EXCEL在高校财务工作中应用浅析

陈柯

摘 要 高等学校财务处面临学生奖（助）学金及各类人员收入发放计算个人所得税的实际问题，因各部门使用管理软件缺乏统一接口或管理软件自身限制，难以充分利用软件的便利性，本文以EXCEL提供的函数公式为手段，提供此类问题的巧妙解决方法，大大提高了工作效率及准确性，供各高等学校财务处人员参考交流。

关键词 高校财务；EXCEL函数

EXCEL是微软开发的办公套装软件的重要组成部分，集丰富的数据管理、函数计算，图形显示于一体，广泛应用于管理、财经、金融、统计等众多领域，是一个强大的数据处理、统计分析及辅助决策平台。借助EXCEL的数据处理功能，高校财务处在发放学生奖（助）学金及个人收入时，合理利用EXCEL不仅提高了工作效率，而且大大提高了准确性，起到事半功倍的效果。

一、发放奖（助）学金的EXCEL实际应用

（一）学生奖（助）学金发放流程

高校奖（助）学金的发放牵涉多个部门，各院系负责评选获奖学生，造表将包含学生学号、姓名、奖（助）学金评定等级及金额等信息的电子文档送交财务处，财务处并非按评定金额全额发放奖（助）学金，需要在全部学生中提取出获奖学生相关信息，对尚未缴清学费的获奖学生，抵扣欠费学费后将剩余部分发放至其银行卡。在此过程中，奖（助）学金的发放涉及学生姓名、学号、奖（助）学金金额、欠费金额、实发金额、银行卡号等多个信息，但各部门间职能分工及实现管理目的的不同，未使用或使用的学生信息管理软件系统往往不一致，如各系部获奖学生初始数据的登记造表往往采用手工录入方式，学号及姓名正确性有待审核校验。在使用学生信息管理软件系统部门间，除学号、姓名等基本信息外，其余信息的变化由于缺乏统一数据接口不能在各部门管理软件系统中做到及时更新，无法对原始奖（助）学数据不经调整处理直接发放。如财务处管理学生欠费信息，使用的学生信息管理系统记录有学生学号、姓名、学费缴费记录、银行卡号等相关信息。学生学号、姓名一经初始导入一般不再改变，但银行卡号由于学生银行卡因遗失、损坏、变更等各类原因，变动较为频繁，较长时间后，相当部分学生银行卡号已与财务处学生信息管理系统中原入学登记卡号不同，财务处按原卡号向学生发放奖（助）学金将导致大量的上卡不成功现象。学生最新银行卡号则由学校一卡通管理中心管理，银行卡号的变动仅在一卡通管理中心及时更新。财务处发放前还需从学校一卡通管理中心提取最新的学生卡号信息。综合以上流程，为保证奖（助）学金发放的准确高效，财务处需完成数据校验、欠费抵扣、提取卡号三个步骤后送银行发放。以上过程可以利用EXCEL相应函数功能，其发放流程及思路见图1。

（二）数据校验

根据系部送来的学生奖（助）学金表中的学号提取学生欠费信息及银行卡号进行发放的前提是学号与姓名的对应关系必须正确，否则错误的学号将导致无法提取或提取到其他学生的欠费信息及银行卡号，同时错误的姓名信息也将导致在银行发放时姓名与卡号的不匹配上卡不成功。因此，财务处首先需对学生奖（助）学金表中学号与姓名是否正确进行数据校验。

