数字档案馆项目风险成因的理论探析

王 欢 颜祥林

（南京大学信息管理学院，江苏南京，210046）

1 引言

数字档案馆建设是一项复杂的系统工程，涉及资源、技术、人员、资金、设施等诸多因素，需要各业务部门、档案管理部门和其他相关单位的共同参与，因而面临着相当多的不确定性［1］。这些不确定性即项目风险，其直接关系到项目建设的成败。因此，数字档案馆建设中风险问题研究非常必要。

我国关于数字档案馆的研究并不多，涉及风险问题的则更少。通过检索，共有20 多条结果，而且研究主要集中在数字档案馆建设的安全风险、风险识别及应对等。例如，2012年苟俊杰的《云计算环境下数字档案馆建设的安全风险》［2］和王玉龙的《云环境下数字档案馆安全风险及其应对策略》［3］，都是探讨安全风险。詹晓琳的《识别与应对数字档案馆建设中的风险》［4］和沈双洁等的《数字档案馆项目风险识别和分析研究》［5］则都有对风险识别的研究。可见学界已经开始对数字档案馆建设中的风险问题加以重视。本文同样以数字档案馆项目的风险为出发点，转而从源头上对风险问题进行探讨，即数字档案馆项目风险的成因。我们翻来覆去地提风险，并且能认识到数字档案馆建设中肯定会遇到与以往档案馆建设不同的风险，但是，为什么数字档案馆项目建设中存在众多风险因素，这是值得我们深思并且探究的，本文的探讨正基于此目的。

2 关于数字档案馆项目风险

数字档案馆项目风险的概念是一个复杂的构成，涉及数字档案馆、项目、风险等基本概念，最后以数字档案馆项目风险这个综合概念呈现出来。因此，研究数字档案馆项目风险的概念，要先从这几个相关概念入手。

数字档案馆概念从提出至今，其定义有多个版本，在此，我们就不一一赘述，而是采用《数字档案馆建设指南》（以下简称《指南》）中采用的定义对其进行描述。《指南》中提出，数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

项目是一个比较宽泛的概念，由于管理科学对其认识的相对模糊性，加之各领域实践的差异，对项目的理解和行为都没有统一固定的模式。本文所指项目是指在既定的资源和要求的限制下，为实现某种目标而相互联系的一次性的工作任务［6］。《指南》中涉及的数字档案馆建设原则与要求指出：数字档案馆建设应当遵照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，积极推进，务求实效。其中，“项目带动”意为实施项目带动战略，支撑和带动数字档案馆整体建设和发展。将数字档案馆建设分成若干子项目，以项目带动数字档案馆建设及推进各项工作的开展。由此可见，数字档案馆项目，就是指以数字化技术为基础，在人力、物力、财力、时间等资源约束条件下，为实行质量、进度、费用、安全等特定明确目标所进行的一项全新的一次性活动。

在涉及风险问题的研究中，风险的定义较多，可分为广义的风险和狭义的风险。狭义的风险是指“可能失去的东西或者可能受到的伤害”，即可能面临的损失。广义的风险是强调风险的不确定性，使得在特定的时间和给定的情况下，所从事活动的结果产生很大的差异。差异性越大，风险也就越大，所面临的损失或收益都可能很大，即风险带来的不都是损失，也可能存在机会，这就是风险的本质——不确定性和损失［7］。

从以上有关数字档案馆项目与风险的概念，我们可以得出数字档案馆项目风险的基本概念，即数字档案馆项目风险就是指在数字档案馆项目建设这个一次性活动中存在的不确定性，也就是可能面临的损失和可能带来的机会。

3 本文探析的理论前提

从前述关于数字档案馆的定义中可以看出，数字档案馆是信息技术与档案馆工作结合的一个创新产物，因此分析其风险成因就有别于传统的档案馆工作，需要把信息技术及其对档案工作的创新应用和社会影响考虑在内，从整体上来透视其风险成因。

在下文分析时，本文借鉴了TOE(Technology- Organization-Environment)的研究模型。该模型是由Tornatzky&Fleischer 在1990年提出的，其综合考虑了组织内外因素和技术本身特点，将影响组织创新采纳的因素归纳为技术、组织、环境三类。其中，技术类一般涉及相关技术的相对优越性、复杂性、兼容性等因素，组织类涉及组织规模、组织结构、组织文化、高层支持等因素，而环境类因素则涉及组织所处的行业规则、市场竞争程度、政府政策等因素［8］。TOE 模型系统性较强，结构清晰且具有可操作性。

