关于如何加强园林档案管理的探讨

杜虹云

摘 要：园林绿化在城市中有着美化环境，净化空气，调節气候，减少噪音等方面的作用，是城市建设的一个重要组成部分，园林绿化档案，是记述或反映某一单位或个人在园林绿化科技活动中形成的具有保存和利用参考价值的原始记录。实践证明，园林绿化档案在城市建设和发展中，发挥着重要的作用。

关键词：档案管理；园林；

文章编号：1674-3520（2015）-02-00-01

一、园林工程资料档案的价值

绿化工程资料档案是指园林绿化工程施工过程中形成的各种工程信息记录，并按一定原则分类、组卷、最后移交业主单位归档的整个过程的历史记录。它包括园林绿化工程建设过程形成的文件资料、园林绿化工程物资资料、工程施工过程中形成的施工资料、图纸资料以及在施工过程中的影像资料，是对施工情况的记录，真实反映了工程施工的全过程，反映了工程的内在质量，特别是对于隐蔽工程和建成后不易检测的项目更具有唯一的、不可替代的重要价值。

园林绿化工程资料的质量和园林绿化工程质量紧密结合在一起，是工程竣工验收的重要依据。没有合格的工程资料就不可能顺利地通过工程竣工验收，更不可能交付使用。二是为工程的检查、维护、改造、扩建提供可靠依据。当计划对园林工程进行改造时，则需要根据原始设计文件统一园林绿化景观工程主题思想，达到更佳的设计效果。三是一个质量合格的工程必须要有一份内容齐全、原始技术资料完整、文字记载真实可靠的技术资料档案。

二、园林工程档案资料的收集和整理

在大多数施工单位中散存着丰富的档案，但大都没有加以分类、整理、汇总，这样既不便于开发，又不利于共享和利用。同时，由于对工程资料不重视，造成一系列的不良后果：其一是拖延了工程交工时间。其二是耗费大量人力、物力、财力。其三是给项目档案资料归档带来较大难度。工程建设档案资料的整理、立卷、归档是整个工程建设工作中的一项重要工作，必须认真做好。首先，要清理档案资料，把不归档的资料予以剔除；其次，按照工程项目程序整理档案资料；三是按档案资料的具体内容进行归类立卷，整理出目录和全部档案资料的总目录，最后把档案资料按要求分类编号、立卷。立卷所用的卷宗、卷宗目录、立卷说明等用品要使用统一规格的用品，做到档案资料的规范、统一、并具可操作性和可使用性。

三、对现阶段档案存储方式问题的分析

人类自从发明纸张以后，纸质档案逐步取代其他载体的档案而成为馆藏档案的主体。纸质档案的普遍存在和广泛应用。充分证明了它自身的独特优势。随着信息技术的发展和无纸化办公的进程的推进，产生了大量的电子档案，海量电子档案的产生带来的实际结果会怎样呢？

（一）海量电子档案必须及时归档。电子档案集中归档，必然构成电子档案集群，成为一个相对于传统档案馆的电子档案馆。

（二）电子档案的虚拟性决定了人们不能像读纸质档案那样无须借助现代设施设备来读取电子档案。人们对纸质档案的阅读习惯决定了他在相当长的时间内还有顽强的生命力。

（三）产生和存储电子档案的设施设备不断更新换代是一个不争的事实。人们不能保证以往条件下产生和存储电子档案能永久地适应新的设施设备要求，因此保存必要的纸质档案是一种可以信赖的保证。

（四）电子档案的不稳定性，包括信息容易被篡改、复制、网络成为黑客攻击的目标，自然或人工环境对于存储电子档案的设施设备的潜在影响，以及软硬件的多样性、差异性、周期性和能否互融沟通等。相对纸质档案，人们保存和保管电子档案需要付出更多心血和更高代价。人们对于电子档案的适应性还不可避免地存在一个漫长的过程，人们在收集和保管电子档案的同时，还必须保存和保管和纸质档案。

可见，无纸化办公虽然是对传统办公方式的一次革命，但在一个相当长的时期内，纸质档案与电子档案并存是一种必然趋势。从电子档案方面分析，一是现代计算机和网络工具的普遍应用已成现实。伴随产生大量的电子档案必须及时归档，成为增加电子档案的重要来源；二是普遍开展的馆藏纸质档案数字化，必然产生大量的电子档案。

四、电子化管理真实性的认定

所谓电子文件是指人们在社会生活中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。一般情况下，通过归档时对电子文件进行全面、细致的检查，电子档案与相应的纸质档案内容应该是一致的。如果出现不一致的情况，人们会怀疑电子档案的原始性、真实性。其主要原因是纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化。人们可以从这些信息上确认文件的原始性；而电子档案本身存在着技术手段难以克服的缺陷，电子文件由于没有固定的载体，并且尚未找到杜绝被伪造删改和抵御病毒侵略的最终方案，人们对其原始性、真实性认定的难度较大。因此，根据纸质档案的内容来认定电子档案的真实性，是有一定道理的。但这种认定电子文件内容真实性的方法还不全面。

五、档案信息的安全保障

（一）档案信息安全思想保障。树立和坚持全面的、科学的、发展的档案信息安全观，是保障信息安全的思想基础。

（二）档案信息安全策略保障。档案信息安全策略是档案信息安全保障体系的核心和纲要，是档案信息安全保障的总体规划和具体措施。

（三）档案信息安全技术保障。先进的科学技术研究和应用是保障档案信息安全的重心所在。

（四）档案信息安全人才保障。档案信息安全保障体系中，人才的教育和培养是关键因素之一。档案信息化的推进和档案事业的发展，对档案人员的要求越来越高。树立现代化人才观念，坚持依法治教，有计划、有重点、分层次、多形式、多途径地开展档案信息安全人才的培养和教育。增强档案信息意识是档案信息安全事故预防与控制的一个重要手段。通过教育培训、媒体宣传、政策导向等途径，宣传贯彻档案信息安全法规。培养和强化档案信息安全意识。

综上所述，园林绿化工程档案资料涉及诸多方面，它与园林绿化工程建设全过程环环相扣，工作中要要加强管理和督促，结束园林绿化工程档案资料不规范的历史，为今后园林绿化工程建设积累大量资料和技术。档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、综合分析，从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分为利用者提供优质的服务。