报表软件生成档案管理台账的方法

金 凤

（泰州市党史方志档案办公室，江苏泰州，225300）

一、问题背景

在档案管理过程中，为了确保馆藏档案的有效管理，经常需要生成各种各样的统计表。然而，馆藏数据的不断增加以及客观上统计格式要求的多变，造成纯手工统计方式以及简单数据库统计方式效率严重低下。特别是要分全宗统计的台账资料，如案卷目录标签、案卷目录统计表、馆藏档案数量统计表以及馆藏所有全宗卷内相关表格的统计制作等。这类统计表共同的特点是一个全宗需要制作一张表。由于综合档案馆全宗数量多，这项工作需要很大的工作量，极其消耗时间和精力。在数据统计过程中，一旦某个环节数据出错，则需要花费很长的时间来修改前后累计数，给工作增加了很多麻烦。

二、设想思路

能否利用已有的数据库资源，达到一次性生成所有报表的目的，从而减少工作量？优化设想如图1，将需要统计的数据抽象为数据集，将统计的过程抽象为报表模板，将统计的结果抽象为目标报表，那么我们每做一次报表的过程就是做好报表模板，需要统计不同的台账资料时，只需修改数据集，就能一下生成不同的报表。

在此过程中，我们需要借助于一个报表设计模板，即报表软件。报表软件在统计分析领域广泛运用，但在档案界似乎用得不多。目前已有的报表软件的种类很多，有FineReport 模板设计器、华表模板设计器、MyExcel和cognos 等，在这里不再赘述。这类软件共同的特点是采用分层思想，数据源与模板设计分开。

三、方法介绍

下面我们以FineReport模板设计器为例，详细介绍一种基于报表软件生成《馆藏档案数量统计表》的方法。该方法可以基于数据库一次性生成所需报表，大大提高工作效率。

图1 优化设计思路

表1 馆藏档案数量统计表格式

从表1可以看出，《馆藏档案数量统计表》是一个分全宗统计的报表，也就是说，一个全宗需要一张表。同一全宗内需要按年代和保管期限分别统计案卷数量。通常制作这类表格的做法是先设计好表的格式，然后再利用数据查询语句，一个全宗一个全宗地填写相关数据。以泰州市档案馆为例，共有馆藏档案309 个全宗，这也就是说即使复制粘贴，也要操作309次，再加上数据的统计和填写，查询语句的修改等等，这项工作一般都要花费一个月甚至几个月才能完成。

其实，通过观察不难发现，整个报表是基于两个数据源。一个是馆藏案卷级目录，另一个是全宗名册。表中的全宗号、年代以及本年的卷册数可从馆藏案卷级目录中获取，而全宗名称则来源于全宗名册。

所有的数据源都找到后，我们可以借助于FineReport 模板设计器，将整个设计过程分为四步操作，见图2。

1.导入数据

源数据，指需要分析统计的基础数据源，格式可以是文本、数据库、XML、EXCEL 等各种格式的数据文件。源数据往往不是可以直接使用的数据，有时需要经过抽取、传输、转换和加载。数据导入体系结构提供对数据的流动和控制的程序及服务，从而将数据装载进统计数据库。

本例中所用到的源数据为馆藏案卷级目录和全宗名册，格式分别是DBF 和EXCEL 格式。采用工具抽取到Access 数据库中，将数据归集到数据集市，方便以后的统计和分析，一次操作，以后就不需要重复处理数据，分析和查看就可不关心底层数据情况；生成不同的数据报表时，就可以不关心后面的操作，直接修改数据集。

图2 报表设计过程

图3 定义数据集

2.设计数据集

各种各样的数据集中到数据库中，如果只是用简单的数据库查询语句来生成报表，只能生成一些简单的报表，且不能重复使用，每次重新查询，都要重新写语句，格式变化也要进行较大的修改。现在我们的目标是一次设计，以后不再设计查询语句，这需要建立报表软件与数据库的链接。首先定义数据库的链接，数据库选择Access，驱动器选择，sun.jdbc.odbc.JdbcOdbcDriverURL，URL 指向数据源的MDB 文件。定义数据集的操作如图3。

生成的《馆藏档案数量统计表》需要使用两个数据集：馆藏案卷级目录数据集和全宗名册数据集。分别设计SQL语句如下：

馆藏案卷级目录数据集：

SELECT A.全宗号,A.保管期限,A.归档年代

count(A.案卷号)as 案卷数

FROM［馆藏案卷级目录］A

group by A.全宗号,A.终止日期,A.保管期限

order by A.全宗号,A.终止日期

全宗名册数据集：

SELECT*FROM［全宗名册］

3.设计报表模板

根据模板数据集，结合馆藏档案数量统计表格式，设计报表模板。

其中全宗号，纵向扩展，来自于馆藏案卷级目录数据集的全宗号；全宗名称来自于全宗名册数据集的字段3，依赖于全宗号，并设置过滤馆藏案卷级目录的全宗号等于全宗名册的字段2；同一全宗号中的档案按年代汇总，年代纵向扩展，来自于馆藏案卷级目录数据集的归档年代；永久本年卷册设置为依赖于归档年，分组汇总求和馆藏案卷级目录数据集的案卷数，过滤筛选数据集保管期限=“永久”，累计设置公式：=G6［A6:-1］+ F6，即扩展的上一行的永久累计加本行的永久本年；下面长期和短期的做法类似于永久。合计即永久+长期+短期，合计本年的公式为：=F6+J6+N6，累计的公式为：=G6+K6+O6。

4.生成目标报表

模板数据集和报表模板设计好以后，就可以使用设计器预览，修改格式，最终导出成需要的格式，可以是EXCEL、WORD 和PDF格式，还可以设置成需要打印的格式。每个全宗扩展，同一全宗中，按年代分永、长、短三类分组汇总卷册数，并累计，如表2展示。

表2 馆藏档案数量统计表

四、总结推广

该方法最大的优点是简单高效，最显著的特点是能一次性生成多张报表，最重要的工具是报表软件。使用该方法制作的报表数据准确，格式统一，一次操作以后直接使用，大大提高了馆藏档案数据统计的效率。该方法能避繁就简，将档案管理人员从繁杂的数据中解脱出来，在制作档案管理各种台账的过程中可以得到广泛运用。