从高校评估看加强高校档案工作的必要性

王丽英

[摘要]通过教育部对高校评估工作，反映出高校归档中存在的问题，本文就此提出加强高校档案建设的必要性。

[关键词]高校评估；档案工作；必要性

改革开放30多年，我国高等教育改革取得了很大的发展，为各行各业输送不少的人才，取得了巨大的成绩。高等院校在办学规模扩大的同时，虽然对高等教育体制进行了一系列的改革，也取得了很好的效果，但高等教育仍然存在一系列的问题。高等教育在数量和质量方面仍然不能很好地适应我国社会经济建设、社会发展的要求，特别是教育质量问题尤为突出。为此，教育部建立了高等学校教育教学评估制度，把高校评估作为提高教学质量的关键举措，成为提高教学质量的有效手段。教育部从2003年开始对所有学校拉网式地评估一遍，确立了五年一轮的评估制度，成立了高等教育教学评估中心，评估工作开始走上了制度化、规范化、专业化和科学化轨道。

从已通过评估的学校看，在评估工作中，檔案起到十分重要的作用，为此本人认为必须加强高校档案工作。

一、加强高校档案建设的必要性

（一）从高校评估中所提供的材料看

在教育部对普通高校的评估工作中，档案发挥了重要的作用，整个评估指标体系中44个主要观测点，每个观测点都与档案材料有关。无论是教学指导思想、师资队伍建设、教学条件与利用、教学建设与改革、教学管理、学风、教学效果等七个一级指标，还是19项二级指标及学校创建的特色项目，都需要查阅大量、规范完整的档案资料。上级组织的评估专家组通过查阅学校在各项工作中形成的原始档案，了解核实学校的教育理念、管理状态、办学特色等。可见，档案对学校的评估工作是不可或缺的。当然评估也给档案工作的建设和发展带来了机遇。档案是评估的基石，毫不夸张地说：“学校离开了档案是无法参加评估的。”也就是说，任何一种评估缺少了档案这个承担了对历史真实记录的角色，评估就无从说起。

（二）从评估成本投入看

平时如战时，搞好档案工作是减少评估成本投入的有效措施。高校本着“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的方针，取得可喜的成就。从目前对已接受评估的学校看，投入的成本极大。各个学校投入逐步加码，当然除直接投入到教学的部分外，有相当的经费用于迎接评估的各项开支。就说学校档案材料复印，若因为管理不妥，造成档案遗失，只得调出电子文档批量打印，一个部门如此，很多个单位的浪费累加足以惊人的。当前，我国仍处于社会主义发展的初级阶段，任何超越社会生产力发展水平要求的行为都是不宜的。高校档案是高校评估的参考和基础，高校档案管理工作是高校管理工作的一部分，搞好档案管理也是减少评估成本的行之有效的措施。

（三）从评估工作的制度化、规范化和经常化看

教育高等教育教学评估中心成立，每五年一轮的高等学习评估制度，就是要求高等学校每五年必须接受一次教学评估，这一举措即意味着我国高等学校教学评估工作已步入制度化、规范化、经常化的轨道上。档案工作的制度化、规范化和经常化是评估工作制度化、规范化和经常化的强有力的保障。应对教育部的这个重大决策，高校档案工作必须制度化、规范化和经常化。与平时把档案工作做好，不仅可以解决临时材料准备工作周期长、难度大的矛盾，同时，也可以避免重复建设。做到资源共享，从容自如面对，以平常心迎接评估。正如江泽民所说：“档案工作有它的特点，就是平时不起眼，也不引人注目，但是，一旦你需要时，如果平时工作没做好，临渴掘井，就悔之晚矣！”①

连续性是任何一项规划较大的工作的共同特点，但档案工作的连续性表现的更为突出。档案工作的各项具体内容和各个工作环节之间具有极强的连续性，档案的收集、整理、鉴定、保管、开发利用形成一个环环相扣，步步相连的工作系统。②在高校评估过程中，尤其是这样，所以保质保量及时准确的做好做实平时工作，以免无效劳动，造成不必要的浪费。