导出财务处学生信息管理系统中全校学生相关信息，至少包含学号、姓名、欠费金额等信息存为学生信息表.xls（表1），以此表信息为参照对汇总的学生奖（助）学金发放名单表.xls（表2）中学号及姓名进行校验，在学生奖（助）学金表中利用VLOOKUP函数提取学生信息表中的姓名，其语法格式为：在单元格F3中输入如下公式：=VLOOKUP（A3，[学生信息表.xls]Sheet1！$A：$B，2，FALSE），F列其他单元格利用复制公式或向下拖曳填充的方式完成，该函数表示以院系提供的学号为精确查找值，在F列中返回该学号在学生信息表中对应的姓名，返回结果为“#N/A”的表示学生信息表中不存在该学号，意味着院系送来的此学号有误。对提取到的学生姓名与原表中姓名利用EXACT函数比对，在单元格G3中输入函数：=EXACT（B3，F3），返回结果为“TRUE”值意味学号及姓名匹配正确，反之出现 “FALSE”表示有误。利用VLOOKUP及EXACT函数能查找种种学号与姓名不匹配现象，如不存在的学号，学号位数错误，姓名错误（音同字不同），学号与姓名存在一对多或多对一等。对学号、姓名任意一项比对不正确的错误信息均返回各院系修订核实后重新报送，以保证用正确的学生信息提取欠费信息及银行卡号。

（三）抵扣学费欠费

校对正确后的学生奖学金表中（表3），仍然使用VLOOKUP函数提取获奖学生的欠费金额，利用IF函数计算本次发放需抵扣的奖（助）学金，在单元格G3中输入IF函数语句：=IF（E3-F3>=0，F3，E3），最后在H列中利用获奖金额减去抵扣金额得出本次实际发给获奖学生的奖（助）学金金额。

（四）发放

学校一卡通管理中心储存有正确的全部学生银行卡号，根据一卡通中心提供的学生卡号信息表，以核对正确的奖（助）学金学号为值利用VLOOKUP函数提取银行卡号，完毕送交银行发放或利用网上银行批量处理完成本次奖学金的发放，经过上述处理后可以保证一次性全部发放成功无退回，大大减轻了因信息不正确导致的上卡退回需进行的财务核算，提高了工作效率和准确性。

二、计算个人所得税的EXCEL实际应用

个人收入的发放包括在编人员及非在编人员，在编人员的收入因人员固定且只涉及个人税中的工薪税，发放比较简单，利用工资管理软件及可轻松实现收入的计税及发放。非在编人员包含长聘人员，临时聘请专家等，其中不乏外籍教师及专家，其收入发放涉及个人所得税中工薪所得及劳务所得，其个税计税公式不同。以上人员具有无正式工号，流动性强，变动大，发放时间不固定等因素，利用工资管理软件发放受到约束条件多，利用EXCEL函数计税发放则更方便灵活，有多种方式可以计算个人所得税，如利用IF或VLOOKUP函数计算，但IF函数用于计算个人所得税时公式过于冗长，且受最多七层嵌套的限制；VLOOKUP函数无法单独使用，需利用工资、薪金（或劳务）所得适用扣除数表建立辅助数据表。最简洁的计算个人所得税的方式是利用EXCEL的数组公式。该数组公式巧妙应用了个人所得税随个人收入上升而上升的原理，计算各档税率与速算扣除数，在各数组中取其最高值，而对于未达到纳税收入起征点的收入为避免计算结果出现负数，则以0代替，从而实现了简便计算个人所得税的方法。由于外籍人士个人所得工薪税扣除费用与国内人员不一致，在F列扣除费用中设计了IF函数进行判断：=IF（C3="是"，4800，3500） （表4），在单元格中G3中输入：=ROUND（MAX（（E3-F3）*0.05* {0.6，2，4，5，6，7，9}-5*{0，21，111，201，551，1101，2701}，0），2），其他单元格用拖曳方法或复制公式填列迅速得出。

与工薪所得计算个税类似，在计算外聘专家等人员的劳务所得税时，也可利用EXCEL数组公式，根据收入不同档次用IF函数确定税法规定的劳务所得扣除费用，在单元格E3中输入：=IF（D3<=4000，800，D3*0.2）。同时，在单元格F3中输入：=ROUND（MAX（（D3-E3）* {0.2，0.3，0.4}-{0，2000，7000}，0），2）（表5），可方便的计算出应纳的个人劳务所得税。