加强公立医院库存物资财务监管的思考

曾烂漫

摘要：库存物资是医院为开展医疗服务及辅助活动而储存的药品、卫生材料、低值易耗品和其他材料。受传统计划经济的影响，公立医院库存物资的财务监管常被忽视，因而物资的安全性及使用效率效益低下。为了进一步提高行政事业单位内部管理水平，规范内部控制，财政部制定的《行政事业单位内部控制规范（试行）》已于2014年1月1日起施行。按照内部控制规范的要求，加强库存物资的财务监管对公立医院的良好运行和发展具有重要意义。

关键词：公立医院 库存物资 财务监管 思考

一、公立医院库存物资财务监管的现状

（一）重视程度不够

药品、卫生材料、低值易耗品等库存物资广泛应用于各个医疗环节中，相对于固定资产而言，卫生材料、低值易耗品价值较低，使用期限较短，各级管理层重视程度不够，管理意识相对淡薄；忽视价值管理，医院少数业务部门对各类药品、物资、日常耗材等库存物资，只管数量不管价值；重钱轻物、重供轻管，致使钱物分离，客观上弱化了对库存物资的财务监管。

（二）没有规范的管理制度

受传统管理模式的制约和影响，医院长期以来对于库存物资的财务监管没有像固定资产一样从购入、使用至处置环节形成一套完整的制度，各部门对其购入、领用的物资也没有引起相应的重视，加上管理人员素质参差不齐，在具体工作中找不到责任人，好像谁都在管谁也不管的状况，导致部分库存物资被无偿占用或流失。

（三）购入缺乏预算管理控制

医院的年度财务预算一般都是针对大项目，没有细化到具体的事项，尤其是库存物资的预算，预算控制薄弱容易使预算编制和执行相背离，从而费用支出失去控制。因特殊情况需要增加或超过预算支出时，没有按规定的程序进行追加审批，而是直接支付，让预算管理流于形式。另外，没有建立有效的预算执行激励机制，激发不了相关人员的工作热情和积极性。

（四）内部监督机制缺失

没有明确清晰的业务工作流程，使库存物资相关岗位的人员在工作时不知如何操作，对实物资产的采购、验收入库、领用、保管等业务关键环节无法实施有效管控。没有建立健全的物资管理责任制，部分岗位设置不合理，使用者同时又是采购者，无法进行内部牵制，没有实行严格的岗位考核与绩效挂钩的制约机制。

在实际工作中，由于对库存物资缺乏严格的管理制度和科学的管理方法，内部监督不到位，物资被科室领用后的使用情况没有监督部门进行监控，物资流失、浪费时有发生，甚至出现贪污腐败的现象。比如某医院一科室，对二级库领用的耗材疏于监管，科室负责保管的护理人员通过给供应商低价回购方式贪污400百余万元。

（五）缺乏必要的成本管理手段

目前许多医院仅停留在科室成本核算上，尚未建立成本考核指标体系、成本分析评价体系和成本信息反馈体系。医院无统一的、标准的成本定额，院级层面成本控制没有统一的标准和依据。一般低值易耗品和医用材料临床科室领用后直接作为消耗，管理不够细化，科室的成本核算不合理也不确定。对于供应室、试剂、口腔、放射部门领用的价值较高的材料，由于大多数是由供应商直接送货到科室，耗用缺乏监管，成本核算不够真实和准确。

（六）高值医用耗材验收入库环节监管缺失

骨科植入、脑膜修补、导管介入等高值医用耗材有些医院实行零库存，即供应商先把有关的耗材放在手术室，病人使用后才补办入库手续进行记费，耗材使用科室对验收入库环节进行了规避。在植入、介入类高值医用耗材实行二级库管理的少部分医院，因监管不到位，久而久之，使用人发现其中的漏洞钻了空子。比如某医院一骨科医生发现科室二级材料库常常处于无人监管状态，有机会就偷一些植入类耗材放到自己的车里，当有患者手术需要使用时，他就劝说患者直接向供应商购买（他代收钱，不开发票）比在医院交费便宜20%，案发时搜查他的车发现后备箱藏满了骨科高值医用耗材。

