙江科技信息，2011.1

[3]冯万恒.电子档案与传统档案管理上的差异.兰台世界，2005.4