高校图书馆图书招标采购工作质量控制分析研究

【摘要】高校图书馆的基本职能是图书收藏，它满足了学校文化、信息、知识服务的要求，是学校信息化的重要基地，其中，图书的采购质量、藏放质量直接影响着高校图书馆的教学与科研水平，本文主要围绕高校图书馆图书招标采购工作的质量控制展开研究，希望能给高校图书馆的采购人员带来一些启发。

【关键词】高校  图书招标  质量控制

【中图分类号】C289 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）11-0225-02

图书采购是高校图书馆的日常性工作，无论图书馆向着何方向发展，内部职能如何划分，图书采购永远都是图书馆日常工作的重中之重，所有工作都是围绕图书采购而展开的。因此选择合适的采购方式有利于提高图书采购质量，进而提高整个图书馆的工作质量。本文主要选择招标采购方式对其质量控制进行分析和研究，为高校图书馆向着更健康的方向发展提供一些资料。

一、采購方式的分类

（一）传统订单采购

订单采购长期以来一直是图书采购最常用的方式。它是图书馆根据自身书目需求直接将订单提供给供货商或出版商，由他们按照订单准备图书再进行配送。其特点是简单易操作、需求全面。但由于只通过订单书目采购，缺点也很明显：书目失真，容易出现误订;购书周期长，影响图书馆的教学研究;部分图书没有货源，到书率低。

（二）现场采购

现场采购是与订单采购相对的一种采购方式，它由采购人员或需求专业的师生直接去书店或是购书现场选购图书，这种方式直观、效率高，但随意性也较大，难以进行质量控制，成本也较高。

（三）招标采购

图书馆的招标采购是自2003年《中华人民共和国政府采购法》出台来，高校图书馆陆续采用的一种采购方式。招标将市场竞争机制引入采购工作中，不仅合理分配了图书馆的资金使用，提高了资金的利用率，而且透明化的招标过程也有效防止了采购过程中可能出现的腐败行为。但是我们也要承认，在图书招标的过程中确实也出现了很多问题。

二、招标采购中存在的问题

（一）制度不健全

招标采购采取的是一种纯商业的运作模式，高校图书馆进行招标采购的目的是为了规范采购行为，提高分配资金的使用效率，但是发行商、出版商出售图书的目的却是为了获得巨额利润。二者利益上的分歧必然导致整个招标活动的不如人意。出版商抱怨图书馆压低价格，无法从中获利;图书馆不满意中标商在图书质量上的打折扣，损害了学校的利益。而迄今为止，国家没有一个具体的制度措施规范这种行为，这样最后的结果只能是不欢而散，不少高校图书馆的招标项目甚至无人投标。

（二）价格混乱

由于招标项目图书数量的庞大，高校图书馆的专业采购人员也无法评估这个项目的真正成本，这就必然造成招标价格的混乱。价格低不一定代表质量好，这是招标图书馆没有考虑到的，往往高校图书馆只追求过程的透明化、价格的低廉，因此中标的大都是一些竞价最低的书商。但价格低与运行规范，质量保证，综合评价高往往是呈反比关系的。招标过程周期长的特点决定了出版商竞价的价格里除了包含招标图书外，还有可靠性、服务态度、质量、出货率、物流、周期等增值服务，而图书馆追求价格低的做法反而将一些真正实力雄厚的出版商排斥在外了。

（三）招标周期长

从图书馆确定招标到最后得到供货商提供的图书，这是一段很长的时间。在这段时间内，图书的更新换代现象是很普遍的，有时候上半年招标，下半年才得到图书，这类图书可能已经不适应时代变化了。而且由于图书的到书率和时效性无法保证，图书馆的图书采访和编目工作也无法开展，严重影响了图书馆正常的运行。这就造成了有些图书馆为了完成年采购任务，忽视图书的质量和内容，大大破坏了图书馆文献的质量及资源的建设。

（四）学术图书特殊专业资料的采购限制

专业图书的采购一直是高校图书馆采购的难点，由于这些学术性的图书出版少、价格高，出版商往往会为了自身经济利益而放弃这类图书的投标，这对高校图书馆的招标工作带来了很大的困难。一旦专业图书的资源发生缺口，图书馆的馆藏结构和质量就会遭到破坏，图书馆的整体研究水平也会随之下降。