（七）没有建立规范的药品、库存物资会计核算制度

药品会计没有对每种药品进行数量登记，每月药品盘盈盘亏数不是实际盘点存在的差异，致使每月成本变动较大。药品没有凭药商提供的送货单和入库单及时入财务账。财务科每月凭药剂科送来的盘盈盘亏表入账或调账，导致盘盈盘亏数波动很大，同时未对盘点差异原因进行分析。

仓库会计没有凭供应商的送货单和到库实物进行入库登记，只序时登记物资的发出领用情况，等到供应商的发票送来时才办理入库手续，致使库存物资余额出现负数。另外，盘点时不是将物资实际库存数量与账面数进行比对，而是以会计账面结存数量作为基数去查找实物，未能反映真实盘盈盘亏情况。

（八）信息化管理程度不高

固定资产管理一般都会建立卡片或条形码，但条形码、电脑网络等技术在药品、高值医用耗材和其他材料上没有得到很好的应用。药库管理员既是药品发放员又是电脑记账员，不相容岗位未能有效分离。药库和药房系统信息难于共享，药房电脑系统不能显示药品的实存数量。药品、高值医用耗材的消耗不能追踪到患者身上，无法实现物资的全程管控。另外，院级核算与科室领用脱节，物资管理应用不能满足院科两级成本核算数据的要求，不能做到核算数据准确的采集与使用。

二、库存物资财会管控的要点

医院财会部门可以从库存物资的请购与审批、采购与付款、采购与验收、入库出库、清查盘点与处置等环节找出关键控制点。

（一）请购与审批控制

医院应当建立采购申请与批准制度，依据购置物品类型确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，应当明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购申请进行审批。对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策审批，防止出现决策失误而造成严重损失。

（二）采购与付款控制

医院应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单（或采购合同）、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。

（三）采购与验收控制

医院应当建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序等作出明确规定，确保采购过程的透明化。根据物品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式，并根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门或指定专人对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告，有关部门应查明原因，及时处理。

（四）入库、出库管控

1.验收入库环节关键控制点

办理入库时，仓管员应注意库存物资的购入是否有计划和审批，物资的质量、数量是否符合规定和正确；同时填制入库单，由采购员和库房保管员共同签字后连同发票经库房会计将核对无误后交财务科，财务科据以登记药品与库存物资总账。由于植入类耗材品种多、价格变化频率高、产品更新换代快，验收入库时注意是否存在未经招标擅自购入高值植入类耗材的情况。

2.出库的关键控制点

各科室提出申请领用药品与物资的计划，库房会计通过信息系统按“先进先出、近效期先出”的原则填制出库单，并由请领人员及库房管理员在出库单上签字后方能出库。财务部门应关注二级库交接手续是否齐全，二级库的库存管理是否规范，如：是否建立材料明细账、明细账统计是否及时、是否与患者处方进行核对、月末是否进行盘点、盘点记录是否完整等。

（五）清查盘点与处置的控制

为保证库存物资的真实存在，盘点时应关注是否有专门存放地点和分类存放，是否设置安全监控系统，是否建立安全管理制度及责任人制度。对于盘盈、盘亏、破损及报废的医疗物资，财务部门是否根据“盘点（报损）情况报告表”和医院领导审批后进行账务处理。

三、规范公立医院库存物资财务监管的建议

（一）提高管理意识

库存物资是医疗活动的基础，科学的管理方法可以降低医院的医疗成本，加速资金周转，提高经济效益。各级管理层要认真学习库存物资的管理知识，配备有良好职业素养、守纪律、熟业务的人员担任物资的供应、保管和会计工作，切实为医院的后勤保障服务。

（二）合理设置机构，明确职责权限

医院应当根据业务特点和内部控制的要求设置管理和监督机构，明确职责权限，强化风险意识与法制观念。物资的计划、采购、验收、出入库、会计处理等各个环节应有明确的责任规定，符合内部控制的要求，明确采购员、验收员、仓库管理员、物资库房会计的职责。实行采购部门人员轮岗制度，防止采购人员与供应商形成利益关系网，相互勾结，从中谋利，导致采购成本居高不下。

（三）加强采购业务流程的监管

建立健全库存物资内部控制体系，提高内部控制意识。重点关注物资采购、入库、保管、出库、领用、盘点等环节，在物资库房、财务、领用科室之间进行明确的分工，相互制约、相互监督，确保库存物资业务处理流程得到有效控制。