根据上述模型，本文提出“信息技术—档案馆”的系统概念，其可以视为数字档案馆项目风险的载体。而在风险成因分析时，是把数字档案馆项目看成是信息技术与档案馆交互的一个实体来分析，且在分析时需综合考虑到信息技术、档案馆和项目环境三类影响因素。

从“信息技术—档案馆”这个系统出发，采用系统分析法，可以按照信息技术在数字档案馆项目建设中的存在形式划分为三个子系统，即信息技术的实体系统、信息技术制度系统以及信息技术文化心理系统。相应的，也从这三个子系统层面来展开风险成因的具体分析，进而形成三类风险成因，即信息技术实体内生的风险成因，信息技术制度建构中的风险成因以及被信息技术文化伦理放大的风险成因等，且每类下还包括具体的成因（具体见图1）。

图1 数字档案馆项目风险成因结构图

4 数字档案馆项目风险的三大成因

4.1 信息技术实体内生的风险成因

技术实体系统，指的是看得见的技术存在，是技术物化的人造物［9］。如数字档案馆项目建设中各种信息技术支撑，其来自于信息技术的相关知识、方法和实施体系。因此在分析信息技术实体内生的风险成因时，我们可以从信息技术本身以及信息技术的实施者（即数字档案馆项目建设团队）来具体分析。

（1）信息技术本身的不确定性

任何时代的科学技术，都是人类认识和实践发展到一定阶段的产物。信息技术风险的出现与信息技术本身存在着重要的联系，如数字档案馆项目建设中管理信息系统在设计上的先天缺陷性、技术功能和应用后果的不确定性及其技术操作程序的复杂化趋势，都是引发信息技术风险的重要技术原因。数字档案馆是档案信息化的产物，它是在数字化档案、网络化存取、分布式管理等技术基础上建立起来的，代表了网络环境下档案信息资源的整体处理模式，因此需要强大的技术体系结构来支撑［10］。各种信息技术的交叉运用，自然避免不了信息技术本身导致的风险。

（2）项目建设团队对信息技术认知和掌握能力的有限性

一般来说，技术的主体对客观事物和规律的认识会受到自身各种条件的制约。技术的快速发展，使得人们对各类技术认知及掌握的速度远不及技术本身的发展速度。在数字档案馆项目建设中，各种信息技术交叉运用，且技术结构体系复杂。而对数字档案馆项目建设团队来说，对信息技术的认知及掌握能力的高低在很大程度上决定了项目的整体质量。《数字档案馆建设指南》中虽然指出“系统开发应采用先进、成熟、稳定的技术，保证系统的稳定、可靠和安全。”但是，先进的信息技术并不代表系统一定能够稳定可靠或者绝对的安全无漏洞。以档案部门目前有限的信息技术认知及掌握能力为基础选用的信息技术设备或开发设计的项目方案，难免存在这样或那样的不足或缺陷，即风险的出现是客观必然的，甚至是无可奈何的。可以说,由于信息技术认知的局限性，使得各级档案部门不能完全对数字档案馆项目风险的可能后果做出准确的预测，从而为项目风险的出现埋下了“导火索”。

（3）项目人员信息技术知识结构与抗风险能力的不足

一个成功的项目，其背后一定有一支优秀的实施团队。换言之，如果一个项目想达到预期的效果，那么，在项目进行之初，就应该先配备一个与项目各方面需求吻合的专业团队。由于数字档案馆项目建设涉及档案管理、数据库开发、系统开发、网络设计、信息分析等多学科知识，因此对于参与人员的知识和技能要求很高［11］。此外，项目建设人员信息技术知识和技能结构的不足会直接影响整个建设团队的抗风险能力。各种信息技术的交叉运用使得整个项目建设中的技术风险是不可避免的，如果没有一定的专业化人员进行相关风险的识别和分析，那么潜在的技术风险就会给项目后期工作带来一定的隐患，很可能导致整个项目在质量、工期、进度或安全等方面出现明显的漏洞。因此，飞速发展的信息技术对档案部门来说是把双刃剑，带来进步的同时也带来了一定的挑战。因此，不断提升或完善的项目组织架构也必须与时俱进，在与信息技术带来的风险应对过程中，不断提高组织自身的抗风险能力。