二、高校档案工作中存在的问题及改进措施

高校评估材料中很大一部分是细节性材料，它不单单是对近三年教学管理和教育质量的检查，它还从办学思想、学校定位、师资队伍、教学条件、生源情况、毕业生分配等诸多方面深入，系统地考察方案，对任何一所学校都是一个挑战，虽然我们日复一日，年复一年的认真按照教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》中心的归档范围接受档案，然而，面对“评估指标体系”，我们深感责任的重大和压力的沉重。因为档案要为学校说话，评估材料中所需要的材料大大超越过归档范围。例如：1、业生必需实习、社会实践、个人总结等；2、试安排表，巡视记录、监考单等等。在这些细节材料未完全归档的情况下一些材料也有散失的可能，如果是涉及这些材料，档案利用就成为空话。

学校档案部门配有专人负责整理归档，而各部门、院、系的档案人员始终未纳入规范化的管理范围之内。随着学校规模的不断扩大，教学秘书的工作量已处于饱和状态，再加上缺少必要的专业知识，这个问题也是必须要重视的。

今后，教育行政管理机构会充分发挥教学评估的激励和导向作用，将评估的结果作为学校增设专业，确定招生计划、进行资源分配等有关工作的重要依据，因此评估结果对学校的影响可想而知。如何应对这种制度化、规范化、经常化的教学水平评估工作，怎样使档案工作化被动为主动，从幕后走向台前，我认为可以从以下几点做起：

（一）加强宣传，学校领导重视是关键

档案工作既是一项基础性工作，又是一项长期性工作。只有重视档案工作，才能管理好档案，才能使档案对学校的全体工作起到促进作用。只有通过大力宣传，提高领导的认识程度，让领导全面了解档案工作是一项长久性工作，短期内它也许不产生明显的、直接的作用，但时间愈久，作用愈大。而对于高校评估的相关材料，需要提供近3年至5年的有关档案。显然，做好档案工作，就是对学校的过去的负责，也是对学校的现在的负责，更是对学校的未来的负责。

（二）加强部门的参与意识，是学校档案工作的重要保障

这点很重要，虽然教育部本科教学水平评估主要涉及的是与教学有直接关系的单位、人员，但仅仅有教学管理人员的孤军奋战是不够的。档案部门应积极主动为学校大事、要事服务的参与意识，在“迎评”档案检查、材料准备等工作中有档案部门的参与，既有利扩大评估的影响，发挥各职能部门的主观能动性，又使各院、系、部檔案的合理归档有系统化、专业化的指导，并通过评估使学校的整体档案管理水平上一个新台阶。

（三）加强档案材料收集工作

档案收集是档案建设的基础，是整个档案工作最直接、最重要的物质前提。高校档案馆（室）只收集某些教学档案中极少部分的优秀毕业论文，其余大部分在其部门内存收。这种管理上的随意性很大。档案是文化的记载，要本着对历史负责、为经常化教学评估服务的态度做好档案收集。

（四）提高档案队伍综合素质

知识经济把科技知识和人才教育作为支撑其发展的两大支柱，知识经济的核心在于能否拥有掌握现代化科技的人才。培养高素质的高校档案管理人才，是实现高校档案专业可持续发展的关键所在。档案队伍综合素质体现在：在一定的综合知识储备，运用知识技巧和能力，强烈而持久做好工作的愿望。档案工作是一门管理科学，要实现档案的科学化、标准化、规范管理，还应有精明强干的业务素质和能力素质，只有建立一支坚持依法办事、爱岗敬业、乐于奉献、精通业务、会干事、想干事、干成事的队伍，从而对各部门、院、系、专兼职人员进行指导、培训，提高专兼职档案人员的业务能力和工作责任，高校档案事业的可持续发展才有保障，有后劲，才能支撑并推动高校评估建设过程。也为档案管理水平的不断提高提供人力资源上的有力保证。

参考文献

[1]档案人员岗位基础知识p19；

[2]档案人员岗位基础知识p20；

[3]张明明.运用系统思维构建高校档案手机体系.档案与建设，2004.2；

[4]陈兆祦，和宝荣.《档案管理学基础》（修订本），中国人民大学出版1996年版；

[5]李欣.当代档案信息资源开发研究[7].档案学通讯，2003（5）；

[6]黄安宁，杨艳.《高校教学评估办档案事业发展带来的契机与思考》《学校档案》2006年第4期；

[7]赵彦昌等.《高等本科教学评估与档案管理》.《学校档案》，2007年第1期.