加强药品与库存物资招标采购流程监管。在医院内部控制与风险评估委员会的领导下开展工作，按照《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国预算法》等法律法规的规定，加强采购业务的预算管理，遵循“计划采购、定额管理、加速周转、保证供应”的原则。采购计划做到切实可行，符合相关规定和经济实用，使用合理而不浪费。严禁“自购自用”，避免吃回扣、花钱购次品、少买多开票等问题的发生。

（四）规范财物流通秩序，提高资金的使用效率

改变传统物资管理的模式和方法，经费归口管理、物资统一保管。消除弄虚作假、损公肥私隐患，从物资采购到物资流通的各个环节，都受到财经管理的制约，把经费与物资有机地结合起来，实行计算机网络全方位监督。网络监控系统的全程跟踪和严格的请领、审批制度，有助于财物行为的自我调控和约束。财物管理科学有序，既保证了临床一线的使用，又避免了库存积压和资金占用，从而提高了采购资金的使用效率。

（五）完善清查盘点与会计核算制度

建立库存物资的清查盘点制度及物资处置审批制度，确保财产物资的安全与完整。物资管理部门应定期对药品、医用材料、办公用品、低值易耗品等实物资产进行盘点，年终进行全面清查。财务、审计部门应定期或不定期对库存药品和物资进行抽查或监盘，保证账物相符。物资盈亏要进行分析和报告，报损按规定的程序进行审批。财务核算与库房会计、库存实物出现数量和金额不符时，应及时查明原因，如果是系统原因的话，建议使用ERP系统可以比较轻松解决问题，如果不是系统原因造成的，则要通过两个系统定期校验、口径统一、票据开具与会计确认规则统一方能解决。

（六）加强库存物资的成本核算

做好成本核算需要各级领导的高度重视和员工的积极参与，更新观念，明确成本核算的意义、目的和内容，在工作中自觉减少浪费，从而提高成本效益与节约意识。医院要建立健全药品、材料管理制度，按类别、品种进行成本核算。库房对每一种物品，设置库存上下限和标准存量，并以此为依据进行积压和临缺提示，避免库存物资积压和浪费。加强对二级库房甚至是三级库房的管理，在备查账中登记领用情况。医院可建立信息网络系统，所有科室上系统才能申领物品和材料，真正做到全成本核算。

（七）加强高值医用耗材的财务监管

完善高值医用耗材的监管机制。高值耗材采购以满足临床需求、保证质量为前提，选择价格优惠的产品和讲究信誉的供应商。采购按规定的程序进行，严禁各科室将未经批准的耗材直接进入临床使用。所有高值耗材不得由供应商直接送到使用科室，必须先送交材料仓库，按照规定程序验收入库，再由库管员通知申购科室领取，库房会计填制出库单由领用人签收后方可使用。

（八）运用信息化技术促进库存物资的财务监管

1.设置岗位人员的操作权限

对每个功能模块都应设置操作权限和密码，每个岗位人员只能按照所授予的权限进行操作，防止非法操作和越权操作。

2.利用网络技术提高库存物资的财务监管效率

把网络技术应用于医院的物资管理，可实现物资、耗材从准入至临床安全使用的可追溯性全流程管控。对已购入或已使用的高值植入性材料建立统一的追溯信息登记。成本核算部门亦可通过电脑技术自动收集成本核算所需数据并进行分析，准确查询和自动汇总生成各类报表，实现资产管理与成本核算系统的无缝连接，全面提升医院成本核算效率。

四、结束语

库存物资是医院完成医疗、教学、科研等工作的重要保障。对库存物资购置、验收入库、保管领用、账务处理等建立严格的监管机制，杜绝以公谋私的现象，避免物资流失浪费，提高公立医院内部管理水平和资金的使用效率与效益。

参考文献：

[1]财政部.行政事业单位内部控制规范（试行）（财会[2012]21号）[S].

[2]财政部，卫生部.医院财务制度（财社[2010]306号）[S].

[3]财政部.内部会计控制规范（财会[2001]41号）[S].

[4]孟晓琳.浅析加强医院物资管理的重要性[J].中华现代临床医学杂志，2006（9）.

（作者单位：深圳市南山区西丽人民医院）