加强土地整理项目档案工作的思考

孙 华 朱 莉

（射阳县国土资源局，江苏射阳，224300）

土地整理项目具有建设规模大、时间长、施工项目多、涉及部门多等特点，给档案的收集、整理、保存、归档带来很大的难度，以致土地整理项目档案存在很多问题，导致因为档案的不完善和缺失而造成土地整理项目没法通过验收。因此，各级国土资源部门，特别是基层国土所（分局），要切实重视并加强土地整理项目档案工作。

一、土地整理项目档案存在的问题

1. 监理督查不到位。有些土地整理项目单位只重视项目施工建设，对档案管理工作存在领导不重视、人员配备不到位、有章不循、管理缺失等问题，使项目完成施工任务后，常常出现因人员变动、资料缺失、无现场记录日记等，竣工资料无法进行整理，致使项目无法按时申报验收。监理单位对工程在施工过程中的监理资料不注意收集或监理工作不到位流于形式，没有很好履行监理的督促和审查职能。

2. 人员配备不充足。工程监理单位、工程建设单位专业人员不足，人员素质参差不齐，工程建设前期阶段不重视档案管理，有的单位不知如何管理，甚至无人过问，使档案管理工作处于散、乱、差，土地整理项目有的地方建设一两年，管理人员流动性大、资料管理人员经常调换，影响工程资料的收集整理及归档。

3. 管理模式不完善。工程建设采取小业主大监理的建设管理模式，工程建设项目单项多，工程繁杂，工程建设前期工作千头万绪，导致项目监理单位和施工单位都没时间顾及档案管理工作。项目承担单位、工程中标单位、监理乃至建设单位，在工程建设过程中不能及时做好档案资料的对接衔接工作，常出现工程建完了，竣工资料却无法收集，迟迟归不了档的现象。还有一些中标单位将工程层层转包或分包给一些低资质的个体工程队，对工程资料不重视、管理不及时不规范，甚至无财务资料或资料存在失真。

4. 档案制度不健全。没有建立项目档案管理制度，导致项目档案员无章可循、无据可依，项目承担单位没有指定专人负责项目资料，项目施工单位和工程监理单位也没有做好工程技术档案管理工作。项目资料员没有及时收集、登记、分类和整理归档，档案资料没有按财务类、文书类、技术类和其他类进行分类，各类档案出现一盘散沙的现象。也没有按工程的进度和时序要求进行分类，档案不能完整、系统地体现立项阶段、实施准备阶段、施工阶段、验收准备阶段、验收阶段和后续利用管护阶段等各阶段的工作，所（分局）没有依照档案管理规定进行检查和记录。

二、规范土地整理项目档案的基本原则

1. 保证连续性。按土地整理项目的时间顺序排列项目档案资料，做到有始有终，使项目档案资料能够完整、连续、准确无误地反映整个土地整理项目的开展情况。

2. 保证适用性。应以有利于保持项目档案的有机联系，有利于为检查和验收提供服务和使用为目的。土地整理项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内档案资料，交总包单位汇总、整理。项目竣工时由总包单位向监理单位提交完整、准确的项目档案资料。

3. 保证有序性。以各阶段为主，紧密联系，主题单一，确保立项阶段、实施准备阶段、施工阶段、验收准备阶段、验收阶段和后续利用管护阶段等各阶段材料不混，按照项目进展的时间先后排列，保持项目档案资料排列有序，确保各阶段档案能顺利验收。

三、加强土地整理项目档案工作的对策与思考

1. 各级各部门的领导重视是前提。各级领导对项目资料的管理工作要有一个正确和足够的认识，要将档案工作与项目工程建设的进度一起抓，时刻督查收集档案资料情况，要专门明确一名业务精、责任心强的人员负责档案工作，在工程报批开始就要强化档案管理和收集意识。所（分局）应配合镇（区）对项目实施进行现场全程管理，随时跟踪督查作业单位和监管单位的档案收集、分类、整理、归档工作。将档案管理深入到项目工程建设的各个层面和环节中，将档案管理纳入到工程建设计划和作业单位、监理单位责任制中。土地整理项目的档案资料工作要与整理项目建设进程同步，整理项目申请立项时，即应开始进行文件、方案、图纸等材料的积累、整理、审查工作。

2. 各单位的协调配合是关键。一个土地整理项目的实施到验收成功需要各方工作人员的积极配合，尽职尽责共同努力。一是工程项目实施单位档案人员承担着本单位档案编制以及对各参建单位资料收集整理的指导、督促、检查职能，因此从事这项工作的同志必须热爱档案工作，熟知档案管理工作业务知识，按照统一领导、统一规格、统一标准收集、整理、归档档案资料。二是工程监理单位档案人员，要按照工程监理的要求认真履行职责，做好监理日记和自身资料的收集、整理、归档，同时对施工单位资料进行监督、审查。三是施工单位档案人员必须经常深入到施工现场第一线，加强收集整理施工一线所形成的原始记录、质量检查形成的记录表格、各种试验的检测成果、会议纪要、设计施工图纸、批复文件报告等资料，为项目竣工验收准备必备资料。

3. 建章立制抓落实是重点。制定详细切实可行的土地开发整理项目档案管理方案和分类表，细化项目初步设计报告和土地整理项目预算书、工程承包合同、监理合同、进度计划等材料格式的统一，明确规定立项阶段、实施准备阶段、施工阶段、验收准备阶段、验收阶段和后续利用管护阶段等各个阶段归档范围、归档顺序、时间节点、归档要求和归档标准。在前期工作和工程刚开始时各责任单位就应该对所要收集的档案落实专人，在工程实施前对档案人员进行岗位及档案知识培训，按照档案整理规范要求，收集及时、准确、系统，整理规范统一，将制度落到实处。

4. 加强日常管理是保证。要实现项目工程资料的真实、完整，达到竣工资料真、全、好、快，加强日常管理，开展多种形式的检查交流及时纠正工作中的问题是很有必要的。项目承担单位必须及时指导各参建单位的工作，帮助协调解决问题，在日常工作中就应该加强这方面的管理和督查，如在对每个分部或单体工程验收时，及时检查监理单位、施工单位所提供的工程资料的完整和真实性，发现问题及时协调通报，并要求各单位限期整改。也可在拨付相关项目资金时调阅施工资料和财务档案资料，看其资料是否按规定收集、记录、装订，对资料不全、不完善的不予拨付资金。

5. 强化竣工资料验收是根本。组织竣工资料的系统复查，复查时对小的问题当场解决，大的问题要做好记录并要求被查单位限期整改。在工程建设初期，在抓纸质档案管理的同时建立电子档案，实现纸质和电子档案双重管理，为以后档案管理查询利用打好基础。紧跟归档进度，实现工程建设与资料归档同步，保证档案的真实、齐全、完整、准确，确保在工程建设完工的同时，报请上级部门对项目进行竣工验收。