新时期事业单位档案管理的创新思路探索

高 飞

靖宇县发展和改革局

新时期事业单位档案管理的创新思路探索

高 飞

靖宇县发展和改革局

近年来我国社会经济取得了巨大的进步，在这种情况下，我国事业单位在加强管理方面取得了一定的进步。同时，在国家发改委着重强调档案管理重要性的同时，我国相关事业单位应积极响应国家号召，在新时期，积极改进档案管理模式，应用创新的思想对其进行完善。本文从现阶段我国事业单位在进行档案管理过程中存在的问题入手，在对其原因进行分析的基础上，对创新思路进行探索，希望对事业单位档案管理工作的进步起到促进作用。

事业单位；档案管理；创新思路

前言事业单位的档案管理工作具有自身的特点，同时它也是事业单位日常工作中的一项重要内容，对事业单位的工作效率具有直接的影响。近年来在我国社会经济不断进步的过程中，我国相关机构对档案管理展开了研究，并已经取得了一定进步。新时期我国事业单位应促进档案管理工作跟上时代发展的步伐，运用创新性思维对其进行结构和系统的设计，提高管理水平。

一、事业单位档案管理中的不足

（一）基础设施落后

我国传统事业单位在日常经营过程中，始终对档案管理工作不够重视，因此没有应用充足的资金来对基础设施进行建设。现阶段我国多数事业单位保管档案的库房相当简陋，且空气不畅通，很容易造成档案的腐蚀；同时过于陈旧的库房，其内部的线路由于长时间没有更换，很容易因漏电而引起火灾；甚至部分事业单位还没有为档案设立单独的储存空间，而是通过会议室等对其进行储存[1]。

（二）基础业务薄弱

现阶段我国部分事业单位在实施档案管理过程中存在基础业务薄弱的现象，尽管各单位都为实施档案管理构建了相对完善的制度，却只重视形式，档案组卷没有按照规定进行，排放非常混乱；日常工作中部分单位没有对相关档案及时进行有效鉴定就进行销毁，导致档案丢失现象严重等[2]。

（三）资源开发利用不完善

现阶段事业单位在开展档案管理工作过程中，出现分工和工作流程不科学的现象，收集和保管是其主要工作内容，工作中只重视不损坏和遗失相关文件即可，然而却不重视对其进行开发和利用。作为重要的历史文化，档案没有在新时期充分发挥其价值，这是事业单位工作上的缺失。

二、新时期事业单位档案管理的创新思路

（一）创新思路内容

在信息技术飞速发展的背景下，我国事业单位在加强档案管理过程中应注重对信息技术的应用，提高管理效率和质量，构建起一个相对完善的信息系统，在这一过程中应注重严格遵守国家发改委的相关要求，其基础构建原则应是共享、安全和高效。新时期应采用数字化服务来管理纸质档案，实现无纸化档案管理，同时以大量元数据和电子信息为基础，完成文件检索；构建数据库为电子档案资源进行服务，彻底摒弃传统模式，通过网络对其进行管理和利用；构建完善系统，促使信息交互能够实现，防止信息孤岛的产生；压缩加密相关数据，促使异地备份得以实现；大规模迁移历史数据，保证其完整性和延续性；构建综合管理平台，实现档案影响和数据信息的扩展及完整。

（二）系统功能

该档案管理系统建立在先进的信息技术基础之上，拥有现代科技的功能及作用，对于提高档案管理效率和质量具有较大的作用。首先，该系统能够实现收发文的管理。一方面，在对收文进行管理过程中，可以及时的记录并处理外来的公文内容，外来公文的内容主要有国家和政府的批文和各地省市的来文等。该系统能够首先对这些外来公文进行记录、实现意见的填写，并将领导的批示进行记载，在传阅过后对其进行提交归档。整个过程中包含了检索全文和条件的功能；另一方面，在对发文进行管理的过程中，主要针对发改委的相关发放文件进行记录和查找。工作过程中，该系统可以对其标题、文件编号和签发者等重要因素进行详细的记载，这一过程中体现了该系统检索文件、归档和统计的相关功能。

事业单位日常工作中所产生的历史档案需要有业务部门进行提交，归档管理就是将这部分档案进行整理并入库保存，同时统计和分析库内的档案，促使其在日后的工作中能够得到充分的利用。并且，归档管理工作还要对相关工作人员进行记录、扫描等。

统计查询是该系统的另一个重要功能，主要针对档案的访问和利用情况进行的。地方事业单位在实施这一功能过程中应严格按照上级指示来整理统计报表，对归档现状、库存和使用情况进行详细的说明，并保证这些结果能够被打印出来，运用统一的格式提交给上级部门。同时用户、权限、角色和分类码表等管理是系统管理的主要内容，能够在日常工作中有效进行日志的操作、定义流程等。

（三）系统安全设计

实施档案管理工作的重点就是保障档案的保密性及安全性，该系统在安全设计问题上主要采用的手段是备份、数据恢复和系统日志等，提高访问过程中的安全性和数据的安全性。首先，对访问者的访问权限进行设定，加强对用户的控制，实现角色的定制；其次，针对外部的访问，为了提高安全性，有效应用了SSL协议，对加密数据具有重要作用；再次，日志功能的设置，主要针对关键应用系统进行，为追查安全问题提供保障；最后，备份和恢复相关数据过程中，应以严格的规定为基础，确保应用系统数据的安全性[3]。

结论

在我国经济和科学技术不断进步的背景下，我国事业单位在加强日常档案管理工作过程中，应注重对先进信息技术的应用，以创新的思想对工作方法及模式进行改革。本文提出的相关创新思路，能够对信息技术进行充分的应用，促使档案管理工作流程被简化，有助于工作效率的提高，对事业单位的改革和适应新时期的发展具有重要意义。在该创新思路中，所有信息和数据等档案都能够直接在系统中进行归档和保存，节省了档案保存空间的同时，还能够对其进行有效的备份和异地传送，提高了档案的保密性和安全性，能够满足新时期国家对事业单位档案管理的相关需求。

[1]林岚珊.福建省流动人员人事档案管理与服务创新研究[D].福建农林大学,2014.

[2]张海霞.当前我国档案信息资源开放利用存在问题及其对策研究[D].内蒙古大学,2010.

[3]孔晓辉,李学雄.真抓实干促进国土档案科学化发展——长沙县国土资源局档案工作规范化管理晋升省特级纪实[J].档案时空,2012,06:7-8.