学生学籍档案管理的几点思考及对策

张兰

摘 要：学生学籍档案是学校档案的重要组成部分，管理和利用好学籍档案是学校管理工作的一项基础性工作。加强学籍档案管理，完善学籍管理系统功能，促进学籍档案管理规范化、科学化和信息化，对规范学校的教学秩序，提高教育教学质量，促进良好学风的形成，实现向社会输送全面发展的合格技能人才的最终目标有着巨大的促进作用。然而，九年义务教育阶段学生学籍档案在管理过程中存在一些问题，本文旨在分析并解决这些问题。

关键词：段；学生学籍档案；管理；思考；对策

学生的学籍档案主要包括学生报名注册登记表、体检表、个人基本情况表、学习的课程、在校期间的德、智、体、美发展情况及各科成绩记录、学籍变动情况记录、学生毕业情况等。学籍档案存于学校学籍管理部门，它体现了学生档案的原始性和凭证性，是一种不可再生的资源，是作为学校和各级教育行政部门查询、检查、审核毕業资格的依据。那么如何准确完整详细地记录学生的求学经历、完善学生学籍档案的信息，提高其管理与利用的效率，已成为学校相关部门较为关注的课题。

1 学生学籍档案管理现状

1.管理体制不完善，服务意识不强。无统一的建档标准。许多学校的学籍管理体制不能与时俱进，没有总结经验，没有把握学校及学生自身的特点，没有建立适应学校发展的行之有效的管理体制，给学籍管理工作的开展带来不便。学校在学籍管理过程中，服务意识不强，忽略了学生的主体地位，没有做到以学生为本，制约了学生自身的发展，制约了学校的长远发展。

2.学籍管理系统或模块功能不能满足学籍档案工作的要求。这些软件的功能在实际使用过程中，存在不少缺陷（1）适应性不强。由于各地区各学校学籍管理具体工作存在一些差异，目前使用的学籍管理系统或模块对部分学籍管理工作中存在的特殊问题得不到有效解决；（2）功能不完善，没有涵盖学籍管理工作的各个环节；（3）不能以网站为依托实现真正的数据共享，甚至不能以校园网为依托，实现本校内的数据共享。

3.学籍档案管理仍达不到信息化标准，数据库和网络技术应用水平不高。学籍管理软件的信息化、科学化、现代化不强，没有结构完整、合理的后台数据库管理系统支持学籍档案管理，不能依托网络界面，实时显示并更新相关信息，实现数据共享，从而实现真正的数据信息化；各学校的学籍管理科（室）数据与其他科（室）的相关数据甚至不能以校园网为依托，实现本校内各科（室）学生数据的共享。另外学籍管理人员信息化管理水平跟不上，学生在遇到学籍变动如转学、休学、复学、退学时，不能做到信息量的详实，准确、及时、统一。容易出现错误，造成重复性工作，大大降低了工作效率及利用率。

4.缺乏既精通学籍管理业务又熟练掌握计算机技术的复合型管理人才，且管理人员变动频繁，造成学生学籍档案不完整，缺乏真实性等问题，造成后期核对困难。

2 加强学籍档案管理工作的对策

1、完善学籍档案管理体制及归档制度，提高管理及服务意识。

学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一，必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理，健全、完善管理体制，规范学籍档案管理；建立和完善归档制度，学籍档案的归档纳入各部门人员的职责范围，做到每学期、每个学制按时、完整、准确归档，做到分散收集，集中管理。从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别，保证其真实可靠；提高学籍管理人员的思想认识，创新管理理念，牢固树立以学生为本的服务意识，深入了解学生诉求，解决学生的实际问题，关心学生的成长与成才，加强思想引领，着力提升学生的思想境界，真正落实服务育人的目标。提高学校的学籍管理技术水平、管理水平、服务能力和学生满意度。

2、着力开发运用具有可扩展性的学籍管理系统软件，满足学籍管理工作的需求。

学籍管理工作的流程不是一成不变的，可能会出现很多变化或特殊情况，如果学籍系统仅仅用于适应业务本身，而不兼容后续工作和教学管理等其他流程，这样的系统显然不够完善。面对复杂的实际工作，系统必须具备可扩展性。因此学籍管理软件开发人员应与学校学籍管理工作人员强强联手，针对目前学校学籍管理系统或模块不能完全满足工作要求的现状，软件研发公司应深入学籍管理工作一线，与学校学籍管理工作人员加强沟通，认真学习国家教育部学籍信息化管理的工作要求，仔细研究学校教务管理的工作特点，本着高起点、高标准、既适应当前又考虑未来发展的原则，为各学校定制开发学籍管理系统或模块，满足学籍管理工作的需求，加快学籍管理信息化进程。

3、加快学籍档案管理信息化程度，运用结构完整、合理的后台数据库管理系统支持学籍档案信息化管理。

切实加大对学籍管理信息化宣传教育力度，建立健全学校学籍管理信息化体制，加大对学籍管理信息化资金投入，加强对学籍管理信息化人员的培养，提高学籍管理信息化的效率与水平，利用现代技术加强学籍信息化管理。一方面建设高质量的学籍档案数据库，运用结构完整、合理的后台数据库管理系统支持学籍档案管理，这样不仅把管理人员从繁重的数据处理工作中解放出来，而且提供了更加快速准确的途径，使工作可以在部门之间平滑切换，顺利进行。同时加强网站建设，充分利用网络技术，开发一套安全、完善、高效、能够实时显示并更新相关信息的学籍档案管理系统，全面实现学籍档案信息资源共享，从整体上提高学籍管理工作的质量和水平。

4、提高学籍档案管理人员的业务水平、管理水平，建设一支高素质的学籍管理队伍。

（1）加强对学籍管理人员的政治素质和业务素质的培训，提高其政治素质和专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”的多素质人才。

（2）管理人员要有求真务实、甘于奉献的精神，要高度树立学籍管理为育人服务的责任感和使命感；牢固树立以学生为本的服务意识。加强学籍业务学习，强化继续教育，坚持“学用结合、按需施教、重视实效”，全面掌握学籍档案管理工作的新知识、新技术，了解学籍档案管理现代化的具体内容。

（3）学校要将学籍档案人员的培养纳入人才培养计划，为他们系统的学习专业知识提供学习的机会，关心他们的职称晋升和工作业绩，充分发挥他们的积极性和创造性。

（4）引入竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的管理人员选拔到学籍档案管理岗位上来。

学校要高度重视学籍档案管理工作，不断优化学籍档案信息管理。在实践中不断摸索，总结经验，让学籍档案真正为学校、学生及社会服务，通过信息化建设使学校学籍管理走上规范化、制度化和科学化的道路。