4.2 信息技术制度建构中的风险成因

技术制度系统指的是把技术的开发、应用、创造附加价值（经济价值和社会价值）、获得收益等过程中的人们的行为，加以规范化和程序化，使之成为被社会公认的行为准则和社会规则的总和，构成了相应的技术制度系统［12］。《指南》中提到“配套建设数字档案馆保障体系”，其中涉及数字档案馆安全管理制度以及信息化和档案管理方面的法规和标准等，因此数字档案馆项目建设中也包含着与信息技术相关制度的建构的过程。其风险成因的分析也应包括制度的制定者以及相关制度的存在两方面。

（1）项目顶层设计和上层指导的缺乏

时至今日，虽然数字档案馆建设已如火如荼地展开，但数字档案馆究竟是什么以及数字档案馆的建设应该具备怎样的标准至今仍没有统一的看法。杨冬权在2013年10月的全国数字档案馆（室）建设推进会上介绍我国数字档案馆（室）建设的基本情况时也指出，当前存在的问题之一就是宏观管理不够到位，国家层面上相关指导性文件和标准规范出台相对滞后，现实也是如此。从国家层面来讲，缺乏对全国数字档案馆项目的指导和标准规范，这使得各个单位在进行数字档案馆建设的时候完全是自己摸着石头过河，根据自身的实际情况去摸索行之有效的建设规范，这就容易导致许多不确定性。除了数字档案馆项目具体怎样开展缺乏顶层设计之外，在数字档案馆项目建设过程中，也缺乏上层的有效指导。数字档案馆项目至今都缺乏一个真正在全国范围内起模范带头作用的范本，这就使得各单位在数字档案馆项目建设之初就缺乏一个正确的引领。没有范本的引领和指导，自然就容易走岔路、面临许多不确定性，进而会导致相应风险的发生。

（2）项目内管理制度的缺失或不够完善

项目内管理制度是在项目建设范围内要求遵守的规定或准则。它是从项目管理的角度，对数字档案馆各项管理活动的管理目标、管理范围、人员职责、违规处罚办法等加以明确，从而为数字档案馆项目建设提供有效的保障。制度是标准的初级形式，在标准制定条件还不成熟的情况下通过内部制度这种形式规范和约束数字档案馆建设相关活动，可以保证数字档案馆项目建设的有序性和规范性［13］。而当前，一些数字档案馆项目建设过程中管理制度体系应包含的制度，如电子文件归档管理制度、档案数字化管理制度、档案数字化安全保密制度等，不是尚未制定，就是制定了但还不尽完善。数字档案馆项目内管理制度的缺失或不完善将会使具体数字档案馆项目建设中无据可依，进而形成相应的风险。

（3）政策法规支撑力度不够

数字档案馆兴起至今，还没有完全形成一系列系统配套的政策法规。《指南》也仅仅是从宏观上给予了指导方向，算不上明确的支撑性政策法规。这就容易导致下级档案部门在数字档案馆项目建设过程中“各自为政，自成一家”。鉴于我国档案工作体制的特点，我国数字档案馆项目设计时应当遵循统一规划、系统设计的原则，而该原则的基础就要求使相关政策法规能够成为一个较为健全的体系，且相关政策法规之间应相互配套并保持一致。另外，所遵循的政策法规也要与时俱进，不能随意遵循过时的，与当下情况不符合的政策法规，否则就容易走弯路或岔路，建设出来的项目很可能不尽如人意，从而导致大量人力、物力和财力等方面的浪费。

（4）各类标准规范不系统健全或操作性不强

除管理制度和政策法规外，标准规范建设同样不可忽视。标准是数字档案馆建设项目共同遵守的准则，目的是促进数字档案馆项目建设各个环节的有序、系统和优化。《指南》也十分重视标准规范建设，其中指出“数字档案馆建设要严格遵守国家及行业相关规章制度和技术标准。”也鼓励各地根据自身实际情况制定相关地方标准，并可上报有关部门，上升为行业标准或国家标准。关于数字档案馆相关标准的建设，已引起档案界的极大关注，如在前期调研中，就有相当多的档案部门认识到标准规范的重要性，特别指出标准缺失一定会给本部门数字档案馆项目建设带来的困扰，因此一定要标准先行，同时江苏、安徽和北京等地区也出台了一系列的地方标准。但就全国整体标准体系建设来看，仍存在着核心标准规范缺失，体系零散不系统，相关标准规定过时或已有规定可操作性不强和不配套等现象。如果这种现象长期存在，一定会使我国多数数字档案馆项目建设存在非常大的风险。

