浅谈电子表格在档案管理活动中的运用

陈 军

（射阳农村商业银行，江苏射阳，224300）

随着电子表格功能的不断强大，电子表格在档案管理活动中发挥的作用也越来越大。本文结合自身工作实践，阐述电子表格在档案收集、整理、利用、统计、编研等环节中的运用，揭示电子表格对于减轻劳动强度，提高档案工作效率，提升档案工作品质所发挥的作用，进而激发起档案同仁更多更好地运用电子表格的热情，把我们的档案工作做得更好。

一、电子表格在档案管理活动中的运用

1.电子表格在档案收集环节的运用

在档案收集环节的前期准备工作中可以利用电子表格创建本单位各部门应归档文件材料的收集清单，便于各部门按照此清单向综合档案室移交应归档文件材料，或直接向综合档案室移交整理完毕的档案。

在档案收集的实际操作中，无论是移交方，还是接收方，都可以根据收集清单准备或接收文件材料或档案。由于用电子表格创建的收集清单，条目清晰、便于操作，按表收集和移交，能够最大限度地保证材料收集齐全完整，为下一步的材料整理奠定基础。

在档案的移交或接收环节中利用电子表格创建档案交接文据和移交材料目录，交接双方对交接文据和移交目录及材料核对无误后，在交接文据上签字确认，完成交接程序，使文件材料的交接达到规范化和标准化。

2.电子表格在档案整理环节的运用

电子表格在档案整理环节中可以大显身手，有助于提高档案整理工作质量和工作效率。

首先，利用电子表格可以制定本单位本部门的文件材料归档范围和保管期限表、档案分类方案，为档案整理者提供直观的、方便操作的档案整理依据。

其次，可以利用电子表格创建各种档案的卷内目录、案卷目录等。如在创建人事档案目录时，第一步，创建本单位的人事档案文件夹；第二步，在其文件夹中创建每个人的档案正本目录；第三步，创建本单位所有人员的索引目录，人员按汉语拼音顺序排列，便于检索；第四步，利用电子表格的超链接功能，在索引目录中，将每个人的姓名和其对应的档案正本目录链接起来。完成这四个步骤后，只要点击索引目录中需要的姓名，其对应的档案正本目录就会立即显现在屏幕上，轻松实现快速查找、修改、添加、利用的目的。此外，如在索引目录中添加籍贯、出生年月、参加工作时间等项目，可以利用电子表格的筛选功能，对这些项目中的数据进行分析。如对出生年月的数据进行分析，可以快速查找到当年有哪些人员到达退休年龄，以便及时办理这些人员的退休手续，从而大大提高了工作质量和效率。

3.电子表格在档案鉴定环节中的运用

电子表格在档案鉴定环节中的运用：一是创建销毁档案清册，对需要销毁的档案逐件进行详细登记，为销毁档案的审核工作提供第一手的数据；二是创建销毁档案统计表，方便填写各种销毁档案数据以便核查和统计；三是创建销毁档案审批表，填写相关内容，按程序提供给有关部门进行审核确认。此外，通过鉴定对需要调整保管期限的档案，也可以创建相应的电子表格进行登记，为档案的安全保管提供详尽的数据，进而采取相应的安全保管措施，最大限度地延长档案的使用寿命。

4.电子表格在档案保管环节的运用

电子表格在档案保管环节中的运用也是比较多的。如利用电子表格可以创建档案检查记录簿，定期检查记载室藏档案数量、安全保管状况，及时发现问题和解决问题；创建档案温湿度记录簿，按规定记录室内外温湿度，当发现不正常温湿度时，及时采取机械调控、开窗通风等措施，使室藏档案的温湿度达到安全值；创建重点档案目录和抢救档案目录，对相应的档案进行录入登记，以便对这些档案进行特殊保护，确保这些珍贵档案的绝对安全。

5.电子表格在档案统计环节的运用

电子表格在档案统计环节中发挥的作用尤为明显，不仅可以利用电子表格创建档案收进和移出登记表，对案卷基本情况和重要档案利用基本情况进行统计，还可以利用电子表格的自动求和功能，将统计表中需要计算的数据，通过求和公式将程序预置在表格中，在实际运用中，只要将基础数据录入相应的表格里，各种统计数据就会自动统计出来，不仅减轻了工作人员的劳动强度，而且可以确保统计数据的准确无误，大大提高了统计质量和效率。

