也论我国档案整理工作的基本原则

严永官

摘  要：不同类型的档案机构和不同类型的档案具有不同的整理工作内容，需要遵循不同的整理原则;“全宗原则”在我国档案学理论中已经得到发展，关于全宗补充形式的论述为档案整理工作实践提供了理论依据;随着档案种类的日益丰富和整理工作实践的不断充实，“来源原则”已经无法容纳档案整理工作的全部内容，所以“来源原则才是档案整理工作的基本原则”既没有实践意义也不合科学。

关键词：档案;整理;原则;商榷

黄世喆、归吉官在《论我国档案整理工作的基本原则》一文（见刊于《档案管理》2014年第4期，以下简称“原则”一文）中对我国档案整理工作的基本原则表述了自己的观点，认为“来源原则才是档案整理工作的基本原则”。笔者认为该文所立的论点无法包括档案整理工作的全部内容，将“来源原则”作为档案整理工作的基本原则既无实践意义，也不合科学。故特撰此文与之商榷。

1  不同类型的档案机构和不同类型的档案具有不同的整理工作内容，需要遵循不同的整理原则。

1.1  不同类型的档案机构有其各自的整理工作内容和需要遵循的整理原则。从档案保管机构来看，有基层档案室的档案整理和各级各类档案馆的档案整理。各级综合档案馆在整理工作的第一层级中除了对文书档案的区分全宗外，还会包括对由于征集等特殊渠道收集进馆档案的分类整理;还有对音像等专门档案和重大活动、重大工程项目、重大科研项目等目前较为普遍使用“专题档案”称谓的档案的分类整理。由于档案馆第一层级档案整理工作相对原则而笼统，所以其中对于文书档案的整理遵循的是“全宗原则”;而对于其他各种档案的整理则是以档案馆管理为整体需要，并遵循既符合档案学理论要求又便于实际工作掌握需要的原则。因此，各档案馆的整理原则有所不同，其整理结果自然也不尽一致。在档案馆档案整理工作的第二层级存在许多繁琐的整理工作内容，所以不同的整理内容也会需要遵循各自不同的具体原则。并且这些繁琐的整理工作，部分内容又会如档案室对全宗内档案的整理一样，需要遵循“应该充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用”的现行档案整理工作原则。

机关档案室的整理主要是全宗内档案的整理。尽管某些档案室也保存有原先形成的其他全宗的档案，但在正常情况下目前整理的均为本立档单位形成的本全宗的档案。所以其在文书档案的整理中便不宜笼统采用遵循“全宗原则”或是“来源原则”这些基本原则，而只能是以符合档案整理工作根本目的要求的标准，即目前对档案整理工作中利用原有基础、保持历史联系和便于保管利用的原则来检验。而在对其他类型档案的整理时，则是放在全宗这个总体概念之下来进行的分类整理，而不会像档案馆一样将对这些档案的整理作为与区分全宗同一层次上的问题来处理的，所以其同样适用现在表述的针对全宗内档案整理的原则。

1.2  不同类型的档案有其各自的整理工作内容和需要遵循的整理原则。从档案的类型来看，有文书档案整理、科技档案整理、专门档案整理等;按档案的载体分，有纸质档案整理与电子档案整理等。各类档案都有其整理工作的具体内容，也需要遵循不同的基本原则。如文书档案整理中第一层级是区分全宗;而科技档案整理中第一层级是区分工程项目与区分产品等;而在专门档案整理中则又有针对不同档案内容的不同整理方法，如音像档案的第一层级往往是按照内容，区分为会议、领导活动、区容区貌等类别。

2  档案整理“三大原则”及其在我国的发展

自19世纪中后期，欧美档案学形成之后，档案学在国际范围内发展较快，其中围绕档案整理曾先后提出过“事由原则”、“全宗原则”和“来源原则”等“三大原则”。

2.1  档案整理“三大原则”

2.1.1  “事由原则”。“事由原则  档案馆将档案按其内容主题而不按来源机关和原有次序进行整理和分类的原则。它的特点是以相关事由为依据建立档案文件之间的逻辑联系，故又被称为相关原则。”[1]“事由原则  ……要求按文件内容涉及的问题整理档案。……1841年被尊重全宗原则取代。”[2]

2.1.2  “全宗原则”。“全宗原则  全宗是档案馆（室）对档案进行科学管理的基本单位，按全宗管理不仅是档案部门按来源区分档案的一种整理方法，也是国家规定的管理原则，称为全宗原则。”[3]“全宗既是一定数量档案的实体概念，也是整理档案原则的重要体现和方法，在档案学中有时称为全宗原则和全宗理论。”[4]