4.3 信息技术文化伦理的风险成因

技术文化伦理系统指的是关于技术的意识，如对技术实物或制度的知觉，对技术的评价，对技术构成的文化依赖等等，可以认为是人造物和人造物得以产生的生活世界之间的相互关系的体现［14］。具体运用到数字档案馆项目的风险成因，指的就是项目建设团队的项目风险意识和风险的认知程度以及对传统技术伦理的依赖性等，这些文化层面的因素都可能进一步放大数字档案馆项目的风险。

（1）项目建设团队风险意识的缺乏

信息技术的发展以及它的“无所不能”激发了人类对技术力量的盲目崇拜，随及出现了某些技术乐观主义思想。所谓技术乐观主义就是“人类将技术‘理想化’、‘神圣化’、‘绝对化’，视技术进步为社会发展的决定因素和根本动力。”［15］其直接导致人们缺乏识别及防范风险的意识，如此一来，人们自己作为技术主体倒成了风险的始作俑者。例如，数字档案馆项目进行过程中，某些领导“好大喜功”，认为自身已经具备了项目建设所需的一切条件，为能够保证快速上线，成为业界楷模，就下达命令加班加点地开发，去建设形象工程。如此忽视风险存在，缺乏风险意识，只能导致项目进行过程中举步维艰，困难重重。我们不得不承认，数字档案馆项目建设最大的“风险”就是风险意识的缺失。因此，各级档案部门一定要有忧患意识，只有认清形势，未雨绸缪，做好各项风险管理的准备工作，才能为数字档案馆项目顺利进行做好铺垫。

（2）对风险认知程度的不同

风险认知指的是个体对存在于外界中的各种客观风险的感受和认识，且强调个体由主观判断和主观感受获得的经验对个体认知的影响。对同一事件不同的主体可能形成不同甚至相反的风险判断，这不仅受时空情境、文化形态与认知水平的制约，而且与主体的心理认知密切相关［16］。风险认知与风险本身一样重要。数字档案馆项目建设团队对风险的认知直接决定了相关风险的可接受性，如建设数字档案馆项目可能会招来一部分人群的质疑和否定，其可能认为国内各项技术还不成熟，不具备建设数字档案馆的条件，进而质疑甚至否定立项建设。从技术主义的立场来看这正是风险认知放大了风险的破坏性效应，导致了对建设数字档案馆项目风险的过度放大。我们应该客观对待风险，在尊重各人风险认知程度不同的基础上，呼唤更加理性的思考。

（3）传统技术伦理的制约

以往传统档案馆工作的惯例可能会束缚数字档案馆项目建设人员的思维，使其无法认清新兴技术环境下信息技术可能带来的风险因素。因此，数字档案馆建设切忌盲目使用传统档案馆的建设理念和方法。新生事物原就是推陈出新的结果，如果还用陈旧的经验去指导，只能阻碍数字档案馆项目与时俱进，限制某些信息技术在项目建设中的创新和应用。正是档案信息化的不断发展造成了档案部门对其知识的不确定性和相关经验的缺失，进而放大了原有的项目风险。此外，道德伦理方面的风险也不得忽视，数字档案馆项目外包过程中可能出现的逆向选择风险［17］，就是由于档案馆和承包方之间信息不对称造成的。处于信息劣势的招标方也就是档案部门对相关技术或市场行情的不了解，造成唯利是图的承包方通过“钻空子”竞标成功，之后又提出各种违约要求。这种无视道德伦理，利益至上的合作者的行为，也会给数字档案馆项目建设带来极大的风险。

5 结语

通过上述探析，我们可以看到导致数字档案馆项目风险原因的产生是多层面的，既涉及技术性的，又有组织性和文化性的，既有信息技术发展带来的，又有源自原有档案工作系统的。这就给我们一个启示，我们在后续进行风险分类、识别、分析和应对方法的讨论或选择时，要从“信息技术—档案馆”这个系统概念出发，采用系统的分析方法来进行。同时，在设计数字档案馆项目风险管理框架及其保障体系时，也应当是全面和系统的，既要考虑技术因素或流程，也要考虑组织性和制度性的支撑因素等。

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