浅谈Excel在办公中的基本应用

田晓君 （湖北省荆州工贸技师学院 434020）

浅谈Excel在办公中的基本应用

田晓君 （湖北省荆州工贸技师学院 434020）

本文以实际操作为基础，介绍在工作中如何应用Excel强大的数据处理功能和应用公式及函数对数据进行复杂的计算之基本应用。

Excel基本应用

Excel是一款用于制作电子表格的应用软件，在办公中经常会使用Excel来制作一些比较复杂的报表和计算繁琐的数据，如工资表、销售情况表及公司日常开支表等。

一、Excel的基本操作

在Excel中，主要的操作对象就是工作簿、工作表和单元格，三者构成了Excel的框架结构，一份完整的Excel文档也是由这三者构成的。工作簿是用于运算或保存数据的文件，Excel中的工作簿就好比是Word中的文档，其新建、保存、打开和关闭等操作方法也与Word文档的相关操作相似。

（一）工作簿

工作簿是用于运算或保存数据的文件，Excel中的工作簿就好比是Word中的文档，其新建、保存、打开和关闭等操作方法也与Word文档的相关操作相似。除此之外，Excel还可以对工作簿进行保护。

（二）工作表

工作表用于组织和管理各种相关的数据信息，我们可以在同一工作簿中创建多张工作表，在其中输入和编辑数据。一个工作簿有多张工作表，必须首先选择工作表然后才能对其进行各种操作。通常是选择单张工作表，如果要对多张工作表进行操作，可以选择相邻多张工作表，也可以选择不相邻的工作表或所有的工作表。

（三）单元格

在Excel中，工作表是处理数据的主要场所，单元格是工作表中最基本的存储和处理数据的单元。新建的工作簿默认情况下包括三张工作表。每张工作表都有自己的名称，在默认状态下创建的工作簿中会自动生成名为Sheet1、Sheet2、Sheet3的三张空白工作表。一张工作表中又包含了多个单元格。因此，三者之间构成了包含和被包含的关系。

二、Excel的表格处理功能

Excel与Word相比，许多人认为Word好用些，仅用Excel制作一些简单的表格或者用于数据的简易运算，其实Excel有强大的表格处理功能，它具有简便和灵活的制表功能,表格中数据一旦建好勾稽关系,就会自动刷新。Excel的许多功能是独具的，在Excel中，工作表用于组织和管理各种相关的数据信息，我们可以在同一工作簿中创建多张工作表，在其中输入和编辑数据，而Word无法实现。

例如，要制作一张人口基本信息登记表，Word要先插入表格，设计几行几列，调整行高和列宽，再输入数据，完成后一旦要插入或删除数据，又要重新调整表格。而用Excel操作起来就非常容易，至于表格样式只需选择“设置单元格格式”选项，按照自己的要求去选择相应的样式就可以了，而插入和删除数据，表格样式也不会发生变化。电子表格的主要用途就是输入和编辑数据，在Excel中有两种数据类型，即文本和数值。输入的方法非常简单，只需选择单元格，然后直接输入或在编辑栏中输入所需内容，再按Enter键即可。

三、Excel的数据管理功能

Excel可以对表格中的数据进行排序、筛选和分类汇总等操作，对数据进行有效的管理和分析，这样就使得我们对公司的各类情况做到心中有数，有据可依。

（一）数据的排序

通过设置，可以让表格中的数据按照指定的顺序进行操作，排序时点击菜单中的“数据”选项选择“升序”或“降序”对表格中的数据进行快速排序，也可以设置多个关键字对其进行细致的排序。

（二）数据的筛选

通过Excel中提供的数据筛选功能，可以只显示符合条件的数据记录。选中标题行，点击菜单中的 “数据”选项选择筛选中的 “自动筛选”，每一列标头后会出现下拉箭头，选择数据，会筛选出含该数据的所有数据。

（三）分类汇总

一份表格做完，Excel可以用分类汇总将表格中同一类别的数据放在一起进行统计运算。按要求点击“数据”选项卡单击“排序和筛选”组中的“升序”或“降序”为标题行进行排序，打开“分类汇总”，在“分类字段”中选择标题行，在“汇总方式”中选择标题行点击确定即可。

排序和筛选组合使用，再对表格分类汇总，我们能够从大量数据中快速查找到需要的部分，从而对其进行各种编辑和操作，这样工作表中的数据也变得更加清晰直观。

四、Excel的绘图和图形处理功能

Excel的强大绘图和图形处理功能实现了表、图、文三者的结合,有利于我们对数据进行决策。比如，在在表格中创建图表，将数据以图表的形式表示可以使表格中各类数据之间的关系更加直观。通过创建图表，我们可清楚地了解各个数据的具体情况，方便对数据进行分析。

五、Excel的计算功能

Excel除了可以输入数据并对工作表进行编辑外，更强大的功能在于对数据的处理，以及应用公式和函数对数据进行复杂的计算。

Excel提供了大量的函数，使得许多复杂的问题变得简单。例如，制作一张“学生成绩表”，“A”列为学生姓名，“B、C、D、E、F、G”分别为“语文、数学、英语、政治、化学、物理”的科目分数，“H”为各科总成绩，“I”为平均分，要求总分“H”的话，我们就必须先将这几科的分数一一相加（B+C+D+E+F+G），才能得出结果，若要求平均分“I”，就必须用总分“H”除以科目数6才能得，且这只得出A列中一位学生的总分和平均分，若要求其他学生的成绩，就须分别这样做。而在Excel中，只需用SUM函数和AVERAGE操作就非常简单，只需点击鼠标左键从“B”拖到“G”再点击公式栏中的“SUM”就可得出总分“H”结果，同样点击鼠标左键从“B”拖到“G”再点击公式栏中的“AVERAGE”就可以得出平均值“I”，而求其他学生的总分和平均分的话，只需点击“H”和“I”后向下一拖，其他学生的成绩就一一对应出来了，这样就很快完成制作整个表格的工作。

至此，我们对Excel在日常工作中的基本应用有了大致了解，掌握了一定的使用技巧，但这只是Excel强大功能的冰山一角，我们只有不断的研究和实践，才能使它在不同的工作领域中被广泛地应用。

陈明.Blog、Wiki在协作学习中的应用研究[D].华中师范大学，2006.

（责编 张景贤）