新媒体技术背景下如何做好电子档案管理工作

毕大鹏

南阳医学高等专科学校校长办公室，河南南阳　473000

新媒体技术背景下如何做好电子档案管理工作

毕大鹏

南阳医学高等专科学校校长办公室，河南南阳473000

摘要新媒体技术的进步使得档案管理工作较以往有了很大的变化，电子文件作为当前主流的档案管理对象，特别是档案信息化进程的加快，已经逐渐改变了以往单一的书籍管理模式，向更加全面、更加细致的方向发展。本文首先分析了目前学校新媒体技术背景下电子档案管理工作的现状及存在的问题，进而探讨了如何充分利用新媒体技术做好电子档案管理工作。

关键词新媒体技术；电子档案管理；问题；对策

中图分类号G2

文献标识码A

文章编号2096-0360（2015）12-0031-01

作者简介：毕大鹏，工作单位为南阳医学高等专科学校。

良好的档案管理工作是学校各项工作高效开展的重要前提和保障，而在新媒体环境下，随着管理工作信息化的进一步发展，学校的电子档案管理工作也应该受到学校领导及教师的重视。电子档案主要是指以计算机、磁盘、光盘为载体进行存储的档案资料，与传统的纸质档案相比具有保存方便、时效性强、使用方便等特点，还能最大限度的实现信息资源的共享，弥补了传统纸质档案管理工作中的不足。信息时代的到来给学校的电子档案管理工作带来了挑战，下面就对新媒体技术下如何做好电子档案工作进行了探讨。

1　新媒体技术背景下电子档案工作现状及存在的问题

1.1电子档案管理人员综合素质不高

电子档案管理工作不仅需要相关工作人员具备必要的、基础的档案管理专业知识，还要满足现代信息和网络环境的要求，具备电子档案管理信息化操作技能。然而，由于我国学校的电子档案管理工作发展时间还不够长，因此，相关工作人员往往只具备传统档案管理工作要求的能力和素质，缺乏较强的责任心和进取心，对电子档案管理所必须的计算机操作技术、先进的档案管理观念和手段掌握的都不够扎实，因而也就不能适应学校电子档案管理的需要，所以适应新媒介环境和受众的接收习惯和感受，实现档案模式、路径的创新，已经迫在眉睫。

1.2新媒体技术背景下，不断对电子档案管理提出新的挑战

电子档案由于其存储载体的特殊性，再加上部分电子档案是联网存储的，导致档案在传递、查阅、使用的过程中极易受不法分子的危害。另外，由于我国电子档案发展时间不长，相关技术还不够完善，电子档案的安全性不能得到百分之百的保证，一旦受到黑客、计算机病毒等的攻击，很可能会导致电子档案信息的泄露，危害学校各项信息的安全，甚至给相关利益人员带来严重的损失。

2　运用新媒体技术做好电子档案管理工作的对策

2.1适应新媒体传播技术的发展，做好电子档案的安全性保护工作

电子档案管理工作的一个重要任务就是保证档案的安全性。针对学校电子档案安全性缺乏保证的问题，学校档案部门及技术部门要加强电子档案的安全维护工作。首先，要为电子档案的保存营造一个良好的环境，对于以光盘、磁盘等为介质保存的档案，要放在专门的档案室，保证档案室温度、湿度等因素的适中，做好防尘、避光、防变形等工作，从而保障电子档案的安全性。其次，电子档案都是以数码的形式存储的，因此除了要做好其存储介质的保护之外，还要对其数码所依赖的数据结构、相关定义参数等进行加以保存，防止电子档案由于数据混乱等问题而不能读取。另外，为了保证电子档案的安全性，学校的档案部门和技术部门要定期对档案进行监测和维护，并进行复制和多介质存储，保证其不会因受潮、磁场等因素的影响而失效。

2.2充分将新媒体技术特征之——数字化，应用到档案的管理中，完善电子档案管理体系

数字技术与互联网技术的相结合，创造了新的传播方式，扩大了人们的视野，同时也丰富了人们

的需求，这一点在档案领域也得到了很好的利用，需求者并非一定要到档案馆才能得到所需的档案资料，档案利用的便捷，不仅很好的激发了人们对档案利用的需求，也使档案利用更加的多元化，对于高校来说，完善的管理制度是做好电子档案管理工作的重要保证，在这方面，学校档案部门首先要根据实际情况建立完善的电子档案管理制度，其次，学校还要建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中管理，确保档案的完整性和真实性，方便学校师生查阅和使用电子档案，从而最大限度的实现电子档案的价值。由此可见，在新媒体技术的背景下，电子档案的利用将逐渐变化为一种常用的操作模式。

2.3新媒体技术要求必须加强电子档案数据库建设

在信息时代，电子档案管理已经成为了现代化档案管理的重要内容，因此我们必须做好点子档案的收集、整理和归档工作，建立符合学校实际发展情况的电子档案数据库，从而实现电子档案的高效、科学利用，同时还可以节约大量的人力、物力、和时间，避免未来查找档案的繁杂工作量。另外，从某种意义上来说，电子档案管理也是档案信息化建设和管理的重要组成部分，进行电子档案数据库建设也是促进档案管理工作实现信息化和现代化的重要途径，方便档案信息的传递和使用。

3　结束语

新媒体的技术背景下，不断的对高校电子档案管理工作提出了新的挑战，所以档案部门除了要做好电子档案的安全管理工作，还要完善相关管理制度的建设；加强档案管理人员的教育培训，使其更好的使用新媒体技术下电子档案管理工作，只要不断的总结方式方法，必定能使新媒体技术在档案管理中发挥不可替代的作用。

参考文献

[1]刘晓君.新形势下如何做好电子档案管理[J].中国管理信息化，2015（19）：195-197.

[2]刘星.谈如何做好电子档案管理工作[J].兰台内外，2014 （02）：36.