基于网络的高校档案远程服务应用——以同济大学档案服务利用系统为例

文/同济大学档案馆　周玮　孙洁

基于网络的高校档案远程服务应用
——以同济大学档案服务利用系统为例

文/同济大学档案馆周玮孙洁

【摘要】文章描述了基于网络设计的档案远程服务系统的功能设计与具体实现方法。通过多重权限管理分层次实现了系统的高度安全性和可用性，突破时间和空间地域限制，完全实现了档案利用网上服务全过程。

【关键词】高校档案；网上服务利用；权限

档案承载着历史的记忆，担负着资政、存史、维权、育人的重要作用。近年来上海市档案局与区县档案馆、社区事务受理服务“三联动”，建成了“就地查询、跨馆出证、馆社联动、全市通办”档案远程利用服务体系，受到广大人民群众的欢迎①。高校作为教学科研的重要场所，承担着文化传承与创新的重要任务。高校档案是促进学校各项工作发展、维护学校和师生根本利益的重要依据。高校档案工作提供的服务都与校友相关。

2013年11月，根据高校档案利用的自身特点，同时借鉴电子商务的理念，同济大学档案馆正式开通网上“档案服务利用系统”，此系统为国内高校首例。

一、系统的功能

网上“档案服务利用系统”是用于学生（或单位）远程办理档案业务并完成网上缴费的一套系统。用户可以在线注册之后提交中英文成绩翻译、学历认证、学位认证、高考录取成绩证明等各类业务，经过管理员审核之后，用户可完成在线付费，用户缴费完成后，管理员可即时收到相关信息，管理员办理相关业务并通过快递将相关资料快递出去（同时在线告知业务单位办理进展情况），从而节约档案利用者的时间，缓解档案馆窗口接待压力，提升档案利用的满意度。

（一）前台。前台，为档案利用者办理业务所操作平台。1.用户注册。填写基本信息注册账号。此环节为系统使用的首要必备环节，目的在于对利用者进行身份认证。由于高校档案的特殊性，很多档案只能对特定的对象开放。比如同济大学档案馆规定，成绩单只对本人开放，学历学位信息只对本人和任职单位开放。那么就必须对利用者进行认证或鉴别。所采用的办法是，所有的远程利用者首先必须实名注册，个人用户必须上传身份证扫描件，利用成绩或学历、学位档案必须同时上传毕业证和学位证扫描件。与窗口利用不同的是，远程服务不再接受档案利用者的委托人来办理，必须是其本人的证件扫描上传。对于单位用户，要求上传单位的营业执照或组织机构代码证。一旦注册成功，用户凭用户名和密码即可提出利用档案的要求，视为其本人操作，并要求同时提供电话、通信地址、电子邮箱等基本信息。2.业务提交。选择需办理的业务，填写相关信息，最后提交订单。3.在线支付。这一环节必须是已经经过管理员审核后，回复可以办理的订单。收到付款通知后，用户可直接采用网上支付的方式进行付款。

（二）后台。后台，为档案馆工作人员操作平台。

1.订单管理。按流程处理用户提交的订单。包含审核、反馈、查看付款状态、制作办理、快递单输入、寄送等工作。

2.消息管理。维护页面上的通知、图片新闻、使用说明之类的文字说明。

在系统运行过程中，针对新出现的问题和用户提出的要求不断进行补充和解答。

3.管理员管理。添加、修改管理员信息，并设置管理员在后台的权限。

4.用户管理。管理注册用户和留言管理。

5.数据统计。包括业务统计、费用统计和对账信息的统计与导出。此环节专为后台工作统计对账而设置。可方便与学校大财务对账。可以看到每个订单的具体情况及所办理的业务种类和数量等。

6.系统设置。包含业务管理（前台学生可提交的业务类型，包括需上传的材料、需录入的项目、价格等）、友情链接、词库维护（办理业务时需要提交的信息中使用的词库）等功能。

二、具体实现

（一）系统结构。同济大学网上“档案管理利用系统”运行于Windows平台上，高效稳定。后台使用MS SQL Server数据库，通过与Windows平台的紧密结合，使得系统响应速度更快、运行更稳定。

