高职院校档案管理的问题与对策

2015-05-30 02:52胡少霞
中国新通信 2015年12期
关键词:问题与对策高职院校档案管理

胡少霞

【摘要】 高职院校档案管理不但是行政管理的一部分,还具有自然性和社会服务性。在高职院校档案管理工作中,不仅要随时更新档案信息,也要对那些失去价值的档案认真销毁,还要消灭档案管理的盲点,确保每一份档案都是齐全、准备和规范的;院校领导要从思想上重视档案管理工作,加大档案管理工作的投入,才能轻松释放档案收集、保存、查阅等工作压力,促进我国高职院校档案管理的规范而有序。

【关键词】 高职院校 档案管理 问题与对策

高职院校的档案管理工作涉及众多方面,在各种工作中都会形成一定的资料进行保存,为高职院校的发展提供了详细的档案记录。由此可见,档案管理工作是高职院校的重点,随着档案管理工作的成熟与完善,高职院校档案管理工作的服务性功能越来越明显,只有发现我国高职院校档案管理工作的不足,通过改革与创新来提高档案管理化水准,才能突出高职院校档案管理工作的价值与意义。

一、高职院校档案管理工作的职能

目前,人们对档案管理重要性认识越来越明确。从档案的功能方面来看,档案管理不仅是高职院校的行政管理的一部分,它的职能主要表现为档案所具有的自然和社会服务性,具体的讲:一是对高职院校档案收集、保存等基础性功能,也被称为自然功能,主要是客观地反映高职院校在招生就业、科研、社会实践等方面的真实状况;二是新时期的高职档案管理,还应该提供一定的社会服务延伸功能,比如档案的宣传教育功能,对推进我国文化繁荣有积极的现实意义。

二、高职院校档案管理的问题

从整体来看,较之以前,我国高职院校档案管理工作已经有了较大的变化,档案管理正向着规范化、系统化方面迈进。但在实际工作中,依然存在着一些问题限制了高职院校管理工作的开展。

一是与普通高校相比,高职院校的档案管理工作难度较大。高职院校档案工作受到生源、学生变动、体制等客观因素的影响,不能对档案进行及时或同步更新,这种档案管理工作的滞后性,也大大降低了档案的可信度。

二是档案内容自身的缺失。我国很多高职院校是通过合并或升级等方式而组建,现行的一些档案管理标准还有所欠缺,导致了很多档案信息不完整,比如学籍档案中有关入学前的信息被中断,档案中只是由在校成绩或鉴定表构成,为学生未来毕业或就业造成了一定的困难。

三是信息化建设水平有待提高。信息技术为档案管理带来了新的活力,但要完成档案管理信息化建设,需要大量的人力、资金的投入,高职院校为了更好地生存与发展,更多的将大量优质资源投入到教学或科研工作中,对档案管理的现代化建设还有一定的距离。

三、优化高职院校档案管理的措施

正因为档案管理工作在高职院校中的作用如此显著,通过档案管理来促进高职院校的发展,让档案成为宣传高职院校教育理念和成果的窗口,具体应从以下几个方面进行:

首先,高职院校档案种类繁多,可以是文书档案、教学档案,也可以是教育档案、财务档案,面对如此复杂的档案管理工作,首先做好的是档案的鉴定与销毁,不仅要随时更新档案信息,也要对那些失去价值的档案认真销毁,保证档案管理做到有的放矢。

其次,高职院校要积极借鉴国内外有关档案管理的先进做法,消灭档案管理的盲点,以细致入微的管理标准来查补缺漏,确保每一份档案都是齐全、准备和规范的。以学生学籍档案为例进行分析,由于高职就业十分强调学生的职业能力,那些素质全面的学生更容易受到就业单位的青睐,因此,可以在学生的个人档案中增加企业感兴趣的内容,比如要认真填写学生在不同阶段的实习考评情况,既可以为学生日后就业提供详细记录,又打破了学生档案千篇一律的情形,体现了档案管理的差异化服务。

最后,要全面对高职院校档案管理工作进行改变,这是落实档案管理成果的保证。所谓改变主要从思想和客观条件两方面入手,尽管高职院校是近些年来刚刚起步的新事物,但这不能成为忽视档案管理工作的理由。一是要从思想上重视档案管理工作,让其能够真正为招生、教学、科研等工作提供更加翔实的第一手资料;二是要加大档案管理的硬件设施投入,建设用于档案管理的专业场馆,在网络技术的支持下,构建档案管理信息系统,不仅满足院校内部人员的使用要求,还可以开放一定的权限供社会人员浏览查阅,提高档案资源的利用效率。

四、结束语

总而言之,档案管理是高职院校的一大重点,往往也是被高职院校所忽略的管理环节。在档案管理快速发展的今天,尽管高职院校的档案管理工作还有很多不足, 比如档案信息的不全、管理手段的落后和内容填写的不认真等,随着时间的推移, 这些问题都将在深化档案管理的改革中逐一被解决。所以,立足于高职院校档案管理的实际,引进更多的科学管理手段和方法,才能轻松释放档案收集、保存、查阅等工作压力,促进我国高职院校档案管理的规范而有序。

参 考 文 献

[1]黄梦华.如何提升高职院校档案管理工作的服务能力和水平[J].漯河职业技术学院学报.2013(03)

[2]郭芙蓉.高职院校改善人事档案管理的心理学路径研究[J].办公室业务.2013(15)

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