档案统计台账是档案部门常用的基础性统计台账，许多基层档案人员反映，为了确保统计数字的准确无误，往往要通过多次核实，才对最后的统计数字有信心。因为统计数字之间是相互联系的，只要有一个数字错了，就会影响到最终的数字准确。而要纠错，也不是一件容易的事情，因为一字动，百字摇。特别是一些成立年代久远的单位档案统计台账更是如此。例如：当档案向综合档案馆移交后，就会出现相关年度档案“本期减少”的情况，档案数量减少后，就意味着其原来后面的合计数字都要进行变动。其实只要我们掌握了电子表格的求和功能后，这些困扰就会迎刃而解。

图1 所示的《档案统计台账》，已经将计算程序预置在表格里，在没有录入基础数据前，其计算结果均为“0”，只要一录入基础数据，计算结果立即发生变化。不论基础数据发生怎样的变化，其计算结果都会发生相应的变化。所以学会了此方法，就再也不会为修改数据而发愁了。

6.电子表格在档案利用环节的运用

电子表格在档案利用环节中的运用主要是创建档案查借阅登记簿，方便查档登记、统计、分析，从中掌握查借阅档案人员的构成，查阅档案内容情况，进行历年档案查借阅各种数据分析等，从中找出规律性，为进一步做好档案利用工作提供各种数据参考。

7.电子表格在档案编研环节的运用

电子表格在档案编研环节中可以发挥重要作用。如利用电子表格创建档案编研成果登记簿，统计和分析历年编研成果数量、内容，为领导进行档案编研决策提供参考。

在档案编研过程中，利用电子表格创建基础材料目录，将每一条目录与其对应的材料链接起来，运用电子表格的筛选功能进行分类筛选，为编研选材提供快速通道，从而提高编研效率。

8.电子表格在档案工作其他环节中的运用

图1

电子表格在档案工作的其他环节中同样能够发挥重要作用。如收发文登记、文件阅办单、拟文稿纸、人员统计、用品发放、请销假登记等，都可以利用电子表格进行创建，从而方便工作，提高效率。

总之，电子表格与档案管理活动的各个环节都密不可分，熟练掌握电子表格的各种功能，对于提高档案工作质量和效率，更好地服务于各项工作都有着重要的意义。

二、提高运用电子表格水平的途径和方法

电子表格虽然功能强大，能够为我们的档案工作提供很多便利，但要学好电子表格也不是一件容易的事情，需要我们付出相应的努力，才能够达到熟练运用的程度。这里，结合自身的实践，谈谈提高运用电子表格水平的途径和方法。

首先要多亲近，提兴趣。要学好电子表格，一定要多亲近电子表格，对电子表格接触多了，了解多了，能够亲身感受到电子表格的作用和神奇，从而提高利用电子表格的兴趣和积极性，实现良性循环。

其次要多学习，强基础。学好电子表格和学好其他东西一样，都要从基础性的东西学起。把基础性的东西学好学牢，再在实践中稳步推进，自然会成为运用电子表格的高手。对于初学者而言，应先从学习浏览菜单、选择多重单元格、创建和编辑工作表、使用模板、创建公式和函数、使用粘贴函数、自动求和、自动套用格式、使用图表向导、编辑图表等学起，再去学习数据库及其管理、工作表管理、逻辑块、高级数据管理、用户自定义函数、创建自定义菜单、自定义工具栏、创建模板等，循序渐进，强基固本。

第三要多实践，长本领。要学好电子表格，必须在“游泳中学会游泳”，实践出真知，实践长本领。如设置顶端标题行、分散对齐缩进、超链接、筛选、预置计算公式等，光学不练，速记速忘，很难运用到实际工作中去，只有反复磨练，反复运用，才能牢记于心，熟能生巧，把学到的各种技巧灵活运用到档案实际工作中去。如自动求和功能，说起来非常简单，选择相应的数据，再点击自动求和图标就成功了。但要熟练掌握和运用，也并非是件易事，如预先将求和公式设计在表格中、建立表与表之间的数据求和等就比较复杂，需要我们不断地进行知识的积累。唯有如此，电子表格才能和我们融为一体，使我们随心所欲地运用电子表格，从而为我们创造最佳的经济效益和社会效益。