（二）权限的精细化管理。系统后台采用权限精细化管理。管理员分为系统管理员和一般管理员两种。系统管理员拥有对该系统最高的修改、授权权限。一般管理员的账户及权限由超级管理员设定。避免了每个一般管理员都可以参与后台的所有工作而可能造成的差错，做到职责分明，权限分明。

（三）具体操作流程。

1.前台第一部分操作流程。

（1）登录档案服务利用系统（网址http://202.120.163.3/Default.aspx）

（2）用户注册：用户安装系统提示填写相关信息进行注册。

（3）登录系统进行业务办理：注册成功后，用户凭用户名和密码登录系统，并根据自身情况，首先选择要办理的业务(如图1)。

图1　办理业务类型选择

选择办理业务后，按照系统提示要求，填写相关信息并提交。用户填写的都是中文内容，填写完毕后，会自动显示出中英文对照件供用户校对审核，用户可以看到翻译内容是否正确，若用户对所翻译内容有任何不明之处，可采用系统留言或者QQ在线沟通的方式，直接与管理员联系。如果无误，可提交订单、前去结算。提交申请后，系统自动生成订单，办理者可即刻查看“我的业务”，如无异议，可点击“前去结算”前往结算中心继续。

2.后台管理第一部分流程。

（1）管理员登录后台管理系统。

（2）订单管理。当用户实名注册并提交办理业务的需求后，如果订单还未进行审核，管理员的界面上可看到“订单状态”为“未审核”。

（3）审核订单。管理员根据用户提出的办理需求进行审核。

A.核对办理人姓名与身份证姓名是否一致。

B.核对相关学籍信息，查找本馆档案，确认是否可以办理，不可办理需写明具体原因。

C.查看明细：证书翻译核对所上传的证书扫描件与所选证书模板是否一致。

D.管理员审核后，无论可否办理，都需告知申办人，如果可以办理，就进行订单确认。

3.前台第二部分操作流程。当用户的订单审核通过后，系统会自动返回消息到前台。用户可根据系统提示前去查看消息，进行下一步操作。在这里订单确认后，有两种提示：

A.请关注（说明订单审核没有通过，点击“请关注”可看到未被通过的具体原因）；

B.请付款（说明审核通过，点击“请付款”即可通过网银、支付宝等多种付款渠道方便快捷地付款。

4.后台第二部分操作流程。此时，如果用户没有进行前台的第二部分操作，管理员如果想正式受理用户申办业务，系统会自动予以提示，不予办理。

（1）当用户付款成功后，后台即时显示相关状态。管理员方能正式受理。

（2）后台工作人员进行制作，并在制作完成后，开具发票，并在系统中录入快递单号，整个过程要求在三个工作日完成。

（四）系统特点。网上服务利用系统，是对电子商务的借鉴和升华，在功能上既兼顾了档案利用的特点，又不同于一般的网购，在系统设计过程中，收费问题成为制约远程服务效率的一个瓶颈。针对这一问题，依托学校信息办和财务处的支持，学校财务系统为档案馆开设了一条专用对账通道，在此基础上，终于实现了真正意义上的在线支付。

网上服务利用系统，通过前后台的网上互动，彻底打破时间和空间的限制，真正做到了全天候的档案服务，使“被动服务”演变为“主动服务”。

三、效果分析与展望

同济大学档案馆通过开通档案网上服务利用系统实现了高校档案远程服务，档案利用者提交所办理的业务后，可全程跟踪服务的进展情况，并可通过QQ与客服在线交流。该系统目前可办理的档案业务数量，已由最初的11项扩展到22项，它的开通彻底颠覆了高校档案传统服务模式，从根本上解决了高校档案利用者为了一纸证明的奔波之苦。受到了广大利用者的好评。目前系统还局限于电脑应用，所有反馈信息也必须通过电脑才能查询，随着APP技术的不断深入，消息推送平台、微支付等也会逐步应用到档案的远程服务中，更加提高处理的时效性。

注释：

①邹伟农.上海区县档案服务民生新招迭出[J].上海档案信息网,2012.