档案数字化的质量和安全保密控制

王义江

[摘要]信息化技术的发展和进步，带动了各行各业的发展。各个行业都开始将信息化技术应用于管理中，从而提升其管理的质量和水平，档案管理事业也不例外。其在将信息化技术应用到管理中后，形成了档案数字化。而就我国目前的档案数字化发展情况来说，其还处于发展的初级阶段，无论是在质量上还是在安全性上都还有待进一步的提升。本文就主要针对档案数字化的质量和安全保密控制进行了简要的探究，仅供同行交流。

[关键词]档案数字化；质量控制；安全保密控制

随着信息化技术和数字化技术的不断发展，我国各行各业为了能够在发展上更加符合社会发展的需求，纷纷开始将信息化和数字化技术应用到管理工作中，档案管理事业也不例外。随着信息化和数字化技术的应用，档案数字化开始出现。就档案数字化来说，其质量与安全性有着紧密的联系，为了能够有效提高档案数字化的质量和安全，需要采取有效的控制手段，不断的提升档案数字化管理的水平，从而实现档案管理事业的可持续发展。

1、档案数字化的质量控制

所谓的质量控制就是为了提升档案管理工作的效率，提升档案工作的质量所采用的一些技术，这些技术可以对档案管理工作中的一些缺陷进行消除。在档案管理实现数字化的过程中，必须对其质量进行控制。

1.1质量控制的内容

第一，选择数字化方案。在进行档案管理工作的过程中，要根据档案的特点以及保存的形式来制定相应的计划和方案，所以，进行档案数字化也是如此，数字化方案的制定要尽量符合标准，其中包括档案数字化的原则，技术水平以及操作方式等等。

第二，人员选拔和培训。要想有效的提升档案数字化的质量，就需要对相关的管理工作人员以及工作人员进行有效的培训，选拔高素质的管理人员和工作人员，利用全面性的人才来对档案数字化质量进行提升，可以有效的提升档案数字化的质量。档案管理部门要定期为管理工作人员安排培训课程，不仅要丰富管理工作人员的专业理论知识，更要提升管理工作人员的管理技能，同时也要对其安全意识进行提升，在思想上使得管理工作人员能够明确档案数字化质量提升的重要性，从而保障档案管理事业可以更好的发展。

除此之外，管理人员要不断的对自身的技能进行有效的提升，能够熟练的应用各种先进的档案管理设备和相关的管理软件，这样不仅可以有效提升档案数字化工作的效率，同时也能够提高档案数字化工作的质量。然而就管理工作人员的培训和选拔来说，其所包含的内容相对较多，要想充分的保障培训和选拔工作开展的有效性，就要做好充足的准备工作，以保障培训和选拔工作可以顺利的开展。

第三，检查、监督、验收和评估。这可以说是质量控制的最后一个环节，档案数字化的质量主要依靠这一环节来决定。需要注意的是，检查的对象包含的内容相对较广，除了一些设备之外，人员的工作状况以及工作的流程等都是比较重要的方面。所谓的监督就是要根据实际的工作状态找到档案数字化过程中存在的问题，并且提出相应的解决措施。

1.2质量控制的手段

首先，需要进行分工安排和相应的责任安排。在对档案数字化进行管理的过程中，可以采用的有段有很多种，但是由于档案的类别以及数字化的程度各不相同，所以，要想使得档案数字化的质量得到有效的控制，就需要明確相关人员的责任，并且对相关的管理人员进行合理的分工安排，平衡每个员工的工作量和工作难度，保障管理工作开展的有效性，从而提升档案数字化的质量。

其次，需要建立专门的质量保障制度。就档案数字化的管理方式来说，要想使得档案数字化得到有效的管理，就需要对其进行全面的档案信息收集工作，建设有效的档案信息工作模式，建立健全的档案数字化管理规章制度，利用各项制度规定来对档案信息资源进行科学化的管理和规划，从而最大限度的将档案信息资源进行共享，同时也要根据国家所制定的相关法律制度来对档案信息的质量进行合理的规范，从而提升档案数字化的质量。

最后，需要实施严格的奖罚制度。为了能够使得档案管理工作更加的规范化，需要制定相应的奖罚制度，对工作效率较高，工作质量较好的管理人员进行必要的奖励，以提高管理人员的工作积极性。同时针对工作效率低，工作态度不认真的管理人员，需要对其进行严厉的惩处，以保障档案数字化工作开展的有效性和规范性。

2、档案数字化的安全保密控制

2.1安全保密控制的内容

在档案管理工作中，安全保密工作是其中的重点内容，如果安全保密工作做的不到位，就会使得机密的档案信息出现泄漏，从而造成安全隐患问题的出现。采用安全保密控制，来对档案数字化进行保障工作，主要是针对档案的实体、信息以及数据的安全进行合理的保障，从而降低信息泄露的危险，可以说，在档案数字化发展的过程中，安全保密控制是其必须重视的问题。

2.2安全保密控制的手段

安全保密控制是指对档案数字化实施过程中存在的不安全因素进行预先分析，并依据数字化工作中人、物、环境等因素的运动规律，有效控制泄密事故的发生。档案数字化工作的安全保密控制主要包括：规章制度的建立，网络和计算机安全方案的确立，场所的选择和安防系统的建设，档案实体的使用和保管，数据库的维护、整理和数据备份。

2.2.1加强教育，提高人员思想素质

档案数字化过程中存在着许多不安全因素，其中，人的不安全行为是安全保密控制的重点。人的不安全行为是与人的心理特征相违背的、非理智的行为。为此，可通过加强教育来控制人的不理智行为。首先，应组织工作人员学习档案安全保密的相关规章制度。其次，科学地设计档案数字化工作流程，明确各个环节需要注意的安全保密问题和需要遵循的原则，从而提高参与人员的安全保密意识。

2.2.2强化人员管理

人是档案数字化工作的主体，强化人员管理，能为安全保密工作奠定坚实的基础。为此，可从以下三个方面人手：第一，严把人员政审关。第二，明确参与人员的岗位和职责。第三，对工作人员的思想意识、工作质量等情况进行定期考核。

2.2.3落实制度建设和安全系统建设

安全保密制度在档案数字化工作开展之初都已建立，但其在贯彻执行过程中往往会大打折扣。这主要是由一些原因引起的，如错误地认为执行安全保密制度会影响工作效率，工作中麻痹大意等。为此，我们要克服错误认识，严查细究，对人为造成的泄密问题，要按照相关规章制度严肃处理，使安全保密工作受到应有的重视。

3、结语

目前，全国各级档案馆主要开展了档案全文信息的数字化。一部分档案馆已可提供档案信息的远程网络查询和利用，实现了档案信息资源的交流与共享，拓展了档案利用服务的范围，提高了档案利用服务的质量，节约了大量社会资源。要对对档案数字化的质量控制和安全保密控制的内容和手段加强重视，以期为确保数字化工作的质量和安全保密性提供一定的参考。

参考文献

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