2.1.3  “来源原则”。《中国大百科全书档案学分册》在“来源原则”条目下讲：“档案馆将档案按其来源和形成单位进行整理和分类的原则。”并指出：“按其起源和形成过程，法国的尊重全宗原则是它的发端，德国的登记室原则延伸了它的内涵，荷兰人给予理论论证。”“来源原则  外国档案学术语。即按照文件的形成机构划分和管理档案。起源于1841年法国提出的尊重全宗原则。1881年普鲁士在提出登记室原则时正式使用了‘来源一词。”[5]

2.2  “三大原则”的关系

2.2.1  档案整理工作“三大原则”的产生和发展过程。从形成先后来看，“事由原则”早“在19世纪中叶之前，欧洲各国广泛用于划分和整理档案及编制检索工具”;继而于1841年，由法国提出了“尊重全宗原则”，后为许多国家采用;再后起源于“尊重全宗原则”，于1881年普鲁士提出登记室原则时正式使用了“来源”一词。

“事由原则”尽管早在19世纪中叶之前，就被欧洲各国广泛运用，但经过“半个世纪的实践证明事由原则不适用于近代综合性国家档案馆档案的整理和分类，促使法国于1841年提出了一个相反的档案整理原则——尊重全宗原则，从而否定了事由原则在档案整理和分类上的应用。”[6]然而我们不难发现，随着档案门类的增加，正是这个曾经被否定过的原则，在当今的档案整理实践面前又显现出了它的可行性。

2.2.2  “三大原则”的特性。在这“三大原则”中既有针对分类对象的不同，也有概念命名方式的不同。“事由原则”是依据档案所记载内容的不同来分类，即按照客体来进行的;“来源原则”是依据档案形成者来分类整理，即按照主体来进行的。而“全宗原则”尽管也是按照主体来整理的，但这一名称却是档案学理论中的一个专用术语，有其特指的含义即：“机关、团体、企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案的有机体。是档案馆（室）对档案进行科学管理的基本单位。”[7]“全宗  一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体。由案卷及卷内文件构成。档案馆档案的第一层分类、管理单位。”[8]

由上分析可以看出：“全宗”不管是与依据“来源”原则整理的“形成机构”，还是依据“事由”原则整理形成的“内容主题”都能组配成一个完整的名称。而“事由原则”和“来源原则”却既不能形成一个独立的名称，又无法包括部分档案的整理工作。

2.3   “三大原则”在我国的发展。随着我国档案学于上世纪30年代形成起，在档案整理方面对于“三大原则”的发展也做出了应有的贡献。如《中国大百科全书档案学分册》一书第262页在“全宗”词条下讲：“全宗既是一定数量档案的实体概念，也是整理档案原则的重要体现和方法，在档案学中有时称为全宗原则和全宗理论。”该书第263页又讲：“全宗的形式  主要分为常规全宗和特殊形式的全宗两种类型：常规全宗即一般情况下的独立全宗……在难以区分或不必要区分独立全宗的情况下，则采用联合全宗、汇集全宗和档案汇集等办法，作为全宗的特殊形式。”

我国档案学者冯惠玲、何嘉荪也曾提出了“主体全宗与客体全宗”的观点，认为“有些档案不是以同一形成者为核心，而是以同一项工程、同一种产品、同一项科研课题为核心，即以同一活动内容或事由为核心而形成的，如果仍然千篇一律地以形成者为依据组织馆藏档案，在有些情况下就难以行得通”。[9]进而又指出，这些档案“必然真实地反映活动客体的状态及其运动过程，因而可简称为客体全宗。这种全宗往往出现在科技档案等专门档案中”。[10]这一观点的阐述也正是兼顾到了档案整理工作中涌现出来的新情况而对“全宗理论”做出的深入和发展。

3  “来源原则才是档案整理工作的基本原则”既没有实践意义也不合科学

3.1  “来源原则才是档案整理工作的基本原则”并没有实践意义。任何理论的产生都源于工作实践，而任何理论的意义又在于其对工作实践的引领和指导。档案整理工作的基本原则自然只有在指导档案整理工作的实践中发挥作用，其理论才是科学的、实在的、管用的，反之就失去了意义。

那么，作为对“原则”一文具有根本意义的主要论点“来源原则才是档案整理工作的基本原则”对档案整理工作的实践是否具有指导意义呢？笔者以为答案应当是否定的。所谓“原则”，是“观察问题、处理问题的准绳。……原则是从自然界和人类历史中抽象出来的，只有正确反映事物的客观规律的原则才是正确的”。[11]而“来源原则才是档案整理工作的基本原则”在规范档案整理工作实践上并无多大实际意义。试想，如果我们在档案整理工作实践中仅仅用“来源原则”作为检验标准的话，那么各机关档案室对档案的整理都是符合这一基本原则的。所以从实践角度来检验“来源原则才是档案整理工作的基本原则”并没有实践意义。

