如何做好电力建设项目档案管理

何联妮

摘 要：本文对如何做好电力建设项目档案管理工作进行了论述，希望通过几项措施提高电力建设项目档案管理工作水平。

关键词：电力建设项目；档案管理

电力建设项目档案管理工作是一项以工程建设项目管理为中心的专业性和服务性的工作，它既有电力建设项目管理的技术基础管理工作特点，又有自己独立的管理工作对象、特定的管理工作内容和专业的工作管理方法，是電力建设项目各项管理中不可缺少的一个重要环节。因此，如何做好电力建设项目档案管理就成为当前电力建设项目档案管理工作者面临的一项重要工作。

1 加强事先控制是做好电力建设项目档案管理的保障

1.1 将电力建设项目档案管理纳入工程合同管理。工程合同是用来约束参建单位强有力的法律依据，将电力建设项目档案管理纳入工程合同管理是规范电力建设项目档案管理行之有效的管理办法。项目建设单位应当按照《合同法》的规定，在进行工程招标及签订工程合同及协议时设立专门的项目档案管理条款，或单独签订电力建设项目竣工文件管理合同，明确全体参建单位移交工程项目竣工文件的收集内容、质量和竣工文件移交时间、归档分数及违约责任等。同时，要将电力建设项目档案管理工作纳入工程建设项目结算控制程序，用经济管理手段来约束双方履行合同和协议。明确各参建单位按照合同和协议的约定保证质量，按期归档移交电力建设项目档案，经建设单位档案管理部门审核、签字确认后，方能进行工程款的结算。如果项目档案文件收集不齐全、整理、组卷、移交不符合规范，将按照合同及协议规定的要求扣除工程款。实现工程项目档案管理的前端控制，并引入工程建设项目档案过程管理，利用工程款结算把关，是做好电力建设项目档案管理工作的有效管理手段。

1.2 设立档案管理部门，建立项目档案管理体系，建立健全建设项目档案管理制度。一是建设单位和参建单位要建立档案、资料管理部门，要有专职档案资料管理人员，各业务部门要有兼职资料员。项目档案管理实行分级、专兼职人员相结合的项目档案管理模式。二是制定适合本建设项目的统一项目档案管理制度，规范项目档案管理，加强了项目文件收集、归档管理工作。一是工程刚开工，就应督促、协助监理公司制定本工程所有资料用表，并审核下发到时各参建单位，保证整个工程资料用表统一；二是制定《项目档案收集、归档管理规定》，内容必需涵盖建设期档案、资料管理的全部内容，保障项目档案管理有章可循，确保档案收集完整、准确、系统。

1.3 落实项目档案管理责任，明确各参建单位职责，做好档案管理人员专业培训。一是将项目文件的形成、收集、整理规范和项目文件归档范围纳入各参建单位管理职责，明确各参建单位们档案管理人员岗位职责，确保各参建单位档案管理工作的有效开展，实行全过程档案监督管理。二是项目参建单位档案管理意识及对档案管理工作的重视程度存在差异，造成项目档案管理水平标准不一。所以，认真做好项目档案管理人员的专业培训工作，掌握档案专业管理知识和管理技能，明确他们在项目档案的收集、整理、组卷、移交等工作上的责任是十分重要的。

2 加强项目档案过程控制，确保项目档案管理与工程建设同步管理

2.1 将电力建设项目档案管理工作纳入电力工程建设项目管理程序，使项目档案管理工作与项目工程建设同步的保障。其具体措施就是要将电力建设项目档案管理工作的“三纳入”、“四同步”、“四参加”制度落到项目建设过程管理实处，融入工程项目管理程序中，才能真正做到项目档案管理与工程建设同步管理。电力建设项目档案工作“三纳入”就是要将建设项目文件的形成、收集、整理和归档管理工作纳入工程项目建设的各项程序，纳入工程项目建设管理计划，纳入各参建单位和相关管理人员的工作职责。“四同步”就是工程建设任务、计划与建设项目文件收集、整理、归档要求、计划同步进行；检查工程建设进度与检查建设项目文件收集情况同步；电力工程验收与档案专项验收同步进行；工程项目总结与归档的项目文件移接同步进行。“四参加”就是要求项目档案管理人员应参加与工程管理相关的各项会议及质量监督检查工作；参加重要设备开箱验收工作；参加电力建设项目工程竣工验收工作和项目科研成果的审定工作。

2.2 为了确保档案收集完整、准确、系统，档案管理人员应采取多项档案管理控制措施。一是每个单位工程开工前，档案管理人员对各施工单位明确工程资料收集要求，每月根据工程进度检查资料是否与工程建设同步；二是在设备开箱验收时，档案人员详细登记随机资料的数量和质量，并及时收集整理。

2.3 严格做好基建期项目文件收集、管理工作。一是定期组织召开档案工作专题会议，学习国家行业有关规范、规定等相关档案管理文件，安排部署各阶段项目文件材料的收集、整理和移交工作。二是施工图、设备文件、工程过程资料需专业主管工程师审核签发，这样才能保障相关专业人员都能第一时间接触到资料存在的问题。三是档案管理人员深入各部门、各施工单位现场指导资料整理、组卷工作，确保归档文件材料的准确和完整。

3 严把项目档案验收管理，确保档案收集完整、准确、系统

3.1 前期文件、合同、招投标文件移交时，需办理文件移交清单，移交清单无经办人和部门领导审核签字确认不得移交文件。

3.2 设备文件移交时，需办理设备文件移交清单，移交清单无本专业工程师审核签字确认不得移交设备文件；设备材料付款时，无设备文件移交清单，不予结算、付款。

3.3 每一个单位工程竣工验收时，对工程资料的完整程度和整理质量进行验收，资料不齐全的不得进行工程交接；竣工资料移交时，需办理竣工文件移交签证单，签证单无移交单位、监理单位、建设单位主管技术的领导和档案人员在项目文件移交签证单上审查签字确认，不得移交；工程结算时无项目文件移交签证单，不予结算。

3.4 竣工图移交时，监理应对竣工图的真实性和完整性审核、签字确认，需办理竣工图移交签证单，签证单无移交单位、监理单位、建设单位主管技术的领导和档案人员在项目文件移交签证单上审查签字确认，不得移交。

4 结束语

综上所述，电力建设项目档案管理工作水平是反映电力项目建设规范程度的一项重要指标，对于电力项目的建设及日后的运行、生产发挥着重要的作用。所以，一定要高度重视电力建设项目档案过程管理，保证电力建设项目档案在文件收集阶段和档案整理、组卷、归档管理阶段的有效管理工作。确保电力建设项目档案管理工作更好地服务于电力项目建设，服务于社会、经济的发展。

参考文献：

[1]罗勤琴.新形势下电力工程建设档案管理研究[J].中国电力教育，2013（17）.

[2]葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯，2011（1）.