我国高校学生档案管理工作探讨

刘水冰

摘 要：高校学生档案是学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”。在目前就业竞争激烈的情况下，高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代的作用。本文论述了高校学生档案的内容，指出了目前学生档案管理工作中存在的问题，提出了为加强高校学生档案管理工作的建议，进一步推进学校学生档案管理方法和制度的形成。

关键词：高校；学生档案；管理

高校学生档案是学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。在目前就业竞争激烈的情况下，高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代的作用。本文就高校学生档案管理略谈浅见。

1 高校学生档案管理的重要意义

1.1 学生档案对全面了解学生个人历史有着十分重要的作用

学生档案是学生时期的一个重要记录。就学生个人来说，不论他日后的发展如何，他在这一阶段所表现出来的感情、理念、品行、操守与他的一生都紧密相连，对他以后的发展都将产生重要的影响。

1.2 学生档案对加强思政工作、学生管理工作具有重要作用

学生档案不但有利于大学生自觉提高综合素质，而且也是教育者加强思政工作、学生管理工作的一条重要途径。因为通过学生档案可以了解学生的历史状况，这为我们加强思政和学生管理工作提供了极大的帮助。

1.3 学生档案对教学评估工作的重要作用

考察评估一所高校在贯彻党的教育方针全面实施素质教育培养新型的复合型人才等方面的质量如何，在诸多的测试项目中，认真查看、仔细分析和深入研究学生档案无疑是一个相当可靠的佐证。完整规范有序的学生档案，能够生动地记录该所高校教育教学发展的每一段历史进程。因此，做好学生档案工作对我们的迎评工作具有十分重要的意义。

1.4 学生档案在学生就业中发挥着重要作用

充分利用学生档案，能够为用人单位提供可信度很强的指导依据，根据档案材料，用人单位可确定对被考察学生的留用与否，以及决定其具体的工作岗位。这对深化用人制度改革将起到很好的指导和促进作用。举一个简单的例子：某个学生在走向社会后因疏忽而丢失了毕业证书，为急于求得用人单位的学历认可，此时唯一的补救方法就是查阅其有关档案。这样，也可以有效防止当今社会上不法之徒假造学历证书的恶行，发挥打假的作用。

2 高校学生档案管理工作存在的问题

学生档案管理主要是指对学生在校期间，以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。

学生毕业后档案将跟随学生进入下个人生环节。毕业生人事档案是人才信息的重要载体，准确、齐全、完整地记录着学生在校期间的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。当前高校学生档案管理主要存在以下几个方面的问题：

2.1 档案管理人员专业素质不高，责任心不强

虽然目前的档案干部队伍已经趋于稳定发展，但这个队伍的文化程度和专业素质还不能完全适应新时期开展档案工作的需要，特别是电子商务发达的今天，熟悉档案内容、掌握现代电子技术信息化并能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才还是十分匮乏的。很多年轻的干部觉得这项工作比较琐碎、枯燥，因此责任心不是很强，业务钻研意识较弱。

2.2 档案管理不规范，档案管理手段落后

大多数高校的学生档案管理一般由学生管理部门进行统一管理，并将学生档案的整理交由院系来完成。由于学生管理部门和院系均没有配备专职人员，很多档案管理员对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号，因此学生档案在收集整理过程中很不规范，经常出现这样或那样的错误，比如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、学年度班主任鉴定千篇一律等[2]。

2.3 学生档案管理体制不完善，档案管理不被重视

一般来说，高校最受重视的都是教学部门，档案管理单位只处于边缘地位。虽然学生档案是学校档案的一个分支，但是相对于教学和其他管理的档案工作，学生档案管理工作还没有提上议事日程，有的学校甚至没有专门的档案室，学生档案只由班主任管理。

2.4 毕业学生档案的转递、管理等工作存在漏洞

由于档案管理工作处于边缘地带，没有受到足够的重视，在档案管理二级机构中一般很少配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导，更没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩和考核挂钩，甚至有些领导也没有重视学生档案管理工作，经常有毕业生找不到档案的情况发生。

2.5 伪造档案，以权谋私

由于毕业生即将走向工作岗位，而现实中的就业形势又非常紧张，学生都想找到好的工作，以致有些人打起了档案的主意。他们利用档案管理工作中的疏漏，私自伪造学生在校的成绩或伪造学生在校的表现和考评意见提供给用人单位，私下与学生进行金钱交易。还有些伪造成绩保送研究生或博士生的，这都对学生造成了极大的伤害。

3 加强学生档案管理的对策

加强和改进高校学生档案管理工作必须立足现实解决实际问题，针对目前存在的问题，提出以下对策：

3.1 树立正确的档案管理理念

正确的理念是做好档案管理的思想基础。要大力宣传贯彻《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，加强档案工作认识，树立档案工作意识，寻求学校各方面的共同支持和配合。

3.2 加强档案管理工作队伍建设

建立强有力的工作队伍，不断提高业务水平，以适应时代需要。应采取以下措施：一、设置专职人员，且保持相对稳定；二、加强业务培训，为管理人员创造学习条件，进行校内外业务交流，取长补短；三、加强学校综合档案室对学生档案管理工作的指导和帮助，以促使其业务素质不断提高。

3.3 建立健全档案管理各项规章制度

建立完善的高校学生档案管理规章制度，使学生档案的管理工作逐步走向规范化、制度化，保证学生档案真实、准确、全面、系统。建立健全档案接收、管理、收集、归档等方面的一系列规章。根据《普通高等学校档案管理办法》、《流动人员档案管理暂行规定》、《人才流动管理暂行条例》的规定，结合高校实际，特制相应的学生档案管理办法，从材料归档、档案传递等各个环节规范操作行为。

3.4 更新学生档案管理工作手段

随着档案数量的增多和网上招聘工作的发展，实行全过程的动态管理已成为学生档案建设工作的客观要求，必须采取有效措施，加快推进以计算机网络技术为核心的高校学生档案现代化工程的建设。为此，要加强对大学生档案建设基础性的投入力度，加快研制和开发适合高校学生档案特点的管理软件，使学校能及时了解相关情况，让用人单位了解毕业生的相关信息及推荐信。

4 结束语

高校学生档案管理工作是一个系统工程。只要思想上重视，制度上落实，科学规范工作，就能更好地管理好学生档案，最大限度地发挥高校学生档案的作用，从而为高校学生的教育管理起到应有的作用。另外，高校学生档案管理人员要与时俱进，不断改变观念，更新管理意识，勇于实践，敢于开拓创新，充分利用新技术、新设备，有计划、有步骤地实现学生档案管理工作标准化、规范化、信息化。学生档案管理人员要应该充分利用高校人才的优势，开发实用、高效、功能强大的，适合本校特色的学生档案管理信息系统，加速档案管理的现代化的步伐，使学生的档案管理工作得到不断完善，在学生的管理以及就业中发挥愈来愈重要的作用。

参考文献

[1]李林悦：从以人为本看学生档案管理工作创新。云南档案，2008/09

[2]罗春叶：高校学生档案管理存在的问题及对策。百色学院学报，2008/04

[3]龙晓凤：试论高校学生档案管理。广东白云学院学报，2007/S1