乡镇政府档案管理信息化服务工作刍议

努尔巴合提·叶山拜

摘 要：随着科学的不断发展，信息与信息技术在整个社会经济的发展当中发挥着越来越重要的作用，并逐渐成为社会发展水平的一个重要依据，信息化建设势在必行。档案管理信息化也成为档案工作发展的必然趋势，是全面提升档案工作水平的重要途径。本文主要从档案管理面临的问题入手，分析乡镇政府档案管理信息化建设的必要性，并在此基础上给出几点关于如何改进档案管理信息化服务的措施，以资参考。

关键词：乡镇；政府；档案管理；信息化建设

档案是重要的信息资源，在社会生活中扮演重要角色，社会的不断发展促使档案管理向现代化、信息化迈进，信息化建设已势在必行。档案管理信息化是在国家档案管理部门的统一规划下，结合本单位实际情况，充分运用现代信息技术的优势来处置、管理档案资源的过程。因其转型周期长，所以在转型过程中难免存在很多问题。只有将这些问题处理好了，档案事业的发展才能迈入新的阶段。

1 档案管理现状及存在问题分析

在长期的发展过程中，档案管理事业进步明显，其规模不断扩大，数量逐渐增多，种类也趋于多元化，信息量十分庞杂。传统的档案管理方式已无法满足当下需求，由此带来的冲突不断凸显。

1.1 档案查阅费时，效率低下

一般来说，档案存放都是分类处理的，但档案存取都是靠人工操作，在操作中不可避免地会存在随意性，出现错误现象，造成档案存放次序的混乱、无序。现有的档案资源非常丰富，如果还按照传统的方式查阅档案比较麻烦，一旦档案没有放到指定的位置，要找到所需的档案，就要把所有的档案重新浏览一遍，查阅起来费时费力，效率极其低下。

1.2 档案编目流程繁琐

过去档案管理工作大都是手工处理的，档案采集后要进行分类、排序、装订、编号，再手工录入档案目录等，这些操作流程复杂、繁琐，每一环节多需要大量的人力和物力，由于得不到及时处理，使得很多档案归档后长期堆放，造成档案资源的浪费。同时，档案编目工作属于简单、重复性的劳动，人工操作不利于提高流程效率。

1.3 增加档案管理成本

档案管理工作针对的是有价值的档案，这涉及到档案保管期限，保管期限越长档案的价值越高。但是传统档案工作方式下，档案鉴定工作落后，档案管理人员不能准确掌握档案的存储时间，不能及时发现、处理过期档案，致使很多已过期的档案还存放在档案架上，增加了档案管理工作的负担和成本。

1.4 档案难以精确统计

档案管理中档案统计工作占有重要地位，统计工作是一项长期的、系统的工作。当前，档案资源日趋丰富，大部分档案都是装在档案盒内的，每个档案盒所装的档案量也不同，要进行档案统计工作具有一定的难度。一旦档案管理人员在统计过程中出现一次错误，后面的工作会发生连环错误，这种难题在手工操作方式下很难解决。

2 档案管理信息化建设的必要性

档案需要长期保存，很容易出现文档纸张受潮、虫蚀等灾害，为了改善存储环境，档案部门要投入大量的文档管理费用，并且档案需要反复查阅，会受到不同程度的损害，这给档案管理带来困难。信息社会的发展，办公自动化的出现，使得档案管理方式发生了变化，信息化建设成为必然。

2.1 档案管理信息化是打破信息资源之间的壁垒，实现资源的共享前提

全球化背景下，档案资源信息化建设成为各国抢占经济发展的最高点，也是加快社会经济发展的必由之路。加快档案管理信息化建设是实现档案信息管理的现实需要，实现档案资源的便捷开发、利用，打破信息资源之间的壁垒，实现资源的共享。

