探析教育系统干部人事档案管理质量提升措施

宋华

摘 要：随着教育事业的快速发展，教育系统干部人事档案管理作用越来越明显。本文主要围绕当前教育系统干部人事档案管理工作中存在的不足和问题进行了分析研究，并有针对性的提出建议和应对措施。

关键词：教育；人事档案；管理

干部人事档案主要是为了便于集中保管和提供利用的整体形式，干部人事档案管理又是按照科学的原则和方法进行整理、分类、保管，为组织人事工作提供服务的一项专门性工作。伴随着教育的发展，教育系统档案管理规模的不断扩大，当前的档案管理已不能适应工作发展的需要，干部人事档案对于历史地、全面地考察、了解干部和正确选拔、使用干部，提高教育系统管理水平，无疑都具有重要意义。

1 强化教育系统干部人事档案管理工作的意义

1.1干部人事档案在教育系统管理中具有导向和联接作用：干部人事档案是教育系统档案的重要组成部分，是教育系统干部管理资料的核心内容，是各所教育系统推进干部人事制度改革、干部教师队伍建设等工作的重要参考材料。并可为上级部门对教育系统干部人事工作的宏观决策提供必要的资料和依据。

1.2干部人事档案记录了全校每位教师的个人简历、专业结构、专业技术考核、进修提高、教学评估、科研授奖等情况，是一套完整地反映每位教师的业务能力、学术水平、工作业绩的历史真实凭证。

1.3干部人事档案在教育系统教师队伍管理工作中起着促进作用：教育系统的根本任务是培养适应我国经济建设需要的合格人才。教育系统教育教学改革涉及的内容极其广泛，但就整体而言，师资队伍的建设和管理是其中最为重要的。教师是教学过程中的主导因素，教师的素质和水平直接影响教育教学质量乃至人才培养的质量。

1.4加强档案管理可以有目的、有计划地合理使用每一位教师，在选调优秀教学人员时可根据其人事档案了解情况，在评定职称时可把人事档案中记载的成绩作为依据之一。因此，干部人事档案管理工作有利于调动每位教师的积极性，从而，加快教育系统教育教学改革的步伐。

1.5干部个人档案清楚地记载着一个干部的自然状况、社会关系和历史、现实表现，这些材料存放保管在单位组织人事部门，可以使广大教职工对组织人事部门有一种归属感和信任感，对干部、教工又会无形中形成一种约束力，促使他们更好地为教育系统的稳定和发展做好工作，从而有利于教育系统各项管理工作的顺利实施。这便是干部人事档案工作的联接作用。

2.教育系统干部人事档案管理存在的不足

2.1档案意识薄弱。各教育系统均不同程度地存在档案意识薄弱，对干部人事档案管理工作重视程度不够的问题，对干部人事档案工作所需人、财、物投入不足，缺少对专职档案人员的配备和培养。

2.2队伍专业化程度低。管理队伍年龄偏大，档案专业人员相对较少，配备不足，加之高校对档案管理人员的理论知识和基本技能培训缺乏，难以形成一支素质优良、结构合理、科学高效的档案管理专业队伍，制约了干部人事档案管理工作的发展。

2.3管理手段落后。教育系统干部人事档案的管理一直沿用传统的手工为主的管理模式，档案的提供、利用以纸质的实体档案为主，工作效率低，查、借阅手续繁索，服务手段落后。重管轻用意识普遍存在，致使档案在组织、人事、档案管理人员中封闭运行。大部分高校虽然使用了计算机来管理干部人事档案，但也仅仅是制作了档案索引工具、档案目录数据库，干部人事档案信息化、数字化的程度较低。随着计算机技术、网络技术的不断成熟，改变干部人事档案管理模式，提高利用率，是社会发展的客观要求。

