单位干部人事档案管理问题及对策分析

熊飞

摘 要：干部人事档案是企业人才信息的重要载体，对人才资源开发起着重要作用。在干部人事档案管理工作中，增强档案管理意识，提高档案管理人员素质，完善档案管理制度，创新管理理念，才能更好地开创干部人事档案管理工作的新篇章。本文主要对干部人事档案管理方面进行相关问题探讨。

关键词：干部人事档案；问题；管理；建议对策

1 干部人事档案管理的重要性

1.1 干部人事档案管理对企业的重要性

企业人事部门做到知人善任、选举贤能，剔除那些为了找工作、评职称，办理假文凭、假证明来蒙混过关的人，是企业把好人才质量的第一关。同时，个人在组织中形成的任免、晋升、定级、调资、奖惩等呈报、审批材料，对于尽可能全面准确地了解员工的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等是非常重要的。因此，做好干部人事档案管理，对于企业全面地了解干部，正确选拔使用干部具有重要的意义和作用。

1.2 干部人事档案对个人的重要性

就个人来说，无论是工作调动、职称评审、工资调整、离退休办理、各项证明的出具等等，都以档案材料的审核为重要依据。每个人都以自己的实践活动书写着自己的历史，这些历史以不同的材料形式不断地补充、添加到个人的档案中，在特定的时刻发挥着特定的作用。例如退休待遇，按照国家规定，在增加养老金时，向有高级职称的企业退休科技人员和退休早、基本养老金相对偏低的人员倾斜，这就需要进行职称、工龄等材料的认定。曾经有位高工，不慎遗失了高工资格证，而不能享受国家优惠政策，后在档案中查到了其为高工的任职资格文件和聘任文件，社保部门凭此给予办理享受高工退休人员待遇手续。无论过去、现在和将来，干部人事档案都伴随着每个人的一生，并发挥着重要作用。

2.企业干部人事档案管理存在的问题

2.1 档案材料归档的及时性不强

企业之间各级干部经常会由于工作原因进行交流，由于各企业之间对归档材料的要求和管理的方式、力度不同，干部在交流调整时，常常会有档案材料归档不及时的情况发生，部分重要材料还会由于疏忽造成了丢失，这样会影响到干部人事档案工作发挥应有的作用。

2.2 “三龄一历”的真实性有待统一

随着企业的发展，一些科级以上干部的选拔任用及管理监督越来越严格，部分干部的人事档案里面的工龄、年龄、党龄和学历出现不一致，有的年龄与身份证上的年龄不符，在领导竞争上岗、公开选拔等方面都会影响到干部的自身利益，有些情况下决定了企业干部的进退去留。如果人事档案记载的前后有不相同的地方，这样会给正常的干部评聘工作带来一些不必要的影响。

2.3 档案管理现代化技术有待进一步增强

随着当今科学技术手段的不断发展，企业干部人事档案信息管理系统较普遍地应用到档案管理工作中。但总的来看，比较先进的技术还没有被完全应用，部分档案管理人员还习惯于用手工操作检索档案。如今一般都采用无纸化的阅档基本没有实施，这是对档案管理工作尤其是档案的保管影响非常大的，使工作效率降低。

2.4 档案管理人员素质有待进一步提高

目前企业档案管理人员的专业水平、理论素质及文化程度等方面，都与当今现代化发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身人员较少，专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，外语水平不高，高层次的档案专业人才较少等，这些情况已不适应新形式下的档案事业发展。在党校人才培养中，重视科研教学人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求，许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力。

3.企业干部人事档案管理的对策与思考

3.1 加强管理，增强意识，提高认识

各单位领导要提高对干部人事档案工作重要性的认识，牢固树立档案意识，加强对干部人事档案工作的领导，重视干部人事档案的基础工作。在选择配备干部人事档案管理人员时，要挑选思想积极，事业心强，责任心重，并能够熟练掌握干部人事档案管理知识的人来担任。

3.2 规范日常业务流程，努力健全完善档案管理制度

在日常的干部人事档案的收集、补充、整理、归档、保管、转递等工作时，一定要严格按照干部人事档案工作的流程走，完善各类台账，发现问题及时纠正，防止新的“无头档案”的产生。在干部人事档案管理过程中任何工作步骤都要有章可依，不能任凭干部人事档案管理人员的心情处理。一定要做到不等不靠随时随地将已形成的干部档案材料收集归档，以充实干部人事档案的内容，提高干部人事档案的利用价值。更重的是，要建立健全干部人事档案工作的各项规章制度，明确各科室乃至各个职位的责任，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标。努力做到凡是涉及到干部人事档案管理的每一项工作都制度化，保证干部人事档案管理工作能够井然有序的开展。

3.3 加强业务理论知识学习，提高干部人事档案管理人员的素质

可以通过举办各类各层次的培训班，来更新干部人事档案人员的观念，知识，以提高他们的业务水平。也可以组织干部人事档案管理人员到干部人事档案工作开展较好的单位去实地参观学习，以拓宽他们的视野，增强他们的实际工作能力。同时，鼓励干部人事档案管理人员，不断的学习干部人事档案管理工作的方针政策，了解这一工作领域的现状及发展动态，提高政治理论学习等，通过采取这一系列的措施，从整体上提高干部人事档案管理队伍的综合素质，从而提高干部人事档案的管理水平。

3.4 大力宣传，全民动员

干部人事档案管理工作要改变思路，走出去。根据干部人事档案的特殊性，加大宣传力度，让人们了解干部人事档案的形成过程，什么材料必须归档，查档案应通过哪个部门，手续怎么办，什么材料可以查，什么材料不能查等等。通过宣传，提高广大人民群众的档案意识，使人们养成自觉维护档案、重视档案的行为习惯。最大限度的拓宽干部人事档案材料的收集，鉴定渠道，形成最全面、最完善、最真实，最立体的干部人事档案，最大力度的保障干部人事工作的有效开展。

3.5 加强信息化建设，提高干部人事档案管理水平

要积极引进或研发人事档案管理信息系统，有效整合企业人力资源管理信息系统与人事档案管理信息系统，实现企业人力资源管理信息系统与人事档案管理信息系统的无缝对接。积极开展有效的数据收集、分析、归纳，开展信息管理建设及信息流动渠道设计与关键环节确定等具体工作。借助信息化管理平台，实现企业人员的信息产生、信息处理、信息传递、信息保存、信息使用的自动化监控，实现企业人员信息利用效率的最大化。把企业人员的信息管理事后模式改变为企业信息资源配置与管理的即时模式，充分发挥人事档案管理信息系统在企业人力资源管理活动中的支撑作用。

4.结语

干部人事档案工作是人力资源工作的重要组成部分，在新的社会发展形势下必须采取有效措施，与时俱进，积极探索干部人事档案的现代化管理模式，不断完善和改进，为企业的发展提供更好的服务。

参考文献

[1]杨宏芳.加强企业干部人事档案管理对策思考.经济技术协作信息，2013（34）

[2]孟凡军.干部档案管理的问题与对策.兰台内外，2010（2）.

[3]韩风鸣，干部人事档案的管理工作[J]，职大学报，2010，（03）.