（五）供应商的更换频繁

由于高校图书馆采购资金的年审制度，不少高校招标的频率是一年一次。但在实际采购工作中，中标的供货商不是一次性将标书上的图书批发到位的，如果这时候更换了供货商，那么未到货的图书订单就只能重新发给新的供货商，这样又要耽误很长时间，严重影响了图书采购的效率，而且前一招标中采购人员所做的工作也被作废，大大影响了人力利用率，破坏了采购人员构建的关系网，得不偿失。

（六）供应商水平参差不齐

很多供应商、书商工作人员根本没有系统的学习过图书馆学，专业能力水平很低，而招标采购的性质决定了供应商全程参与高校图书馆的采购工作，包括图书采访、书目编纂等等。为了降低成本，获得经济利益的最大化，供应商很多都是自编书目数据，这里面的可操作性就很强，因此经常发生分类错误、书目不一致、专业替换、同书异号等现象。这就造成了编目数据库的混乱继而严重影响了图书馆的数据库质量。

（七）标书制作粗劣

由于图书招标涉及专业的数量多，所需书目的编写需要准备大量的数据材料，这就给招标术的制作带来了一定的困难。图书馆工作人员很难充分考虑到所有评价指标和技术需求的方方面面。一旦标书上有任何漏洞，供应商为了追求经济利益能合法操作书目的采编提供，这样会给图书馆带来很大的损失。

三、招标采购中的质量控制

（一）完善相关法律法规和制度

应完善相关制度保证高校图书馆的招标采购工作是在公平、公开、公正的环境下进行的，增加招标工作的透明度，防止暗箱操作;同时在招标结束后要有相关法律法规约束中标方严格执行已经签订的合同，不打折扣的完成标书上书目的供应工作。

（二）供应商的资格审查

在接到供应商的投标书后，图书馆的工作人员应严格审查其投标资格，看是否满足图书馆的招标要求。审查不能只是“走过场”，只粗略检查一下供应商的营业资格证或销售资格证，而是应该综合考虑其经济实力、公司信誉、人员素质、市场评价等等，做好其业务能力、图书品种、馆配能力的核实。对一些不熟悉的供应商可以进行实地考察，实际掌握其综合实力，摒弃片面追求价格低廉的做法。

（三）建立双方互评体系

在招标工作结束后，图书馆的采购人员要定期与供应商进行实时的工作进度信息交换，围绕其编目质量、到货速度、退货速度、改进率等指标对其进行客观评价，除此之外，还要时时关注中标方的公司经营状况，避免给学校造成不必要的损失。单方面的评价是不科学，也是不客观的，供应商同样也应该给高校图书馆建立评价体系，给高校图书馆也树立一面镜子，反思其工作上的激进或不足。双方互评体系的建立不仅有助于提高图书供应商的服务水平，也有助于整个图书馆采购工作的质量提高。

（四）续标保证供应商的稳定

供应商的频繁更换不仅对图书馆图书质量的提高毫无帮助，还会影响图书馆图书采购人员的工作效率，相对稳定的图书供应商是更便于采购人员开展工作的，因此可以采取续标的方式保持图书供应商的相对稳定。但是，不能为了续标成功无视供应商的工作质量，上述评价体系的作用就凸显出来了。

（五）保证招标工作的专家数量

供应商的分编人员大多数专业知识匮乏，不具备完全编目能力，供应商也会为了追求經济利益的最大化人为调整书目架构。为了保证图书采购工作的质量以及图书验收工作的顺利进行，就必须让一定数量的图书馆专家加入到图书招标工作中来。图书馆专家对图书市场、书目质量、图书采购细节、规范程序都有着更深的理解，他们的参与会最大程度上的保障高校图书馆的利益，保障图书馆图书采购工作的质量。

在高校图书馆图书采购中实行招标采购是大势所趋，不但有益于合理分配图书馆的采购资金，提高资金的利用率，还有利于学校图书馆的廉政建设，更好的为教学和科研服务。尽管如今招标采购中还存在着很多不尽人意的地方，但只要有力的对其进行质量控制，招标采购的前景还是很开阔的。

参考文献：

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[2]胡春娟.高校图书馆外文期刊招标采购模式评析——基于39所“985”高校图书馆的调查[J].大学图书馆学报，2014，32（3）：80-84.

[3]洪斌，张加红.浅议高校图书馆图书招标采购[J].中国劳动关系学院学报，2011，25（2）：101-103.

作者简介：

黄雪梅为河套学院图书馆副研究馆员，2001年评上副研究馆员，研究方向：担任过图书馆采编部主任、图书馆业务副馆长，研究学科馆员队伍建设，学科馆员制度。