高校电子文件档案管理的研究

张艳

【摘 要】电子文件档案管理是高校信息处理的基础工作之一。近年来，随着高校的扩招，电子文件和电子档案的数量越来越多，档案管理工作越来越复杂。本文笔者将结合自身多年的高校电子文件档案管理的经验，提出电子文件档案管理工作的对策。

【关键词】高校 电子文件 档案管理 对策 原则

一些硬件设施齐全的高校已步入办公自动化时代，电子文件取代纸质文件成为正式文件，而纸质文件只是作为辅助性文件使用。但是电子文件档案管理过于依赖网络，一旦网络出现问题，电子文件就会被搞乱，甚至丢失。电子文件存储具有多样性，增加了查阅的难度，而且随着学校档案管理人员的变动、计算机的更新换代，有些电子文件遭到损坏，给日后电子档案的开发带来了麻烦。由此可见，采取有效措施对电子文件档案进行规范，迫在眉睫。

一、管理电子文件档案应遵循的原则

1.前端控制原则

前端控制以生命周期理论为基础，将文件从形成到永久保存乃至销毁的不同阶段看成是一个完整的过程。其中，文件形成作为前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动作为终端，销毁或永久保存被视为末端。纳入前端是进行全程管理的重要保障。为了对文件进行有效的前端管理，必须深入到系统设计前端，对各项管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合。

2.全程管理原则

一个完整的管理体制包括电子文件从其形成到销毁或永久保存的整个生命周期。具体表现为：全面管理，管理范围涉及文件的生成到流程、管理规则、管理方法及质量要求等各个方面；系统管理，要对文件生命周期各个阶段的各项管理活动和管理要素进行系统地管理，追求系统资源和信息资源效益最大化；过程管理，结果的控制通过过程控制来实现。

3.真实保障性原则

电子文件的真实性是指文件在经过迁移、传输等处理后依然保持不变，与原始状态一致。受技术环境迁移的影响，电子文件真实性的维护令人犯难。主要原因有二：一是由电子文件易变性所引发的电子文件真实性难以维护。二是由系统的依赖性所造成的电子文件真实性难以维护，因为文件迁移的过程中容易出现文件信息丢失、改变等问题。

4.完整性保障原则

完整性是电子文件价值的重要保障，文件的残缺留给后人的是记忆的残缺。它有两层含义，一是作为记录社会活动真实面貌相关文件的数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。

5.有效性保障原则

电子文件的有效性是指文件经过存储、传输、迁移、加密等处理后不影响人们的理解，不影响其内容的真实性。有效性措施贯穿于电子文件的全程管理中。

二、高校电子文件档案管理工作的对策

1.改变观念

在进行电子文件档案管理时，我们应首先明确电子文件不同于纸质文件，改变传统观念。即，尽管文件来源依然存在，但其内容却发生了变化；“文件生命周期理论”依然存在，但应加以修正；电子文件的“原件”已非传统的原件概念。

2.对高校电子文件档案管理进行制度规范

国家十分重视电子文件档案的管理工作，陆续出台了以《电子公文档管理暂行办法》《中华人民共和国电子签名法》等为代表的文件，然而还是有很多高校未能严格执行文件的指示。为此，高校应该尽快制定本校的电子文件与电子档案管理方面的规章制度，使广大高校工作者能做到有章可循。

3.理论结合实际，灵活开展工作

电子文件的管理对技术水平有一定要求，但我国目前高校档案部门的现状不容乐观，管理部门的实际水平与其所要求达到的水平还有一定距离。这就要求各高校结合本校的实际情况，有条不紊地进行电子文件的归档管理工作，对不同类型的电子文件采取不同的方法，逐步实现电子文件管理的标准化、规范化。

4.攻克技术难题

技术问题是电子文件长期处于理论与实践脱节的根源。最常见的问题是有的档案人员具备丰富的理论知识，但却无法将其转化为技术；有的档案人员拥有技术却不理解电子文件管理的基本理论。其实这个问题可以通过整合高校内部机构来解决。大多数高校都有自己的信息管理中心，拥有大量的计算机专业人才，档案部门应充分利用这一优势。对于那些规模小的高校，可以实现资源统一配置。

5.广泛调研，有针对性地开展工作

高校电子文件的来源非常广泛，档案部门要广泛调研，对本校各个机构与其主要产生的文件类型有一个总体的把握。条件允许的话，可以参与系统设计阶段，就系统的设计从档案的角度提出要求。

6.提高档案管理的自觉性

电子文件档案管理是一个复杂的系统，绝非几个档案管理人员就能完成的，它需要领导和各业务部门的支持，需要相关人员的共同努力。各大高校应注重宣传党和国家关于电子文件管理的政策、法规，全面提高教职工档案管理的自觉性；同时还要对档案管理人员进行定期培训，从而促进电子文件档案管理工作的顺利进行。

三、结语

综上所述，电子文件档案管理是各大高校现阶段急需解决的问题。各大高校可以参考以上六条对策并结合自身学校实际来开展、完善本校的电子文件档案管理工作。

【参考文献】

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