3.2  在档案馆的档案整理工作中有些内容并不适用“来源原则”。如前所述，各级各类档案馆尤其是综合档案馆，在其馆藏档案资源中，除了文书档案这个主体之外，还都保存有多种类型的档案，而其中有的类型的档案其实是无法、在实际中也无人按照来源原则整理的。如果接受“来源原则才是档案整理工作的基本原则”的话，这些档案就会在经过整理之后变得非常零散。如对音像档案的整理，在实践中往往先要区分照片、录音、录像、磁带等载体，然后再对各种载体的档案进行分类整理。如照片档案，一般档案馆都会依据照片所反映的内容先区分为会议、领导活动、区容区貌等一级类目;随后再在会议类中按照党代会、人代会、政协会议以及全区域性的重要会议等设置二级类目。这种整理方法是无法遵循“来源原则”的，因为就照片的来源而论可能是多个机关和单位形成的，但通过整理则又会将照片所反映的内容信息如会议、领导活动、区容区貌等集中排列。

还有如印章等实物档案（关于“实物档案”的名词目前在学界还说法不一，但由于其不属于本文讨论的内容，故暂且这样沿用）也是无法依照来源原则进行整理的。

总之，随着档案种类的日益丰富和档案整理工作实践的不断充实，“来源原则”已经无法容纳档案整理工作的全部内容，所以目前档案整理工作的基本原则已经不再是只用“全宗原则”或“来源原则”所能概括得了的。

3.3  “来源原则才是档案整理工作的基本原则”不合科学。也许“原则”一文的本意是不想让目前其实是机关档案室的全宗内档案的整理原则被误解为我国档案整理工作的基本原则。如果确实如此的话，那么作者只需要用极为简洁的文字，告诉大家我国档案整理工作的原则其实有基本原则和具体原则之分，现在各种教材上讲的档案整理工作的原则只是适用于档案形成单位进行整理的具体原则，而并非是能够涵盖我国整个档案整理工作的基本原则。当然，如果作者一定要在这个具体原则之上冠以极为简练的语言，从总体上来论述我国档案整理工作的基本原则也无可厚非。但结论为“来源原则才是档案整理工作的基本原则”则是不合科学的。

3.3.1  论述偏离了驳论的对象。作者首先在导语部分指出：“按照国内有关《档案管理学》课程的权威教材的说法，我国档案整理工作的原则是：‘整理档案应该充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。”并通过对档案整理工作内容的分析，认为“如此表述档案整理工作的原则是存在欠缺的”。

从这种论述方式可以看出，“原则”一文是一篇驳论性的论文，即先列出一种观点作为驳论的对象，经过自己的论述来说明原有论点的不合理性，然后提出正确的论点。然而遗憾的是，全文在展开论述时却偏离了驳论的对象。如第一部分从“关于全宗的概念”、“关于全宗理论”两个方面论述的是“全宗理论既是整理方法和理论，也是整理原则”;第二部分又将现有的档案整理工作原则的三个部分归纳为“现在档案整理工作原则的表述是全宗理论的内容之一” 。

3.3.2  论述中有前后矛盾之处。其实“原则”一文在其论述中也曾肯定过“全宗原则”是档案整理的原则。如第一个大问题的标题是“全宗理论既是整理方法和理论，也是整理原则”，而且在第一点最后又讲“即便是全宗理论得到极大发展的今天，全宗理论实质并没有改变，仍是档案整理必须恪守的原则”。而不知为何在第三部分中却又说“来源原则才是档案整理工作的基本原则”。

4  结语

笔者认为，如果一定要提炼出一个档案整理工作基本原则的话，是否可以从以下两个方面来考虑：一是直接将现在对于全宗内档案整理的原则上升为档案整理工作的基本原则。试想一下，从档案资源的组织、科学管理一直到档案工作的根本目的来考量，何种档案保管机构、何种类型的档案，在整理中可以不遵循“充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用”这个原则呢？

二是如果确实要用几个字来概括档案整理工作基本原则的话，那么我们通过对现有“三大原则”的比较，便会发现采用“全宗原则”比“来源原则”更为合适。因为“全宗”是一个超越档案形成机关和档案具体内容的档案学专用名词，它不管是与“形成机构”还是“内容主题”都能组配成一个完整的名称;何况全宗理论通过不断的充实，已经归纳出一些补充形式来满足档案整理工作实践的需要。

参考文献：

[1] [4] [6] 大百科全书档案学分册[M].北京：中国大百科全书出版社，1993：288～289、262、289.

[2] [3] [5] [7] 档案学词典[M].上海：上海辞书出版社，1994：163、165、163、165.

[8] 大辞海 文化新闻出版卷[M].上海：上海辞书出版社，2013：275.

[9] 冯惠玲、何嘉荪.全宗理论的实质[J].档案学通讯.1988（5）：9.

[10] 何嘉荪、冯惠玲.关于更新全宗概念的设想[J].档案学通讯.1988（6）：6.

[11] 辞海[M].上海.上海辞书出版社，1999：178～179.

（作者单位：上海市奉贤区档案馆  来稿日期：2015-04-08）