医院基建档案的收集与管理

刑文

随着我国社会主义市场经济建设不断发展，医院的基础建设变得越来越重要。加强医院基建工程档案资料管理工作是提高基建工程质量的一项重要工作。这不仅关系到医院在我们这一代的建设发展，也是一件福泽来人的百年大计。

然而如今医院的基建档案管理工作却存在职责不明、保存不妥的现象，甚至造成不良的后果和损失，所以说，加强医院基建档案管理，要在领导组织、建立制度、提高人员素质等方面深入，做到领导重视、相关人员协作、及时收集、按时归档、严格交接，推动基建档案工作收集的规范化、标准化。

加强医院基建档案的收集管理工作并非一日之功，需从各方面来全面的分析、深入，多角度的总结，才能确保该工作进行的顺利。

一、基建档案的作用

医院基建档案是医院建设前的第一手资料，它是在建设工程项目立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理造册的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件资料，为了记录基建在建造、维修、改造和使用过程中的技术状态。作为医院维权的重要依据，基建档案管理是医院档案管理工作的重要组成部分之一。基建档案能为工程决策提供依据和支持、为办理相关手续提供材料、为建设项目工程的付款提供依据、为工程维修合同纠纷提供证据。

基础建设是医院发展过程中的的一项重要工作，按照基建工程建设规律收集起来的基建档案资料是基建工程管理方、技术方在工程项目建设活动中创造的知识成果，及时收归的完整合理的基建档案能加强单位基础设施建设力度，提高医院发展水平，增强医院整体档案管理工作的合理化、规范化。

二、加强医院基建档案的

收集与管理的具体措施

1、加强国家对基建档案管理的政策性要求。

在我国社会主义现代化市场经济飞速发展的同时，应建立与之相对应的健全的法律政策。在经济发展的同时势必面临着荒地的开发，原有建筑的改建、扩建或装修。但在缺乏关于基建档案管理的政策要求的情况下，我们如同盲人摸象般的建设给工程带来了很大困难。然而，有了政策的强制性要求，在基建档案的利用上就能为医院为政府带来更大的效益。

2、建立健全基建档案管理制度

医院是为人民服务的单位，新形势下的医院必然面临着改革。随着新建、扩建、改建的工程日益增多，设计、建设、报批同时进行的情况不在少数。这给档案的收集整理工作造成很大阻力。所以在医院建设初期，应首先设立管理档案的档案室，制定相应的基建档案收集整理工作管理制度并严格要求，做好档案的前期收集工作，确保后期整理档案时档案的完整、真实性。力求有用档案及时、完整准确的归档。因此，明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自建设项目开始，就积极介入。

3、加强领导，建立档案组织。

做好基建档案工作，从思想上重视基建档案管理工作是问题的关键，只有提高领导人员的认识，从监与管两方面入手，才能确保这项工作的有序进行。分管档案工作的领导要给档案工作者提供多方面的支持和可靠的保障，严格要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作的规范性、标准性，建立起严肃有序、相互统一的档案管理网络。建立档案管理组织，是行政管理的重要组成部分，也是必须做好的一项基础性工作。

4、加强对有关人员的培训

医院基建档案管理工作的实施展开，不仅与以上提到的医院档案管理的规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念有关，更与档案管理人员水平的高低、档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。

作为科技档案的重要组成部分，基建档案既服务于今天，更有利于未来。可以作为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究的素材。我们可以针对医院中某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员与负责基建人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状进行治理。首先，结合建设项目的特点，加强对工程质量监督机构、基建管理部门、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训，将基建档案工作列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，引起参建单位的足够重视。强化岗前培训，组织人员学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法，做到统一的要求、标准与格式，严把档案质量关，系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点，既瞻前顾后，又紧抓过程;二是要组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，协调各部门进行有效有序的档案归集工作，培训有关人员，使其增强责任意识，主动出击、提前制定计划，跟踪收集基建工程档案，同时要求档案人员，要根据工程进度，紧密与参建单位的经理、施工人员等联系，争取配合，做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。

5、引进现代化档案管理技术

信息化时代，基建档案工作有了新方向的发展。基建档案管理必须引进计算机管理技术，探索基建档案信息资源体系来适应基建工程项目现代化管理模式，巧妙使用档案管理软件，实行基建档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用。建立电子档案数据库，全面的提高基建档案管理效率。

三、医院基建档案管理收集的意义

基建档案记录了工程建设的全过程，真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌，严格意义上来说，我们手中的基建档案比工程实体本身寿命更长久。因此规范、准确的基建档案是医院工程建设进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据，例如有时改建工程需要知道管线的具体位置，就可以到档案室查找相关工程竣工图，这时档案资料就发挥了方便、准确的服务功能。另外，旧的工程施工档案也可给扩建的新建筑提供设计思路。基建档案是工程质量的反映，工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面，工程人员可以根据基建档案规范工程技术管理手段、程序，对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据，通过基建档案质量管理，提高工程项目质量，随着国家经济建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对基建档案重要性的认识，齐抓共管，是新形势下基建档案管理的重要任务。

总之，基建档案能够反映基建工程项目的真实面貌，对医院的基础建设和后续发展工作来说十分重要，是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。在新的时代，紧密联系改革、技术、发展的新要求，档案人员应踏实的做好基建档案管理工作，实现基建档案工作自身价值，为发展和谐社会和经济建设提供优质的档案服务。

（作者单位：秦皇岛市工人医院人事科）