开发区房地产企业档案管理——以苏州工业园区建屋发展集团有限公司为例

姜继芹

（苏州工业园区建屋发展集团有限公司，江苏苏州，215028）

开发区房地产企业档案的规范管理至关重要，不仅关系企业自身发展，还关系到城市建设和民生问题。本文以苏州工业园区建屋发展集团有限公司为例，从健全档案分类体系、完善档案管理体制机制和规范档案管理过程三个方面，对规范档案管理工作进行探讨。

建屋集团隶属于新建元控股集团有限公司，是江苏省最大的综合性房地产开发企业之一，一直以来致力于打造优秀的开发商企业品牌，其所涵盖的项目范围不仅包括新城花园、东湖大郡、中央景城等20个高档住宅小区，还先后为园区多家世界500强企业建成近百万平方米的厂房；在城市综合体上，开发了建屋紫金东方、建屋乐活城等项目；在园区“二次创业”的号召下，建成了建屋2.5 产业园和建胜信息产业园；在养老体系完善上，运营了区内首家老年公寓项目——乐龄公寓。作为业界翘楚，建屋集团在房地产企业档案管理实践上也不断进行了有益探索。

一、建立完整的档案分类体系

房地产企业一般具有管理密集、项目性强、时间性强等特点。开发区作为政府重点支持发展的经济区域，在金融财税政策和土地政策等方面给予了大力扶持，在体制机制建设和规范标准建设方面也更为完善。开发区房地产企业档案一般包括房地产权属档案、建设工程档案和使用管理档案三大类，事实上，权属档案只占据一小部分，更多的是建设工程档案和使用管理档案。权属档案主要用于证明房地产产权的去向和归属，具有严肃性和证据性；建设工程档案主要以房地产项目为单位归档，具有科技档案的特点，专业性较强且涉及档案格式众多，不仅包括纸质档案，还包括电子档案（原生电子档案、数字化扫描副本等）、CAD图纸档案、照片档案、音像档案等；使用管理档案主要指企业日常事务管理中形成的档案，包括行政管理类、经营管理类、技术管理类、物业管理类、广告宣传类、法律文件等。一方面涉及部门或单位众多，纵向上主要涉及上级档案行政管理部门、集团子公司等，横向上主要涉及设计单位、勘察单位、施工单位、监理单位、物业公司等；另一方面涉及档案门类众多，包括文书档案、会计档案、人事档案、合同档案、业务档案、设备档案、实物档案等。

建屋集团2012年归档了400多卷文书档案、800多卷基建档案、400多卷会计档案、100多卷专门档案，此外还有少量的设备仪器档案、声像档案和实物档案。集中统一管理数量如此庞大、种类如此繁多的档案，必然需要建立完整科学可行的档案分类体系。建屋集团根据企业自身特点，编制了《电子文件档案分类方案及保管期限表》并通过园区档案馆审核，将档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、工程技术管理类、建设档案、业主档案、设备档案、会计档案、照片档案、光盘档案和实物档案共11个一级类目，每一个一级类目又细分为若干二级类目，全面覆盖了档案形成领域，以此作为其部门文件材料归档管理的依据。管理数量最多的是城建档案，集团档案室特别编制了《建设项目电子档案文件归档范围和保管期限表》并通过园区档案馆审核，以规范城建档案的管理工作。

二、健全档案管理的机制体制

1.健全档案管理的机制

开发区房地产企业应对其所形成的档案进行一站式和一体化管理。一是集团应逐步完善网上查档和网上业务办理的一站式体系建设；二是集团与分公司的档案应实现集中统一管理，分公司定期向集团公司档案室移交档案；三是集团应对集团内各部门所形成的档案进行一体化管理，各业务部门定期向集团档案室移交档案；四是档案数字化系统应与企业OA系统无缝连接，实现文档一体化管理。建屋集团建立了完善的档案管理机制，集中统一管理集团各部门形成的文书档案、城建档案及其它专业档案，集中统一管理现行文件和半现行文件。

2.健全档案管理的体制

（1）机构设置

2007年2月，建屋集团成立了综合性档案室，隶属于集团总裁办，对各种门类和载体的档案进行集中保存、统一管理和提供利用。2013年，为适应时代发展需求，进一步规范档案管理工作、优化档案服务，集团综合性数字档案室应运而生。集团档案室主要保管现行文件和对公司仍有利用参考价值的半现行文件，包括住宅、商业、酒店及公建配套等工程项目中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、声像、电子文件等不同载体的城建档案，以及文书、会计等专业档案和照片、视频、实物等载体档案，并定期向园区档案馆移交档案，接受其监督指导。

（2）制度建立健全

根据企业自身档案工作实际，建屋集团逐步完善了档案全过程规范管理的制度。在纸质档案方面，建屋集团制定了档案借阅制度、档案保密制度、档案库房管理制度、档案鉴定和销毁制度等；在电子档案方面，建屋集团制定了电子文件归档管理制度、档案数据管理维护制度、电子档案移交接收制度、电子档案利用制度、电子档案鉴定制度、数据安全保密制度等，将文件资料归档工作纳入单位规章制度中，并根据上级档案馆要求和档案工作现代化管理要求及时健全和完善。

