浅谈学校档案与文献信息化管理系统

张玉华　罗芳

摘 要：随着信息技术的普及应用，我国中高等院校的档案与文献管理体系，正大范围地从传统的人工管理过渡到信息化系统的管理。与传统的纸质档案与文献资料相比，电子文档在查询与借阅方面有很大的优势，也有利于纸质原本的保存。要做好档案信息化管理，必须依靠一套完善的管理系统，并且配合必要的措施，才能将一些常出现的问题妥善解决。本文从档案管理保存与文献管理的角度进行简要阐述，针对常见问题，提出了一些对策，希冀能够提供一定的参考。

关键词：学校；档案与文献；信息化管理；问题

引言

档案的法律定义是“过去、现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家与社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的记录”，而学校是集中保存大量档案与文献的一个场所。随着教育建设投入的加大，有条件的中高等学校都兴建了较大规模的图书馆，并在其中保存档案与文献。图书馆中文献资料的借阅与使用十分频繁，对于一些珍贵却很有价值的文献，又不能完全封闭保存。这些都促使着学校档案与文献的管理迅速地向着数字化与信息化方向发展。

1 学校档案与文献管理的特点

1.1 学生信息档案数量巨大

学校的档案大多数都是以纸质形式进行保存，而且即使有电子档案也依旧以纸质为准。规模较大的中高等院校的档案管理工作中，有很大一部分是学生、教职员工的人事档案，另外则是各类资料、图书。中等学校每三年就毕业一批学生，而高等院校与较大的中高职校动辄就是数千人的在校生规模。因此，学校需要保存的学生档案的数量巨大。综合类的高校以及较大规模的高中等学校，基础教育与专业教育对教育资源的需求量也十分巨大。

1.2 档案及文献的重要程度高

规模较大的学校，比如一些高等院校保存的档案的重要程度都很高，尤其涉及学历档案与科研资料。当前虽然教育部也有电子数据可以查询学历信息，但是一旦学历学位证书遗失，最终回到学校补办时，还是要以学校存底的档案信息为依据。而高等院校中还保存有大量重要的科研信息，包括硕博士的论文原本、科研项目资料、科研成果等，因此更是不容有失。

1.3 重要文献资料使用频繁易破损

學校的文献资料主要集中在图书馆，尤其是高等院校，其图书馆的藏书规模往往很大，老牌院校还保存着一部分数十年甚至上百年历史的珍贵文献和图书。当前中学以下的学校图书馆基本是完全开架，学生们能够随意借阅，不过多数都是较为常见的普通书籍。高等院校图书馆则采取开闭架并行与研究层次权限分级的方式。不过，纸质的重要文献还是直接借阅，因此依旧容易使之破损。

1.4 档案与文献查阅不便

由于档案与文献的数量巨大，为了有序保存与整理，往往需要一套复杂的分类与存放管理制度。因此在查阅时，往往需要耗费较多的时间进行查找。而直接借阅纸质档案与文献，当归还时需要重新入库，又需要逐册进行归类，一去一回十分繁琐，不仅查阅者不便，还需要档案管理人员大量的精力。

2 档案与文献信息化管理系统概述

国家在1997年召开了全国第一次的信息化工作会议，并于2006年以后开始全面大力推广，其信息化管理体系主要是包括以下几个方面的内容：

2.1 档案及档案信息数字化

将借阅频率高、信息量大、重要程度高的纸质档案进行数字化保存与借阅。主要还分为两个方面，即人事方面的档案信息和教育科研方面的文献资料。人事档案如教职工履历信息、职称信息、毕业学生的学历、学位信息等；教育科研方面的文献资料包括利用率极高的通识基础教育书籍、专业书籍、科研资料、科研成果、论文等。数字化的形式有多种，常利用扫描技术、计算机图形文字处理技术等将纸质档案转化为电子档案存储。档案资料进行数字化后，还必须将档案资料的信息进行数字化，即建立目录与索引，才能将体系完善。

2.2 档案文献管理的自动化

主要的方式是建立档案数据库，方便人事档案信息的查询、传输、存储。现在已经建立较完善信息化档案管理系统的学校，一般是利用数字图书馆与档案数据库的形式进行自动化管理实现查询、借阅的自助化。数字图书馆一般只在校内可用，为了防范社会上的破坏与恶意利用，一般配合权限、账户与登录线路的限制。利用计算机搜索技术，实现快速查询，利用VPN通道等实现安全下载与上传，配置专门的服务器进行数据的存储。

3 当前学校档案文献信息化管理中存在的问题及对策

3.1 管理制度落后

当前，有不少学校，即使已经引入了信息化管理系统，仍然采用陈旧的管理系统，多数情况下还采取传统模式与信息化体系并存的方式，尤其是借阅登记等管理，纸质登记与电子记录并存，常常发生两者不符的现象。因此，应该在管理制度上，将能够信息化的手续实现信息化的管理。

3.2 管理人员计算机技术水平较低

利用信息化系统进行档案的管理，要求具备一定的计算机技能，比如熟悉电脑数据库软件的操作，维护人员更要有信息安全与计算系统维护方面的专业技能。同时，他们还应该具有较高的职业操守，对待档案管理的工作能够认真细致、耐心谨慎。不过，当前多数学校数字化图书馆与档案数据库依旧是原来管理传统档案的人员进行管理，计算机数据库技能上普遍偏低，难以发挥信息化系统管理上的优势，而且在信息安全上存在一些漏洞。

3.3 缺少通用性较强的数据库系统软件

目前，有能力的学校大都使用自行开发或者独立购买的档案管理系统。对于单独一个学校，资金限制，购买的系统往往只具备基础的查询等简单功能。在精确化检索、传输、统计方面的功能上有所欠缺。同时，各校之间以及与社会图书馆等单位之间，没有一个较好的档案信息对接方式，缺少一个通用的档案信息数据库，国家也缺少这方面的管理标准。

针对这种现状，笔者认为，教育行政管理部门应鼓励学校之间联合开发或购买统一的信息化管理系统。必要时建立通用的服务网站并共享服务器数据。这一点，完全可以先从个别地区开始试行，然后逐步全面推广。如高校之间通用的知网、万方等数据库就是非常好的范例。

结语

学校是保存大量档案与文献的设施，不仅如此，还是担负着提供学生们教育资源、信息保护的职责。当前我国较大规模的中等高等学校的档案信息数量巨大，且十分重要。除了要妥善保存之外，还要满足必要时的调用。此外，学校中虽然有大量图书，但是借阅的频率仍然十分频繁，实物借出容易破损，并且流通受到纸质图书套数的限制。因此，数字图书馆事实上将教育资源的共享性提高了数个数量级。综上所述，学校档案与文献的信息化是大势所趋，不仅要推广，更要做好。

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（作者单位：仙桃职业学院）