色标编码联合导卡在病案归档管理中的应用效果

刘虹群

[摘要] 病案是医疗信息的载体，同时也是涉及医疗纠纷时的法律依据。随着本院规模地不断扩大，病案资料也越来越多，病案库严重饱和，同时病案利用率也越来越高。本院尝试采用色标编码联合导卡在医院病案归档管理中，其基本方法是色标编码采用12种颜色分别代表1年中的12个月份进行病案归档管理，同时以科室为区分单位制作导卡，用41个导卡编号代表本院41个不同科室，并按照时间、科室进行病案归档管理。在病案归档管理中采用色标编码联合导卡后，结果发现工作效率显著提高，并有效降低了病案归档错误率。本文总结了本院采用色标编码并联合导卡进行病案管理的背景、具体实施方法及效果，以期供同行分享、参考。

[关键词] 色标编码；导卡；病案归档管理；病案检查

[中图分类号] R197.323 [文献标识码] A [文章编号] 1674-4721（2015）06（c）-0135-03

[Abstract] Medical record is the carrier of health information， and also acts as the legal basis when involving in medical disputes.With extension of our hospital， medical record information became more and more.The medical record room was almost fully taken up， and utilization rate of medical record was also increasing.We tried to use color coding combining with guiding cards in the management of medical record in our hospital.The basic approach was 12 different colors indicating 12 months of the year in color coding for medical record management.At the same time， set department as a differentiated unit in making guiding cards.There were 41 guiding card serial number indicating 41 different departments.According to time and different departments，they were classified by medical record management.In the management of medical record，after applying color-coding combining with guiding cards，we found that the work efficiency has been greatly improved，and the error rate of medical record archiving was effectively reduced.The paper summed up the background，specific implementation methods and effect of applying color-coding combining with guiding card for medical record management in our hospital in order to share information in peers and provide a reference.

[Key words] Color-coding；Guiding card；Medical record management；Medical record inspection

病案归档是医院病案管理工作中极为重要的一部分，是将医院中的病案按照一定的顺序排列放置，以便于日后能够快速、准确的查阅和检索，为病案信息的再利用提供有利条件[1]。色标编码是采用不同的颜色标志病案号，并在病案的封面边缘标出，是目前利用率最高的病案管理办法，其能减少病案归档出现错误、降低归档差错率，并能易于及时发现和纠正错误、提高病案的定位效率，是提高病案管理工作效率的有效措施[2]。导卡则是病案归档系统中用来寻找和排列的卡片。随着社会的发展和医疗形势的变革，很多医院尤其是一些中小医院，其病案管理中既往采用的以顺序号归档的方法已不再适应形势发展的要求，其较高的归档差错率和较低的病案管理工作效率都不利于促进医院的健康发展。为此，本院采用了色标编码并联合导卡进行病案管理，取得较满意的效果，现将经验报告如下。

1 资料与方法

1.1 一般资料

随着改革开放和社会的发展，广东省作为国家首批经济特区所在地，其经济和人口尤其是外来人口的规模都实现了大跨越，这也对本区的医疗水平和医疗规模提出了更高的要求。在此背景下，近年来，本院实现了快速发展和规模的迅速扩大，2011年，本院被评为三级甲等医院，同时本院也是四川省、河南省信阳市和南阳市、安徽省阜南县、贵州省习水县等地的新农合在粤的定点医疗机构，医疗辐射能力涉及到了医院所在区域及周边省市、县、镇约220万人口，是本区域的重点医疗中心。2013年，本院全院的门、急诊量高达124万人次，健康检查13.1万人次，门、急诊手术2.3万例，全院收治住院病人近3.0万人次。病案信息量呈几何级增长，对病案信息的利用率和利用量也呈爆发式递增，导致本院的病案库严重饱和。同时，随着人们对健康的重视和法制观念的增强，医患纠纷事件经常见诸报端，病案信息成为非常关键的信息资料[3]。此外，医保局、卫生行政部门、物价局以及医院的质控部门在季度性病案检查、化验单检查、临床补贴检查等工作时，均会用到病案资料[4]，这就要求本院的病案归档管理工作更加规范化和便利化，因此，本院采用色标编码联合导卡的方法进行病案归档管理。

1.2 管理方法

1.2.1 色标编码方法 按照出院的月份进行病案归档，1年12个月，故采用12种颜色，每种颜色代表1个月份，色标编码颜色对应详细情况如下：1月为深黄色、2月为深蓝色、3月为深绿色、4月为橙色、5月为浅蓝色、6月为粉色、7月为棕色、8月为浅绿色、9月为红色、10月为紫色、11月为灰色、12月为浅黄色。

1.2.2 导卡应用方法 采用导卡代表科室，将所有出院病案按照科室进行排放，通过导卡将各个科室的病案区分开来。本院共有41个临床科室，则每个月共采用41个导卡。另采用42号导卡，单独对死亡病案进行归档。导卡是在每一个卡片的侧面做一块突出的位置，并在突出位置上标注导卡号和出院科室的起止[5]，导卡的标注能够提高病案归档管理工作效率，会很容易和迅速找到所要查阅的病案资料。同时还在病案封面标签上印上住院号、导卡号、病人姓名、出院日期、出院科室、条形码等信息，以进一步提高本院病案归档的速度。此外，因医院作为外省新农合在粤的定点医疗机构，为了便于病案信息的分类查找，本院还在导卡上标注了病案患者所属区域，如导卡上标注四川省、河南省信阳市、安徽省阜南县等所属的区域信息，为以区域单位为查找要素的信息查找提供了便捷方式。

