大学生就业档案构建与应用研究

杨佳怿

1  就业档案概述

1.1  背景。大学生就业档案是记录大学生在校学习、生活和工作的最真实、最能研究和解决问题的书面材料，是学校了解学生在校的综合表现状况的有效依据，也是大学生在今后就业及在单位中选拔、考核、任用过程中不可缺少的重要依据。然而很多高校不能正确认识到高校学生就业档案的价值和重要性，在高校学生就业档案建立和利用模式的研究方面不能做到尽职尽责，甚至忽略了这一块的建设，严重影响了毕业生的就业和用人单位的招聘计划。

1.2  国内外研究现状。刘传美在《发挥高校就业工作档案在就业工作中的重要作用》一文中，从高校就业档案的内容、范围、现状及有效发挥其作用的主要措施等两个方面提出了进一步改革就业工作档案管理制度。刘子奋和王宇亮的《试论高校毕业生就业信息的采集和应用》一文，从高校学生就业信息的内容和特点、就业新的采集渠道和就业信息的分析和利用三个方面，对在求职就业的过程中，如何从广泛信息渠道和繁杂信息资源中采集有用信息、正确分析处理信息，并有效地利用信息开展就业指导工作提出自己的观点。美国西雅图市档案馆馆长斯科特·克莱因认为大学生档案意识的塑造是一种学习能力的体现，提出“信息时代下的档案生存”，将档案对于大学生的必要用途归纳到整个高校信息管理体系中的核心地位。波兰的学者娜米兹·多利娅女士认为大学生就业档案的建立有利于促进高校毕业生更好地就业。建立大学生就业档案，不仅有利于学校很好地掌控毕业生的就业流动情况，也有利于促进高校帮助即将毕业学生分析当前就业形势，从而促进毕业生的更好就业。

2  就业档案的构建和应用模式现状

2.1  对郑州地区部分高校调研。调查活动以问卷的形式进行，将问卷发布到专业调查问卷管理网站问卷星（http：//www.sojump.com/jq/4865250.aspx），并通过微信、QQ群、邮箱等方式广播。总共调查了河南省15所高校的1742名教师、学生和26家公司的134名招聘人员与技术主管。

问卷内容主要涉及：学校是否开设大学生就业指导课程、就业指导课程的内容、这些内容对就业是否有效、学校是否有专门的学生就业档案管理部门、企业是否关心就业档案等问题。通过调查结果发现，大部分高校对毕业学生进行就业指导和就业信息采集等工作没有做到尽职尽责，对大学生就业档案的重视度不够，不仅没有完善的就业档案管理部门，有的学校甚至没有真正意义上的档案馆。关键调查结果显示，形势非常不乐观。

•  存在问题分析
  •  对就业档案重要性认识不足。随着高校就业政策和形势的不断改变，很多高校没能真正认识到建立高校学生就业档案与利用模式研究潜在价值和重要性，仍然把工作重心放在教育教学研究和管理上。

具体表现在：没能及时地记录高校毕业生的就业指导情况;高校没有设立完善的就业档案管理部门和就业档案管理制度;在就业档案建立、管理和研究上没有投入相对应的人力、财力、物力等。另外，很多毕业生对自己的档案不够重视和关心，导致毕业后很长时间还不知道自己的档案存放地点和去向等。

2.2.2  对就业信息的统计不够及时完善。高校对毕业学生就业信息资料的收集、整理、录入不够及时，以至于学生在出现多次就业信息变动以后，就业档案却没能及时地更改。此外，许多已毕业学生的就业地点和就业岗位也在不断地变化，尤其是用人单位对该学生的评价材料的反馈信息回收率更低。这些原因造成了就业信息的收集和后续的整理不够完整。

2.2.3  档案管理队伍建设不够。高校对学生就业档案的建立，不仅是对毕业生信息等资料的收集、整理工作，更多的工作是日后的管理、分析和利用。目前许多高校忽视了对学生就业档案的建立和利用模式的研究，没能在档案的管理上投入足够的人力、财力和物力，以至于出现档案室一个人做三个人的工作，档案室环境不能达到存放档案的标准等现象，最终影响档案管理和保存等。例如，网上报道，有些高校档案馆工作人员不足，日常的管理维护工作不能正常运行，招聘勤工俭学的学生进行这些工作，最后导致一些机密档案泄密或者档案损坏。

2.2.4  就业脱节。通过调查发现，绝大多数高校非常重视学生的就业工作，为学生开展职业规划工作，而且积极地与企业进行沟通，举行较大规模的招聘会。不少院系也不断地建设实习基地，跟合作企业互动，邀请企业的人力资源经理和技术主管做主题讲座，建立专场招聘会。但是可以看到，学校在就业方面，起到的作用是平台作用、牵线作用。毕业生还是主要通过简历反映自己的专业能力与素养，学校并没有提供其他的就业数据，最多是如企业质询，且该名学生是班长、团支书或学生会主要干部，辅导员可能会提供一些学生工作能力方面的资料。