2.2 檔案管理信息化是档案管理适应社会发展需求的必要措施

档案事业是基础形式，在社会现代化建设中占有十分重要的地位，随着社会经济的快速发展，传统档案管理方式已无法满足社会需求，档案工作的内外环境都发生了改变，档案管理面临新挑战。新时期，档案工作要适应时代需求必须打破传统的档案观念，消除发展中存在的问题，使档案管理工作适应社会发展需求。

2.3 档案管理信息化是提高工作效率，减少运营成本的内在要求

档案管理工作基本上都是人工操作的，档案管理实行的是精细化的管理，主要以手工劳动为主，花费大量的人力、物力，但效率却不高。在信息技术快速发展的今天，这种档案管理方式远不能适应需求，越来越显示出弊端。要提高档案管理工作的效率就要加强信息化建设，提高档案的存储量，节省资源，从而适应信息快速发展的现代社会需求。

3 档案管理信息化建设的措施

3.1 树立现代信息服务观念

信息系统的广泛使用，形成了大量的电子文件信息资源，信息系统用户越多，对信息服务的要求越高，所以，乡镇政府档案管理人员要树立现代信息服务理念。档案管理部门对信息要保持高度敏感，想方设法收集信息，调查人们的潜在需求，针对性的策划出不同层次的服务范围、形式，有计划地开发电子文件信息资源，制成信息产品，从而提供专门的信息利用平台，便于用于便捷的获取所需信息。如对信息需求充分调查的基础上，以先进的技术为基础建立专题，为人们提供信息服务。

3.2 促进信息化基础设施建设

计算机网络的发展，实现了信息数据的远近传递和处理。电子文件以其快捷的速度正逐步取代纸质文件，大大提高了档案工作效率。档案文件管理方面可以通过计算机进行文件的发送、接收、借阅、归档等，档案管理方面可以用计算机进行档案的收集、整理等。同时，在特殊的档案工作中，计算机还可以提高工作效率，简化工作流程，如编制大型的索引，档案统计工作等，这些工作对基础设施建设要求较高，因此需要配置较好的计算机网络系统。

3.3 加强档案信息资源管理

首先加强档案目录数据库建设。目前，我国档案管理信息系统和形式多样化，在服务性、共享性、规范性方面存在不足，很难满足档案信息资源互通的需求，因此要加强档案目录数据库建设，结合时代需求开发档案管理系统，提高工作效率。其次档案电子化。档案信息电子化是重要工程，即用纸质的馆藏档案为对象，用计算机收集、筛选、加工档案，从而使纸质档案转化为电子档案人工利用。当前档案管理软件只适用于文件管理，还没有实现文档一体化，由于共通性受限，档案信息管理工作不能通过计算机完成，制约了档案信息化的进程。所以要加强档案信息资源建设，研制一个融办公、档案管理于一体的软件系统，通过计算机把纸质档案数字化，便于档案信息的查找。

3.4 培养高素质信息技术人才

档案信息化建设的关键是人才，因此培养一大批信息化人才已成为迫在眉睫的问题。档案信息化建设中，档案部门人才素质的高低直接影响到信息化水平的高低。目前，档案管理高级人才匮乏，很多档案工作人员技术水平低。同时，一些年轻的档案工作者有学历，但工作经验等有待进一步提升，工作热情高，但工作方法还有待提升等。因此，为了适应形势发展的需求，乡镇政府档案工作人员既要掌握信息管理知识，又要懂档案基础知识，培养信息化人才成为重要课题。

4 小结

总而言之，乡镇政府档案管理信息化建设是一个系统的、建设周期漫长的、复杂的工程。为了适应时代发展的节奏，满足社会需求，乡镇政府档案工作人员必须紧跟时代的发展步伐，创新档案管理信息化建设，为乡镇政府的档案事业的发展做出应有之贡献。

参考文献

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[2]刘晓东.试论档案管理的信息化建设[J].机电兵船档案，2012（6）

[3]毛秀宇.也谈如何加强基层档案管理 公务员考试内参 2014