（3）人员配备和管理

建屋集团的档案信息化工作设有明确的分管领导和部门负责人，并根据档案工作实际需求，配备了专职档案员和兼职档案员（集团每个业务部门配备一名兼职档案员）。集团对档案员实行分层管理，企业层领导负责统筹安排档案工作，明确岗位职责和分工，并进行年度考核；部门层领导负责积累文件，并对文件质量负责；操作层档案员负责收集、整理应归档的文件，并对文件质量负责，其中兼职档案员负责配合专职档案员的工作。集团领导不仅注重档案员专业素养和计算机技术水平的提升，定期组织专兼职档案员参与档案信息化技能培训，不断加强其对企业各项业务工作和形成文件的了解，还重视全员档案意识的培养和增强，定期组织学习档案法律法规及规范标准的活动，并要求撰写心得体会和活动小结。

（4）基础设施建设

在硬件建设上，建屋集团拥有独立档案库房和专用办公用房，配备了档案柜、密集架等专业档案装具和档案用品，配备了计算机、服务器、打印机、复印机、扫描仪、光盘刻录机等档案管理专用设备，配备了库房温湿度控制系统、安防监控系统和安全设备等；在软件建设上，建屋集团档案系统采用高性能、大容量、运行稳定的服务器操作系统，使用性能与扩展能力强的数据库服务器，服务器安装了具有防病毒防入侵功能的杀毒软件和硬件防火墙，配备了具备对档案目录数据、全文数据、多媒体数据的采集、加工、管理和利用等基本功能的数字档案室应用系统；在网络建设上，建屋集团采用园区档案馆虚拟网络，并通过纪要通道方式连通电子政务网与同级数字档案馆，实现在线数据移交和查阅共享。

三、规范档案收集、保管和利用过程

（1）规范档案收集

建屋集团档案室加强对文件资料，特别是电子文件归档的日常监督与指导，按照归档文件整理规则结合集团实际情况，详细界定电子文件资料归档范围和保管期限，通过多种渠道对具有保存价值的电子文件及时归档，且归档的电子文件应符合国家和省市相关标准。值得一提的是，2014年园区档案馆向各局办提供的“虚拟档案室系统”完成了与“园区管委会OA系统”的对接，自2014年1月1日起，各局办文件材料的收集、整理、归档、移交工作通过OA 系统和虚拟档案室的管理模式来完成。因此，企业的档案数字化系统也应加快与企业OA 系统的无缝连接，实现文档一体化管理，成为档案形成收集的主要平台。

（2）规范档案保管

建屋集团注重对电子档案数据的规范存储，一方面采用先进技术实现档案室的物理隔离，即内网和政务网隔离，另一方面严格遵守《园区文书档案归档文件数字化要求和步骤》，使得存储的电子档案管理软件、文件目录数据库结构、电子文件格式、电子文件载体档号、电子文件命名和纸质文件扫描符合规定标准；注重建立电子档案安全保管和备份制度，一方面注重数据安全的保密，如采取必要的计算机和网络安全措施、妥善保管并定期更改档案室系统账号密码、设置档案条目和全文的网上查询利用级别、设置用户网上查阅权限、严禁涉密档案的网上查询、与档案人员签署档案保密协议等，另一方面注重电子档案的安全备份，如定期将已规范命名的电子文件归档保存在高质量的光盘或磁盘中，制作3套拷贝，一套封存保管、一套专供查询使用、一套移交给园区档案馆保管，同时将电子文件拷贝至批量挂接时设置的目录文件夹内以供利用，并加强相应技术保护，建屋集团所有电子档案数据采用苏州工业园区档案中心网络在线备份方式，本地存储、移动硬盘、光盘共3套保存，对于属国家、集体秘密的电子档案，采用市委保密局配发的专用保密存储介质——保密U盘保存；注重定期检测和维护档案系统与电子档案信息，并采取相应措施保证数据有效性。

（3）规范档案利用

企业档案提供利用服务的方式主要分为包括档案阅览、档案外借、档案复制、档案展览等在内的基础型服务和包括检索、编研、咨询、定题等在内的情报型服务。建屋集团一方面建立了档案借阅利用效果台账，通过档案利用效果登记表详细登记纸质档案的借阅信息，通过虚拟档案室系统详细登记电子文件的借阅条目。另一方面还注重对电子档案的信息加工，一是编制了集团公司大事记、集团公司基础数据汇编、集团公司机构沿革汇编、集团公司档案利用成果汇编、集团公司发文汇编等编研材料；二是建立了符合标准的室藏各类档案目录数据库、全文数据库（其中纸质档案数字化后与目录数据库进行有效挂接）、媒体数据库（包括音频视频档案数据库和照片档案数据库）和专题数据库（包括文书档案数据库、科技档案数据库、特载档案数据库和专业档案数据库等），以实现数字档案资源的有效检索，从而使得集团和分公司之间的数字档案资源实现跨区域共享。

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