3  面向需求的就业档案构建与应用

3.1  面向需求的就业档案内容构建。根据问卷调研，发现企业的需求其实也并不复杂，除了学生的综合能力的体现外，更重要的有两点：一是数据真实性的保障，目前的造假技术和乱七八糟的活动，使得证书泛滥;二是更加详细的数据，比如学生职业规划学习的内容，比如实习的内容等。

据上所述，论文设计就业档案内容主要有学习成绩、专业能力、荣誉与资质、学生自行参加的学习、兼职、面向企业需求与专业要求的技能、历届该专业学生的就业去向、毕业生质量调查跟踪信息反馈等。

3.2  就业档案构建与应用。根据企业、学生、高校需求，就业档案构建与应用模式如图1所示。

大学生就业档案的管理通过一个平台来集中体现，此平台将通过信息技术实现数据的共享互动。学校的教学管理部门、学生管理部门、就业管理部门将大学生在校期间的所有与就业相关的数据添加到系统中;与学校有合作的实习企业、招聘企业、社会团体将学生在校外的表现添加到系统;已经毕业的学生提供的就业质量与跟踪的报告，对招聘企业是一个参考，也可影响到学校的教学工作，学校的教学工作更可以根据企业的需求和就业的情况，不断地调整，使之更符合企业需要。

大学生也是就业档案的用户，而不仅仅是被管理者。他们可以根据学校、院系的指导，了解企业的招聘记录与动向、往届学生的就业情况与跟踪，结合自己的就业需求，有针对性地学习专业技能，从而实现高质量就业。

图1 就业档案构建与应用

4  面向高校管理的大学生就业档案构建策略

4.1  加强对就业档案重要性和价值的认识。高校对学生就业档案重要性的深刻认识和调动招生就业部门与档案部门的互相配合具有重要意义，要切实做好高校学生就业档案的收集、整理、归档、分析、利用、研究等工作，使高校学生就业档案的建立和利用模式研究更加完善，最终能够促使高校毕业生能够顺利地就业。另外，由调查图表可以看出，很多高校在就业档案方面对学生的宣传力度还不够，应和宣传部门密切配合，积极宣传档案相关知识，进一步提高高校老师和学生对就业档案的关注和认识，让他们真正了解到什么是就业档案及就业档案的重要性。

4.2  加强就业档案管理队伍建设。加强培训、教育和管理，使得就业档案工作人员不仅要了解高校历年的就业情况，而且要熟悉符合高校就业特点的档案管理工作，培养出来具有综合管理素质的就业档案管理队伍。要培养他们高度的责任心，有档案专业基本素养，政治素养高，切实建立各部门密切配合，院系专职人员参与的高校新型档案管理网络模式。

4.3  加强就业信息材料收集、归档工作。高校学生就业相关材料既有学校形成产生的，也有外来的，对于这些材料采取的措施是，只要是对学生就业有使用价值的有关材料都要收集、整理、分类、归档，由专业的档案管理人员对其进行收集整理;对于毕业生去向这些材料，要求高校就业部门和档案管理部门密切配合，对毕业学生进行跟踪调查、了解和掌握相关信息，及时把这些有价值的信息进行归档处理。高校对市场需求资料的收集是必不可少的，市场需求资料是毕业生进行就业参考的有效依据，能够帮助高校和毕业生及时了解当前就业形势，帮助高校学生顺利就业。就业部门和档案部门应该及时做好对市场调查和市场需求资料的收集、整理、分类、归档、分析、研究，及时为高校毕业生提供准确的市场需求信息。

4.4  充分做好大学生就业档案利用模式的研究。高校档案管理部门应当把高校学生就业档案的建立和利用模式的研究列为直接服务学校招生、教学和毕业生就业的重要途径，不仅要做好高校学生就业资料的收集、整理、分类、归档等工作，而且还要更加系统地对其进行深度挖掘和利用，及时从中整理出能够真实、完整地反映当前就业市场、就业政策、就业动向的就业信息，从而为毕业生就业提供有效的参考[。另外，在一定程度上也为高校学生就业指明了方向。同时也有利于高校掌握未来就业市场的变化和就业动向，方便高校制定与时俱进的招生计划和教学方针，不断提高高校的教学质量。

4.5  加强大学生就业档案的信息化建设。利用高校信息资源，建立高校学生就业信息平台，方便毕业生和用人单位的查阅，进而实现高校学生就业档案的信息化管理和利用。此外，可以对大学生档案信息进行异地备份保存管理，确保学生档案安全。

*本文为河南省大中专毕业生就业创业立项课题：基于网络的“撮合型”自动就业招聘系统（JYB2014279）

（作者单位：郑州航空工业管理学院  来稿日期：2015-04-20）