1.2.3 病案的入库 针对每个月放入病案室的病案资料（出院病案），要按照科室的区分方法先将其放在临时的病案架上，直至月末做出报表后，对本院每个科室的出院病案数进行核对，确认无误后将其整体转移至病案库。同时，在计算机中记录每份病案资料所在的位置[6]，格式如下：某某病案，所在病案柜号码，色标编码，导卡号码。依此便能随时迅速地查找到所需要的病案资料。

2 采用色标编码和导卡的优点及效果

2.1 病案封面一目了然，提高工作效率

采用色标编码管理后，在病案封面边缘上色标编码的颜色标志清晰可辨，一目了然，不但便于病案查找，而且也容易发现错位病案[7]。一旦病案插错位置，色标的颜色就会有非常明显的差异，便可提醒工作人员发现并纠正错误，从而有效地避免病案归档错误的发生，也显著提高工作效率。

2.2 颜色清晰醒目，导卡以科别分类，方便信息查找

清晰、醒目的色标颜色，能增强工作人员的记忆，促其记忆深刻，同时五颜六色的视觉效果也能使人赏心悦目，减少工作的沉闷感。按照月份排放的色标编码，每个月之间的不同色标颜色让人一目了然，避免了月与月之间病案资料放错现象的发生[8]。同时，每个月的出院病案都按照导卡的顺序进行排放，因此，每份出院病案的查找或归档都非常便捷。例如要统计妇产科一定时间段内顺产和剖宫产的比例及其各自的产后结局，则可以通过导卡，首先定位到妇产科，把本院其余科室都排除掉，然后再根据导卡的时间分类，找出所有想要查找的病案信息并对其统计分析，整个过程非常快捷。

2.3 方便行政部门的检查工作

医保局、物价局、医院质控部门以及卫生行政部门进行季度性病案检查时，通常是以时间和科室的分类来查找病案[9]。因此，本院的色标编码和导卡按照出院时间、科室进行归档，恰恰有利于上述部门对病案资料的集中查找[10]。在工作实践中，一般所需查找的病案都集中在1～2个病案柜中[11]，大大减轻了人们在各个病案库中反复查找的工作量。例如，卫生行政部门要检查本年度第2季度的病案，只需将橙色（4月份）、浅蓝色（5月份）、粉色（6月份）此3种色标的病案查找到即可，整个过程只在相邻的病案柜之间查找便能迅速找出所需病案，然后再根据需要按照导卡号进行进一步的查找[12]。如，要检查本年度第4季度骨科的病案，则只需找到35号导卡（本院骨科导卡编号）即可找到所需病案信息。如果所要查找的病案信息再进一步细化，如想要检查第4季度骨科中外来人口就诊的治疗情况，则需要定位35号导卡后，将标注为外地户口的病案信息查找出来，再根据色标编码的信息，找出所需要的病案。而因为四川省、河南省信阳市、安徽省阜南县等所属的区域信息在导卡上标注了，为以区域单位为查找要素的信息查找提供了更便捷的方式。

2.4 降低再入院病案的归档工作量，节省病案架的空间

由于色标编码和导卡是按照出院科室、出院时间、住院号等顺序进行的病案归档，所以，如有再入院病案归档的情况，仍按照归档原则进行归档即可，如此明显减轻了病案归档的工作量[13]。而且，此种归档方法，不用为再入院的病案预留位置，将病案一次性排满病案架即可，也显著节约了病案库的空间[14]。如，本院以前每格病案架只能排放120份病案，采用色标编码和导卡后，每格病案架能排放180份病案，节约了很大空间，同时单个格子所放的病案数量增加意味着同一类别的病案更加集中，便于管理查找，而且导卡的应用使病案的分类、归档更加清晰和便捷。

3 讨论

病案管理是一门新兴的交叉学科，本源于医学的发展而产生，其涉及基础、临床医学、统计和计算机应用等学科[15]。相当长时间以来，病案管理工作仍以手工操作为主，虽然近年来计算机在病案管理的应用越来越多，但仍然只是辅助作用[16]。繁复的重复性工作需要病案管理人员耐心、细致地做好每一项细节，确保病案信息的完整、准确及方便查找。因此，熟练掌握病案管理的专业知识及业务技能，了解新理论和新技术方法，在关键时刻能熟练、灵敏、快捷、准确地完成任务就显得尤为重要。

需要注意的是，本院实施的色标编码采用了12种颜色，因此，制作色标病案袋时要把标识色差的因素考虑在内，两个相邻色标的颜色要避免色彩过于接近的情况，以免导致众多病案进行数字组合后区分不明显的状况发生[17]。同时，色标标注的位置和比例要适合病案袋的尺寸，以醒目和便于查找为原则进行设置；制作导卡的材料要有很强的韧性以便长期重复使用，导卡的颜色要与色标编码的颜色明显区分开来，确保导卡能在整个区域醒目可见。

综上所述，色标编码联合导卡在病案归档管里中具有积极的意义，这在以往的各种病案管理文献中早有涉及，本院采用色标编码以出院时间为划分标志进行标注，并以科室为区分单位进行导卡标注，此种方法在既往文献中比较少见。本研究在此方面的探索和实践取得了满意的效果，显著提升了工作效率和工作质量，也明显降低了病案归档的差错率，是一次较为成功的实践，希望对业界同行产生积极的借鉴意义。

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（收稿日期：2015-01-14 本文编辑：李秋愿）