2.4档案收集不及时。在干部人事档案管理制度方面存有欠缺，有些没有制定相应的岗位职责，缺乏系统、科学的规章制度，管理制度较为落后。干部人事档案材料收集渠道较窄，档案管理人员主动收集意识差，至使“人大、政协等委员简历材料，反映个人科研学术水平材料”等还没有很好地收集归档。

2.5档案整理不到位。对于归档材料往往疏于鉴别审查，导致部分档案材料失真，损害了档案的真实性；对于档案材料明显缺失却疏于补全完整，损害了档案的完整性。以上种种现象的出现，与干部人事档案管理制度贯彻落实不力、缺乏应有的岗位责任制是有直接原因的。

3 加强干部人事档案管理举措

3.1培养档案管理复合型人才。计算机技术、网络技术的应用，对档案管理工作和档案管理者提出了更新更高的要求，档案管理工作质量的高低直接取决于档案工作人员素质的高低。因此，作为新时期的干部人事档案管理人员，必须解放思想、与时俱进，努力提高自身的综合素质，适应新时期干部人事档案事业的发展和要求。以适应新形势下干部人事档案管理工作的需要。同时应加强计算机知识、网络知识的学习，掌握现代化手段，成为具有档案专业知识、计算机、网络知识的复合型人才，不断提升档案管理水平。

3.2完善档案管理责任制度。把好材料入口关，建立和完善干部人事档案材料收集工作的协调机制，建立相关部门的工作联系制度和情况通报制度，确保档案材料的规范、真实、准确。强化重点环节的制度执行力度，抓住档案审核、转递、利用等关键环节，及时发现问题，纠正问题，保证干部人事档案材料的真实、准确。

3.3建立竞争上岗制度。从目前教育系统干部人事档案的管理实际来看，现有在岗的档案管理工作人员绝大多数不具有档案专业知识，年龄偏大，甚至有相当一部分管理人员文化水平较低，这是不能回避的现实，因而对这一部分档案管理人员的继续教育和培训迫在眉睫。所以需要选拔一批年富力强的专业人才，思想觉悟高、业务能力强的管理人员充实到干部人事档案管理队伍中去。

3.4建立干部人事档案查阅的网上审批制度。取消纸制的审批手续，按干部人事档案的管理权限、查询内容，由组织、人事等管理部门，实行对查阅干部人事档案的网上审批，减少人力、物力的浪费，实现网上办公，从而提高干部人事档案利用的工作效率和管理水平，为干部人事档案的数字化、信息化建设创造条件。利用计算机、网络等技术，建立干部人事档案信息数据库则是推进档案信息化建设的主要方式。将教职工的主要信息，有选择地收录反映教职工自身情况及工作履历，专业、研究方向及学术水平，学历、学位及职称，奖惩、干部任免、考察、考核情况等重要信息录入信息库，实现个人基本信息的微机检索和网上查询，充分利用现代化手段管理和使用档案，使之为高校的干部人事工作提供快速、高效的服务，从而提高干部人事档案的管理水平。

3.5建立经费投入制度，保证经费投入。各高校应把干部人事档案管理工作列入议事日程，加大投入，保证干部人事档案管理工作所需基础建设、人员培训的经费，建立经费投入制度，保证干部人事档案工作的投入，从而促进干部人事档案现代化、信息化建设。改善干部人事档案工作条件，添置必要的现代化技术设备，如计算机、温湿度器等，建立实用性较强的微机档案管理系统，逐步运用计算机贮存、传递、检索档案信息，提高检索速度。

4 结束语

总之，干部人事档案管理是一项专业性，技术性较强的工作。只有不断完善，不断创新，冲出原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，才能更好地为组织人事及教育系统各项工作服务，才能把档案工作推上新的台阶。

参考文献

[1]王玉武；浅谈高校干部人事档案管理的现状及对策；《才智》2011年12期

[2]秦捷英；试论高校档案管理工作[J]；湖北广播电视大学学报；2010年02期

[3]丁杰；如何做好档案管理工作[J]；现代商业；2010年02期